理學院教學檔案管理的信息化建設初探

楊小紅，房 翃，張 芳

（華南農業大學 理學院，廣東 廣州 510642）

1 引言

近年來，隨著學校和各級教育行政部門開展本科教學水平評估、教學狀態評估以及專業評估以來，我院開展了大量的工作，形成了大量的文件材料，這些文件材料最終都會轉化為學院教學檔案.隨著計算機技術的廣泛運用，再加上數字化校園平臺的建立以及電子作品、數據庫和計算機軟件的大量使用，越來越多的教學檔案以數字化的形式存在，從而使教學檔案信息化建設被提上了日程.如何管理以及利用這些教學檔案，提高教學管理水平和管理質量，是教學管理工作者所共同面臨的重要課題.

2 現狀分析

學院教學檔案主要來自教學計劃的各個步驟和教育育人的整體，也有學校對學院在教學創新和人才培養等方面所做的全方位規范等.教學檔案的特征之一是來源廣、關系種類多.教學檔案不但聯系到學校各部門，還聯系到各系，學生辦公室，學生實習基地及實驗室建設等.人員也聯系到校、院領導、學院的所有教師和學生等.特征之二是教學檔案記錄方式多樣化.由教學活動多樣化特點決定了檔案基礎數據的多樣性，學院的教學檔案的基礎數據主要有紙質文本、電子存儲、光盤存儲等.目前，學院教學檔案管理存在以下三個方面的問題：

2.1 學院教學管理人員對教學檔案的管理重視程度不夠[1]

一般而言，學院的教學管理人員更重視學生的學習目的和其他培養計劃，對教學檔案管理不夠重視.認為教學檔案管理無非就是按照模式走，不需要技術性的工作，不是學院的核心工作.對教學檔案只要能夠做到照本宣科，不遺失，能夠隨時調出、查檔即可.由于思想上的不重視，必然導致各系、實驗中心對自己教學中的教學計劃、教學內容等相關的文字和圖片等相關資料不能主動上交存檔，造成教學檔案資料的及時存儲存在困難.

2.2 學院教學檔案管理缺乏統一規范而具體的管理措施

各學科專業、學生辦公室，教務辦公室各司其責，各自分管負責一部分教學檔案，學院教學檔案缺乏整體的協調合作和統一管理，造成教學檔案管理在體制上出現了條塊分割、多頭主管、各有側重卻又功能交叉的狀況.甚至出現平時很大一部分教學檔案資料堆在個人手中，而未能及時移交學院進行分類歸檔，導致教學材料的不完整性.這種情況往往體現在學校或上級教育行政機構進行教學評估時，為了補充材料欠缺的缺口，學院要花費大量的精力來補全檔案，這必然造成巨大的資源浪費.

2.3 學院教學檔案“重藏輕用”

各學期結束或每年的教學狀態評估終結后，大量的教學檔案被移入院檔案室收藏.檔案中有許多有價值的信息資源未被進行深度挖掘和加工利用，學院教學檔案“重藏輕用”，教學檔案的價值得不到體現，利用率不高.

3 教學檔案管理的信息化建設

基于學院教學檔案信息分散、傳遞不暢、利用滯后等現狀，我們辦公室負責教務教學管理的老師對學院教學檔案實施信息化建設探索.在實現現有檔案有序整理的基礎上，實現部分有價值的檔案數字化和網絡化，提高教學檔案的利用率，發揮教學檔案的檔案功能，在提高學院教學管理水平和管理質量方面做了一些有益的探索.

3.1 加強學院教學檔案管理規范化建設

近五年來，以學校每年開展的校教學狀態評估工作為契機，加強學院常規教學檔案規章制度建設，建立、健全檔案信息化保障體系，為教學檔案管理信息化建設的運行打好基礎.同時對各類教學檔案提交建立統一標準、分類設置、建立完善的檔案整理規則，為教學檔案管理信息化做好制度保障.例如加強對電子文檔的指導與監督，在各學科專業、實驗中心、學生辦公室等進行教學檔案移交之前，制作完成統一的、有效的電子表格、電子檔案模板及存儲格式，方便電子檔案的歸檔.規范電子文檔的歸檔范圍，統一標準進行修改和格式轉化等預處理工作，實行分類管理.

3.2 完成教學檔案管理信息化的資源積累

從已經歸檔的紙質檔案中篩選出有價值的信息，進行深度挖掘和加工，進行數字化處理，并將其轉換成電子文件，實現教學檔案信息化的資源積累.根據學校本科教學狀態評估指標體系，按照教學管理、教師隊伍和教學改革、教學運行、命題與閱卷、畢業論文、人才培養質量等六個一級指標和教學研究、教材選用、專業建設、課程建設等19個二級指標體系，分門別類地將原始資料部分轉化為電子文件進行儲存，部分實現了教學檔案數據庫管理和紙版材料相對應，方便檔案的查閱和利用.目前，學院各類教學檔案如教學進程表、畢業論文、必修和選修課試卷、課程檔案、學生成績、綜合設計型實驗報告、課程設計報告、實習相關材料等已經逐步實現了管理信息化的資料整理工作.

3.3 開展檔案信息的利用，實現學院教學檔案管理網絡化

充分發揮數字化學院平臺的作用，將有序整理的教學檔案信息資源，通過理學院網絡進行發布、提供查詢檢索服務，開展檔案信息的利用.例如，將各學科專業的精品課程、雙語課程開設情況、各教研室開展教學研究活動情況，發表教學研究論文情況、教材選用情況等進行網絡發布，提供查詢檢索服務，既方便各專業對各自的教學情況有充分的了解，有助于挖掘各學科專業的教學特點和教學規律，總結教學經驗和教訓，最大限度地提高教學質量[2].同時也實現了資源共享，為進一步的教學活動開展和教學研究項目申報提供了完整詳實的第一手資料，避免在資料使用過程中出現大量重復勞動和不必要的人力物力資源浪費，大大提高檔案的利用價值.有效發揮數字化學院平臺的作用，通過此平臺，實現教學檔案資源的有機整合，開展檔案信息的利用，架起老師、學生、教學檔案管理人員的交流橋梁，改變以往信息分散、傳遞不暢、利用滯后的局面，使學院網絡成為教學檔案信息傳播和共享的平臺.

4 結語

通過近五年的工作，在學院辦公室負責教務教學管理老師的共同努力下，學院教學檔案信息分散、傳遞不暢、利用滯后的局面得以改觀.對學院教學檔案實現信息化建設，實現現有檔案有序整理，并實現部分有價值的檔案數字化和網絡化，提高教學檔案的利用率，發揮教學檔案的檔案功能，提高了學院教學管理水平和管理質量.當然，教學檔案信息化建設是一項艱巨的任務，需要我們在不斷建立完善的教學檔案管理制度下，不斷去積累和探索，使擋案功能發揮更大的效用.

〔1〕叢日麗.高校檔案現代化管理的思考[J].赤峰學院學報（自然科學版），2012(4)102-103.

〔2〕丁汀.對學校檔案管理現代化建設的若干思考[J].檔案，2007（4）：47-49.