知識經濟背景下我國高校檔案管理的探究

商桂君

（赤峰學院 教務處，內蒙古 赤峰 024000）

高等學校是培養知識人才的重要基地，同樣是教育教學的起源地.高校在進行綜合管理的時候，主要通過對各種檔案的管理，來從事各種科研活動以及教育教學活動，以使所有的活動都能夠通過文字圖標的形式記錄在案.因此也就形成了高校的檔案管，這是一個沉淀了高校的發展歷程以及豐富信息資源的場所.無論任何一所高校，它的檔案都蘊藏了大量的知識性、信息性.是高校的寶貴資源與財富.這是其他管理信息所沒有的優勢，是高校在知識經濟背景下全面發展的重要依托，也為高校的進一步前進提供了大量的實踐經驗.本文主要從檔案管理的內容著手，介紹高校檔案管理的性質、基本特征以及基本要求.同時找出了在知識與經濟的雙重背景下，我國高校檔案管理工作現在面臨的最大挑戰性的問題，深入探究我國高校檔案管理的現狀，提出具體有效的應對策略，進一步深化我國高校檔案管理的實際內容，促進我國高校檔案管理工作的現代化，對于加強高校的檔案管理以及高校的綜合發展具有重要的借鑒作用.

1 檔案管理

檔案管理在我國具有十分悠久的歷史，它伴隨著國家歷史的發展而不斷的進步與完善.但是我國的檔案管理工作雖然現在已經有了豐富的理論性，但是經驗管理仍舊是個檔案檔案管理的主流.現在，隨著科技的不斷進步與發展，一些更加先進的載體式的檔案管理形式逐步出現，也就使得高校檔案管理逐步的走向系統化、綜合化.

1.1 檔案管理的內容

檔案，主要有三種主體構成，這三大主體包含國家管理機構、社會群體組織以及活動個人.檔案，不外乎是這三者之間的交互問題的發生，并且對于相互之間的一些活動進行記錄.這種記錄的方式包含很多種，有文字記錄、圖像記錄、語音記錄等等.檔案根據其不同性質分主要有，文字檔案、科技檔案以及司法和人事檔案，這也是最主要的集中檔案形式.在檔案管理過程中，檔案的內容主要有兩個方面：

1.1.1 對于相關檔案的原始資源進行管理，這是一種物質上的管理，也就是所謂的實體管理，它可以幫助管理者更加清楚檔案的信息，方便管理者在管理檔案信息時更加明了，更加容易分門別類.

1.1.2 對于檔案中所有相關信息的管理，這主要是對信息的整合，也就是所謂的信息再組織的過程.在這個過程中需要管理者根據原始管理資源對現有的信息加以整合以及分析，使其成為信息的二次表述，但是這種表述必須客觀有效，這也是保證信息的真實性以及原始性的重要環節，確保信息的真實以便使用者的利用.

1.2 檔案管理的性質

檔案管理必須保持管理上的科學性，這樣才能夠更好的為社會中需要此信息的個人、團體提供相關的服務，起到其應有的價值.檔案管理工作是一項費城系統性與專業性的管理工作，也是一個獨立于其他相關部門的管理單位，構成了中國文化管理的重要成分.檔案是一種參考文獻，是一種對信息的全面記錄，具有重要的信息來源，也是信息管理系統中的組成因子.在經濟與知識全面發展的雙重大背景下，檔案管理也從原來的信息儲存轉變了原有的性質內容，而成為現代的利用各種高科技手段以及新的方法對各種信息加以整合，更加方便社會的需要.

1.3 檔案管理的特點

1.3.1 檔案原始資源的收集十分緩慢，是一個非常艱難的過程.檔案的原始信息就是一種歷史信息的記錄.它是隨著人們生活活動的進行而逐步發展下來的，這是一種真實的生活歷史，不可能有抄襲，有復制.所以這也是檔案資源非常珍貴的原因之一，所以在檔案管理過程中，對于檔案的原始資源的保護就顯得格外重視，也正是因為重視程度加強，才造成了對于檔案的使用率在逐步的下降，這也是現在二者之間難以調和的矛盾，有待于工作者的進一步研究與探討.

1.3.2 在檔案管理過程中，呈現出階段性的特征.在檔案收集與整理過程中，檔案被分成了兩個管理部分.一個是檔案室的檔案管理，另一個就是檔案管的管理.在兩種不同的管理階段，檔案所起到的實際作用也就有所不同.當檔案信息處于檔案室管理狀態的條件下時，檔案可以起到作為憑證的作用.是管理單位的日常考核的一種選用標準或者是記錄.是檔案信息向檔案館管理的過渡時期.當檔案信息進入檔案室管理階段的時候，它的初始作用也就降低了，但是其科學文化的實際價值卻有了顯著的提升.

1.3.3 檔案管理對于形成者具有一定的依賴性.檔案是反映形成者的活動以及相應觀點的信息，其僅僅是通過管理者進行整理，將形成者的經驗以及成果做最后的整合工作.這是與檔案形成者密切相關的信息.這就要求管理者必須根據檔案形成者的實際數據以及信息進行整理，所有信息內容必須真實可靠，而這一切的行為都必須以檔案形成這為依托，需要檔案形成者的管理以及相應的信息控制.所以我們也可以發現在檔案信息的的記錄中，都有形成者的詳細信息，以供使用者能夠及時對所有信息進行核實.然而，也正是由于檔案管理對于檔案形成者的依賴性，使得大多數的檔案信息不能夠向其他的文獻或者是刊物一樣在市場中流傳，這在一定程度上也就限制了檔案信息的使用范圍，使其社會服務功能明顯的降低.

1.3.4 檔案信息具有一定的封閉性.正如上面所講，由于檔案信息對于檔案形成者具有一定的依賴性，使得檔案信息不能夠在社會上流傳，降低了檔案信息的社會功能.這只是檔案信息具有封閉性的一個方面.同時有一些檔案信息設計到國家政治以及經濟、技術機密等多個方面，為了維護國家利益，就必須對檔案進行封存，只有在關系到國家利益的時候才能夠由國家相關人員對其進行使用.此外，一些檔案信息，在形成的初始階段具有一定的封閉性，但是過一定的時期后，檔案管理部門會對這些信息進行部分的公開.這種封閉性，也就形成了檔案管理工作與檔案利用之間的矛盾.

2 在知識與經濟的雙重背景下，我國高校檔案管理的問題

2.1 高校的檔案管理載體繁雜，使得傳統的檔案管理體系受到嚴重的挑戰

現在我國已經進入了知識與經濟的全面發展的時期，這也就使得檔案管理的種類日益增多，這也就給管理者的工作帶來了較大的挑戰.所以也就促使管理者轉變傳統的檔案管理體系，采用更多的載體形式，與傳統的記錄形式形成互補的狀態.如現在更多的采用多媒體、計算機、影像形式對檔案信息加以整理，這些都對傳統的檔案管理標準、管理中的經驗理論和整理方式帶來了比較大的沖擊.在這種新形式的挑戰下，我國現有的檔案管理標準以及檔案管理形式與方式還不足以滿足這些載體的需求，所以這就要求必須建立新的管理模式與管理手段，并且將二者進行有效的融合.這也是知識繁榮時代我國檔案管理者所面臨的挑戰之一.

2.2 高校數字化圖書檢索是急需解決的問題

隨著信息與經濟、經濟與知識的全面革新，以及信息的不斷發展，我國高校的檔案信息管理技術有了比較明顯的起色.但是由于我國的檔案管理的傳統根深蒂固，并不能使得檔案管理全面發展.這也就造成了高校數字化圖書檢索遇到了較大的問題，而解決這些難題也就勢在必行.在檢索過程中，必須以檔案的信息特征為依據，而傳統的特征標準不能夠很好的揭示信息的特征，也就使得現代圖書檢索的效率比較低下，而數字化的檢索就可以很好的將這些問題化解.而如何使用數字化的信息，在圖書檢索中使得信息的特征更加明朗化，讓數字化與檢索的信息特征相互融合，也就成為了信息管理者需要解決的問題.

所以檔案管理者也就必須加強自身的創造性思維以及豐富的檔案管理學理論信息，適應現代化的信息管理進程，能夠在實踐中國找出更加便利的解決策略，不斷的對檔案信息管理加以創新.

3 改善高校檔案管理的策略探究

3.1 轉變檔案管理者的傳統觀念，建立適合現代化發展的檔案管理意識

建立全新的檔案管理發展的意識.我國傳統的檔案管理體制，是在我國的計劃經濟體制中建立起來的，這種模式也就使得管理人員安于現狀，沒有足夠的意識發展檔案管理工作，這種意識的不足嚴重阻礙了我國檔案工作的全面進步.所以轉變傳統的觀念，建立全新的檔案管理發展意識是非常重要的.在知識經濟時代，人們對于知識信息的尋求不斷增加，這也就給我們高校的檔案信息管理提供了良好的契機.我們也應該更加全面的運用高校檔案信息資料科技含量高的優勢，最大化的發揮高校檔案管理部門的職能，搜集更多有利于高校發展以及檔案管理進步的信息.

3.2 轉變傳統高校的檔案管理模式

高校檔案管理，是推動高校知識發展以及學校全面進步的重要職能部門，它同樣是高校中受到社會知識以及經濟影響最快的一個職能領域.在知識以及經濟全面發展的雙重背景下，檔案管理者必將接受很多檔案管理理念以及接觸新的檔案管理模式，促進對傳統模式的轉變.傳統的檔案管理模式已經不能夠適應現代高校綜合發展的需求，因此必須轉變傳統的檔案管理模式.在高校中的轉換模式主要有：

（1）將原有的高校檔案實體管理模式轉變為依靠人力資本管理的信息集成管理模式.

（2）從原有的硬性管理模式向知識、信息、科技、人文的軟性管理轉變.

（3）由單一職能部門的檔案管理模式向更加全面的、綜合的管理模式轉變.

〔1〕[加拿大]T·庫克.1898年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響.第十三屆國際檔案大會文件報告集，中國檔案出版社，1997.149,163,153.

〔2〕石秀春,于龍杰.試論當前高校檔案工作存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2007（8）：89-90.

〔3〕黃麗華,紀秀英.做好新形勢下檔案信息資源開發利用工作[J].中國檔案，2005（6）：18-19.