淺談如何加強(qiáng)高校成人的學(xué)籍檔案管理

韓國曄

（集寧師范學(xué)院，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000）

1 引言

由于高校成人教育與普通高等教育相比有其特殊的一面，所以就造成了高校成人學(xué)籍檔案的管理工作更加復(fù)雜與多樣.就目前的發(fā)展形勢來看，學(xué)籍檔案對高校成人來說越來越重要.很多企業(yè)在招聘時加強(qiáng)了對學(xué)生學(xué)籍檔案的重視.雖說在學(xué)校的成績不能代表將來的成就，但是在他們看來，因為學(xué)籍里記錄了學(xué)生在校期間的大致表現(xiàn)，通過學(xué)籍檔案就可以在一定程度上，了解到這個學(xué)生的對待學(xué)習(xí)態(tài)度以及參加活動的積極性等方面的信息，由此來判斷個人的責(zé)任感、學(xué)習(xí)能力和適應(yīng)工作的能力.本文著重從高校成人學(xué)籍檔案管理的重要性出發(fā)，來分析高校成人學(xué)籍檔案管理工作中所存在的問題.隨后針對出現(xiàn)的問題，再提出完善高校成人教育的學(xué)籍檔案管理工作的意見和建議，實現(xiàn)加強(qiáng)高校成人學(xué)籍檔案管理的目標(biāo)，進(jìn)而推動高校成人教育的發(fā)展.

2 高校成人的學(xué)籍檔案管理中存在的主要問題

盡管學(xué)籍檔案對學(xué)生來說很重要，但是很多學(xué)校的有關(guān)人員甚至于學(xué)生自己都沒有充分認(rèn)識到這一重要性.由于檔案意識的缺乏而造成的管理不到位、檔案資料不齊全等現(xiàn)象普遍存在.再加上高校成人教育本身的特殊性，這就加重了檔案管理工作的難度，使高校成人的學(xué)籍檔案工作中存在很多問題與漏洞.

2.1 在高等學(xué)校，成人教育工作不如正規(guī)的普通高等教育工作受重視，主要有如下幾項表現(xiàn)

2.1.1 成人教育在某些高校看起來與普通高等教育是一樣的，但是眾所周知，很多學(xué)校都沒能打破將成人教育工作看成是對正規(guī)教育工作的補(bǔ)充這一潛規(guī)則.在這種教學(xué)理念背景下，成人教育往往不會受到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，更不用說學(xué)籍檔案管理工作了.因此，高校成人的學(xué)籍檔案往往就會受到忽視，使其成為學(xué)校管理工作中被埋沒的一部分.

2.1.2 高校成人教育無論是學(xué)生的學(xué)習(xí)方式還是教師的授課方式都與普通高等教育有所區(qū)別.從時間上來說，高校成人教育比正規(guī)教育的學(xué)習(xí)要緊張，學(xué)習(xí)任務(wù)也要重得多.所以，學(xué)生和學(xué)校就把主要的精力和大量的時間都放在了學(xué)習(xí)和授課上.因此，對成人的學(xué)籍檔案管理工作抓得不嚴(yán)，致使檔案管理者在工作態(tài)度上就會比較松懈，造成高校成人學(xué)籍檔案管理工作不到位的現(xiàn)象普遍存在.又因為檔案管理工作是教學(xué)工作的重要組成部分.所以，這種態(tài)度與做法，不僅僅只是關(guān)系到學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的好壞，更重要的是從客觀上影響到了高等學(xué)校的教育教學(xué)質(zhì)量.

2.2 檔案管理制度欠缺

政府雖有出臺關(guān)于高校成人教育的有關(guān)規(guī)定，但是并沒有專門強(qiáng)調(diào)過學(xué)籍檔案管理制度的重要性.各大高校更是沒有意識到這一點，沒能建立一個健全的系統(tǒng)來有組織、有次序的對學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行管理，沒有從實質(zhì)上來加強(qiáng)本校的學(xué)籍檔案管理工作.有的學(xué)校雖然有制定相關(guān)的制度，但是在實踐上卻與之完全脫節(jié)，甚至有的學(xué)校在制定規(guī)章制度之時就沒有結(jié)合本校實際，使規(guī)章制度成為擺設(shè)，致使檔案管理工作無章可循、無制度可依.所以，導(dǎo)致本就不受重視的檔案管理工作更加隨意化了，這就大大地降低了學(xué)籍檔案的權(quán)威性和有效性.

2.3 缺乏專門的管理機(jī)構(gòu)

管理機(jī)構(gòu)是進(jìn)行管理工作的重要前提.然而，只有少部分學(xué)校的學(xué)籍檔案管理機(jī)構(gòu)是比較健全的，很多高校都沒有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，致使在學(xué)籍檔案管理工作中沒有專門的管理人員，連普通高等教育的學(xué)籍檔案都沒管理好，更別說成人教育的學(xué)籍檔案了.這種做法是對成人學(xué)籍檔案不夠重視的、是對其重要性缺乏理解的表現(xiàn).認(rèn)識不足，就不能夠?qū)⒐芾硇袆勇鋵嵉綄嵦?

2.4 學(xué)校和學(xué)生的學(xué)籍檔案管理意識不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案資料不全

學(xué)生在填寫學(xué)籍檔案的時候，往往會因為缺乏應(yīng)有的檔案意識，而造成瞎填或不填的現(xiàn)象，這就直接造成了檔案數(shù)據(jù)缺乏準(zhǔn)確性，檔案資料規(guī)范性不足等問題.出現(xiàn)這種問題，不光是學(xué)校自身的責(zé)任，也是因為學(xué)校有關(guān)人員也沒有意識到它們的重要性，沒能對學(xué)生強(qiáng)調(diào)學(xué)籍檔案對以后會造成什么樣的影響，以及資料不全會造成何種后果.

2.5 學(xué)籍檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平低下

學(xué)籍檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平?jīng)Q定的工作效率的高低，會對學(xué)籍檔案管理工作產(chǎn)生直接影響.傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案基本是采用紙質(zhì)的，工作人員只需簡單地對這些文件進(jìn)行保存.所以學(xué)校一般會把學(xué)籍檔案管理工作交給一些素質(zhì)水平不是很高的人員.然而，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理手段也有了相應(yīng)的改革.網(wǎng)絡(luò)化逐漸運用于其中，這就提高了對管理人員素質(zhì)水平的要求.而現(xiàn)階段管理人員水平還基本停留在過去紙質(zhì)化時代要求的層次上.管理人員素質(zhì)不高的情況，直接妨礙了學(xué)籍檔案管理工作的改革與發(fā)展.

3 加強(qiáng)對高校成人的學(xué)籍檔案管理的必要性

首先，從學(xué)生個人角度來看，學(xué)籍檔案管理作為高校成人管理服務(wù)的有機(jī)組成部分，是學(xué)校重要的資源，是對比成人在接受高等教育后，教育知識與能力提升程度的數(shù)據(jù)依據(jù)與憑證，是檢驗高校成人學(xué)習(xí)成果的有效手段.其次，從學(xué)校角度來說，對高校成人的學(xué)籍檔案進(jìn)行管理是保障他們學(xué)習(xí)進(jìn)程和質(zhì)量的重要因素之一，也是評析高校教學(xué)管理水平和檢驗教學(xué)管理是否存在漏洞的重要標(biāo)志，這對高校成人教育事業(yè)的發(fā)展起著重大的作用.但是目前高校成人的學(xué)籍檔案管理卻不盡人意，管理不到位、檔案意識不強(qiáng)等問題直接導(dǎo)致了檔案在利用時的困難.因此，加強(qiáng)高校成人的學(xué)籍檔案管理成為高校管理工作中一個亟待解決的問題.一方面，加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理，對推進(jìn)成人教育教學(xué)工作的更加有序化、制度化和科學(xué)化具有十分重要的意義.另一方面，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作，還可以將教學(xué)水平與教學(xué)方法放在更廣泛的平臺上來加以比較，進(jìn)而形成一種相互競爭的氛圍，使各個學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和教師在競爭壓力下，能夠投入更多的精力來轉(zhuǎn)變教學(xué)理念，改善教育教學(xué)方式以及提高教學(xué)與管理水平.

4 加強(qiáng)高校成人學(xué)籍檔案管理的對策和建議

高校成人學(xué)籍檔案記錄了他們在校期間學(xué)習(xí)、生活、道德成績、思想表現(xiàn)、綜合評價等各方面的發(fā)展情況，能夠全面、系統(tǒng)地反映出學(xué)生在接受教育期間所參加的各種活動，以及在活動中取得的成就，是他們完成教育的憑證，也是我國教育事業(yè)極為重要的組成部分.做好高校成人學(xué)籍檔案管理工作是完善高校整體教學(xué)水平不可或缺的部分.加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的管理，就是對教學(xué)水平與教育質(zhì)量的提高.隨著高校成人教育的飛速發(fā)展，對學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作也提出了新的要求.各部門應(yīng)該與時俱進(jìn)，努力做好高校成人學(xué)籍檔案管理工作.

4.1 從有關(guān)部門的角度來看

有關(guān)部門應(yīng)建立健全學(xué)籍檔案管理制度，提高科學(xué)合理的檔案管理水平，這是提高和加強(qiáng)學(xué)校對學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的有力保障.有關(guān)部門還應(yīng)完善相關(guān)的法律法規(guī)，讓高校成人學(xué)籍檔案管理工作有章可依、有規(guī)可循，從而使管理更加制度化、科學(xué)化.又由于高校成人教育與普通高等教育之間存在差別，所以，就需要成人教育學(xué)校在建立健全成人學(xué)籍檔案管理制度的時候要切實地考慮成人教育的特殊性，制定出既有利于提升學(xué)籍檔案管理工作效率，又便于實際操作與執(zhí)行的個性化成人學(xué)籍檔案管理工作制度與工作計劃.

4.2 從學(xué)校方面來看

4.2.1 高校應(yīng)加大對成人教育的重視，設(shè)置專門管理機(jī)構(gòu)來加強(qiáng)對他們學(xué)籍檔案的管理.高校成人教育是高等教育的重要組成部分，也是我國教育事業(yè)的特殊成分.管理好學(xué)生的學(xué)籍檔案，可以用來作為評判一個學(xué)校制度是否規(guī)范化、制度化的標(biāo)準(zhǔn).因而，注重成人學(xué)籍檔案管理不單單是保護(hù)他們信息安全的有效途徑，也是這個學(xué)校教學(xué)工作與管理態(tài)度的直接反應(yīng).所以，學(xué)校應(yīng)該重視成人教育工作，重視對他們的學(xué)籍檔案進(jìn)行管理.

4.2.2 應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，促進(jìn)成人學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化.高校成人的學(xué)籍檔案管理工作，基本延續(xù)了傳統(tǒng)人工管理階段時所用的管理模式.這種費時費力管理模式，影響了管理工作效率的提高與信息保密程度的提升，使學(xué)籍檔案管理工作不能起到它應(yīng)有的作用.在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)今社會，信息化日益滲透到社會和人民生活的方方面面，使用先進(jìn)的技術(shù)來完善學(xué)籍檔案管理工作是很有必要的.將現(xiàn)代的先進(jìn)的電子計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到高校成人的學(xué)籍檔案管理工作中，實現(xiàn)紙質(zhì)化向電子化的過度，正好可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)人工管理方法在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行存儲、運輸、翻閱等過程中產(chǎn)生的破損與污染的弊端，也可以解決學(xué)籍檔案管理工作現(xiàn)狀中存在的很多問題.由于借助高科技的力量，從而會使得高校成人的學(xué)籍檔案管理工作更科學(xué)、更可靠、更合理.同時也解放了大量人工勞動力，從根本上加強(qiáng)了高校成人的學(xué)籍檔案管理工作，進(jìn)而就會推動高校成人教育事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展.

4.2.3 作為學(xué)籍檔案管理人員，應(yīng)該經(jīng)常性的接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實提高自身的整體業(yè)務(wù)水平.當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在網(wǎng)絡(luò)化普及的狀態(tài)下，管理人員素質(zhì)不高的現(xiàn)象已經(jīng)嚴(yán)重地影響了學(xué)籍檔案管理工作的進(jìn)一步規(guī)范化.所以，提高學(xué)籍檔案管理工作人員的管理水平迫在眉睫.作為高校成人學(xué)籍檔案管理人員，首先要做的就是借鑒與學(xué)習(xí)專業(yè)性、先進(jìn)性的管理方法.其次，在學(xué)習(xí)和引進(jìn)專業(yè)性的檔案管理知識與方法的同時，為了從根本上提高自身的學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)水平和能力，就需要接受多種形式的崗位培訓(xùn).不僅要從各種培訓(xùn)中尋找適合本校的管理方法與管理模式，還要學(xué)習(xí)其他學(xué)校的學(xué)籍檔案管理知識，以確保各項學(xué)籍檔案管理工作都能得到保障.

5 結(jié)語

總而言之，高校成人的學(xué)籍檔案管理不是一項簡單的系統(tǒng)工程，有關(guān)部門應(yīng)該完善相應(yīng)的法律法規(guī)，建立健全高校成人的學(xué)籍檔案管理機(jī)制來支持學(xué)校的管理工作.作為一名從事高校成人學(xué)籍檔案管理者，應(yīng)該充分認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理的重要性，從而轉(zhuǎn)變管理意識，改變以往的松懈態(tài)度，加強(qiáng)對本職工作的研究.學(xué)校應(yīng)該完善和提升相關(guān)教育教學(xué)體制，營造出一個管理高校成人學(xué)籍檔案的良好工作環(huán)境；加強(qiáng)對學(xué)籍檔案管理者的教育，努力提高他們的管理素質(zhì)；利用信息技術(shù)時代的高科技、現(xiàn)代化手段來提高學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量.在真正地做好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)上，來提高學(xué)校教育教學(xué)等方面的整體水平，進(jìn)而培養(yǎng)出大量的國家棟梁之才.

〔1〕劉曉利.成人教育學(xué)籍檔案管理的難點問題及對策[J].科技信息，2011（19）.

〔2〕溫永花.重視普通高校成人學(xué)籍檔案管理工作[J].經(jīng)濟(jì)師，2011（08）.

〔3〕邵媛，魏勇健，孫靜.普通高校成人學(xué)籍檔案管理的思考與建議[J].黑龍江教育，2012（08）.