基于RFID技術(shù)的高校固定資產(chǎn)全生命周期管理系統(tǒng)研究

肖明生

根據(jù)《2011年全國(guó)教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào)》顯示，全國(guó)高校的教學(xué)科研儀器設(shè)備總值2,555億元，比上年增加276億元，管中窺豹，可以說，我國(guó)高校包含教學(xué)科研儀器設(shè)備在內(nèi)的固定資產(chǎn)數(shù)量，已經(jīng)達(dá)到了一個(gè)數(shù)量很龐大的地步（據(jù)現(xiàn)有教育部公布的資料，全國(guó)普通高校2006年固定資產(chǎn)總值已經(jīng)達(dá)到6,952億元）。但相對(duì)于數(shù)量龐大的固定資產(chǎn)，由于管理思想、管理體制、管理手段等原因，高校的管理現(xiàn)狀卻不盡人意，需要我們采取一些切實(shí)可行的措施去提高固定資產(chǎn)的管理水平。

一、高校現(xiàn)行固定資產(chǎn)管理存在的問題。

1、管理思想存在誤區(qū)。

高校的管理層及教師隊(duì)伍中普遍存在“重貨幣資金、輕實(shí)物資產(chǎn)”、“重購(gòu)置、輕管理”的思想，對(duì)向上級(jí)部門爭(zhēng)取預(yù)算購(gòu)置固定資產(chǎn)很重視，可行性報(bào)告做得好看，一旦購(gòu)置成功后卻忘記了當(dāng)初做預(yù)算時(shí)的必要性，忽視購(gòu)置后的后續(xù)管理，對(duì)固定資產(chǎn)的績(jī)效評(píng)價(jià)、維護(hù)、報(bào)廢工作不再重視。

2、管理體制落后不能適應(yīng)高教事業(yè)快速發(fā)展的變化。

目前高校所擁有的固定資產(chǎn)，跟改革開放之前相比，數(shù)量多、金額大、種類繁、地點(diǎn)散、涉及部門雜。高校對(duì)固定資產(chǎn)的管理一般是采用賬物分離、分類歸口的管理模式，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)中與固定資產(chǎn)管理有關(guān)的部門包括總務(wù)處（資產(chǎn)管理處）、財(cái)務(wù)處、設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處、基建處、校辦企業(yè)、保衛(wèi)處等多個(gè)部門。

財(cái)務(wù)處從資金角度負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的會(huì)計(jì)記錄及相關(guān)核算，總務(wù)處從實(shí)物角度負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的日常管理及維護(hù)、記錄，其他各個(gè)部門都直接涉及到固定資產(chǎn)的占用及相關(guān)管理，由此形成固定資產(chǎn)管理過程中“九龍治水”，各部門均處于一種相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài)，形成一個(gè)個(gè)“信息孤島”，導(dǎo)致內(nèi)部控制原則下的互相牽制、分級(jí)負(fù)責(zé)、全程紀(jì)錄、信息溝通、內(nèi)部監(jiān)督等原則無法得以較好落實(shí)。

3、管理手段陳舊，科技化、信息化水平有待提高。

雖然高校都實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，各個(gè)辦公室都用上了計(jì)算機(jī)，但是在固定資產(chǎn)管理這領(lǐng)域，還停留在“手工作坊”階段，固定資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)包括有采購(gòu)、入庫、領(lǐng)用、使用、調(diào)撥、維護(hù)、績(jī)效評(píng)估、報(bào)廢更新等環(huán)節(jié)，而財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)針對(duì)固定資產(chǎn)管理采用的子模塊，對(duì)其是一種靜態(tài)、貨幣化的管理，不能較好地適應(yīng)固定資產(chǎn)日常動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)、主動(dòng)管理的需要。總務(wù)部門對(duì)固定資產(chǎn)的管理也往往是用計(jì)算機(jī)來記錄相關(guān)數(shù)據(jù)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到到信息化水平。

筆者淺見，以固定資產(chǎn)的全生命周期管理為理念，以先進(jìn)的信息技術(shù)系統(tǒng)為平臺(tái)，以RFID技術(shù)為手段，才能較好實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的實(shí)物流、資金流、管理流、信息流的有機(jī)統(tǒng)一，互相制衡，形成合力，最終實(shí)現(xiàn)在固定資產(chǎn)方面以較少的資金投入實(shí)現(xiàn)較大效益，以更好服務(wù)于教學(xué)科研需要，提高高校的競(jìng)爭(zhēng)力。

二、資產(chǎn)全生命周期管理

1、作為生物學(xué)名詞的生命周期(Life Cycle)，本意指生物有機(jī)體從卵或孢子開始發(fā)育，經(jīng)胚胎期、成熟期、生殖期、衰老期直至死亡的全過程。

2、“資產(chǎn)全生命周期管理”（Life Cycle Asset Management，簡(jiǎn)稱“LCAM”），是指從系統(tǒng)的整體目標(biāo)出發(fā)，以資產(chǎn)作為管理對(duì)象，基于其經(jīng)濟(jì)生命統(tǒng)籌管理資產(chǎn)的編制預(yù)算、購(gòu)置建設(shè)、使用消耗、維護(hù)改造、報(bào)廢更新的全過程。高校吸收采用LCAM理念，必須對(duì)資產(chǎn)的編制預(yù)算、購(gòu)置建設(shè)、使用消耗、維護(hù)改造、報(bào)廢更新的全過程實(shí)施系統(tǒng)、全面、合理的科學(xué)管理和監(jiān)控，在資產(chǎn)的整個(gè)經(jīng)濟(jì)生命周期中不留管理空白。

LCAM是個(gè)較成熟先進(jìn)的管理理念，也得到許多高校的認(rèn)可，在固定資產(chǎn)管理中全面貫徹落實(shí)的話，的確能夠大大提升高校的固定資產(chǎn)管理水平，但實(shí)際操作中往往空有理念難以取得實(shí)效。據(jù)筆者分析，LCAM在實(shí)踐中有幾個(gè)關(guān)鍵之處，影響了其實(shí)效性，一是固定資產(chǎn)的數(shù)量多，種類繁，流動(dòng)性大及較為分散；二是固定資產(chǎn)的使用、調(diào)配、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)中具有動(dòng)態(tài)管理需要；三是財(cái)務(wù)部門與其他管理、使用部門之間的管理銜接問題，數(shù)據(jù)不能及時(shí)更新或核對(duì)。要解決以上幾個(gè)問題，傳統(tǒng)管理手段下工作量大而繁瑣易出錯(cuò)，往往多個(gè)部門、大量人力物力長(zhǎng)時(shí)間的投入還不能取得較好結(jié)果。

三、RFID技術(shù)

RFID技術(shù)，亦稱射頻識(shí)別、電子標(biāo)簽，是一種非接觸式的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，它通過射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象并可與目標(biāo)交換數(shù)據(jù)。1948年，哈利·斯托克曼（Harry Stockman）發(fā)表了“利用反射功率進(jìn)行通信”一文，奠定了RFID技術(shù)的理論基礎(chǔ)，到20世紀(jì)90年代，RFID技術(shù)已被廣泛應(yīng)用，進(jìn)入21世紀(jì)，在工農(nóng)業(yè)、醫(yī)療、交通、物流等各個(gè)行業(yè)已深刻應(yīng)用，大大提高了那些行業(yè)的管理水平并獲得了較好經(jīng)濟(jì)效益。例如，2010年上海世博會(huì)就采用了RFID技術(shù)作為門票的核心技術(shù)并取得了良好的效果。

一般RFID系統(tǒng)主要由標(biāo)簽、閱讀器和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)三部分組成。標(biāo)簽由耦合元件及芯片構(gòu)成，同時(shí)每個(gè)標(biāo)簽具有唯一的電子編碼（類似于公民的身份證號(hào)碼），附著在物體上以標(biāo)識(shí)目標(biāo)對(duì)象；閱讀器用于讀取或?qū)懭霕?biāo)簽信息；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)主要包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、發(fā)卡軟件、數(shù)據(jù)同步軟件等，可以用于RFID標(biāo)簽數(shù)據(jù)的管理、查詢、統(tǒng)計(jì)，以及與其他管理信息系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)等。RFID的工作原理是當(dāng)附著在物體上的標(biāo)簽感應(yīng)到閱讀器天線的磁場(chǎng)后，如果接收到閱讀器發(fā)出的特殊射頻信號(hào)，就能憑借感應(yīng)電流所獲得的能量發(fā)送出存儲(chǔ)在芯片中的數(shù)據(jù)信息，或者主動(dòng)發(fā)送某一頻率的信號(hào)，閱讀器讀取信號(hào)并解碼后，送至計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行有關(guān)數(shù)據(jù)處理。

四、基于RFID技術(shù)的高校固定資產(chǎn)全生命周期管理系統(tǒng)

在固定資產(chǎn)全生命周期管理的理念下，借助RFID技術(shù)，以計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為平臺(tái)，可以較好地解決高校固定資產(chǎn)管理中存在的問題，充分發(fā)揮固定資產(chǎn)的效益，服務(wù)好教學(xué)和科研活動(dòng)。

1、建立固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。建立統(tǒng)一規(guī)范的固定資產(chǎn)名稱、型號(hào)、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期、購(gòu)置時(shí)間、資產(chǎn)分類、入帳金額、使用部門、存放地點(diǎn)、報(bào)廢年限、責(zé)任人、序列號(hào)等信息及代碼，建立標(biāo)簽的內(nèi)容規(guī)范及使用規(guī)則，在數(shù)據(jù)庫中建立RFID標(biāo)簽和資產(chǎn)信息的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，開展存量固定資產(chǎn)的實(shí)物清查工作，為其加裝規(guī)范的標(biāo)簽并全部進(jìn)入數(shù)據(jù)庫。為新的固定資產(chǎn)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫做好準(zhǔn)備工作。

2、在購(gòu)置入庫階段，根據(jù)管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，生成該固定資產(chǎn)的標(biāo)簽，財(cái)務(wù)、總務(wù)及使用部門三方核對(duì)無誤后，一起將標(biāo)簽附著在固定資產(chǎn)規(guī)定位置，該標(biāo)簽成為資產(chǎn)的一部分，如果取下，則標(biāo)簽自動(dòng)損壞并發(fā)出報(bào)警信息。標(biāo)簽的信息包含有固定資產(chǎn)名稱、型號(hào)、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期、購(gòu)置時(shí)間、資產(chǎn)分類、入帳金額、使用部門、存放地點(diǎn)、報(bào)廢年限、責(zé)任人、序列號(hào)等內(nèi)容，并且信息寫入標(biāo)簽后進(jìn)行鎖定保護(hù)，防止部門或個(gè)人進(jìn)行未授權(quán)修改，標(biāo)簽信息由財(cái)務(wù)或總務(wù)部門按相應(yīng)權(quán)限、職責(zé)范圍進(jìn)行管理維護(hù)，并保存所有的信息修改紀(jì)錄。

3、在日常使用階段，RFID技術(shù)的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在固定資產(chǎn)盤點(diǎn)及固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理兩個(gè)方面。RFID通過閱讀器將固定資產(chǎn)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)連接，能夠迅速準(zhǔn)確地進(jìn)行賬面與實(shí)物的資產(chǎn)核對(duì)，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的“物、人、地、時(shí)”同步管理，便于實(shí)時(shí)掌控固定資產(chǎn)的變化情況，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化、精細(xì)化管理。

在固定資產(chǎn)盤點(diǎn)方面，由于高校所有固定資產(chǎn)均已附著規(guī)范的標(biāo)簽并全部進(jìn)入管理系統(tǒng)，系統(tǒng)里資產(chǎn)有唯一“身份證號(hào)碼”。盤點(diǎn)時(shí)，盤點(diǎn)人員（由財(cái)務(wù)及總務(wù)聯(lián)合組成或由第三方審計(jì)部門組成）將固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)從管理系統(tǒng)下載到執(zhí)行盤點(diǎn)任務(wù)的閱讀器上，盤點(diǎn)人員按照盤點(diǎn)工作計(jì)劃，攜帶閱讀器到相應(yīng)的地點(diǎn)去掃描該地點(diǎn)所有固定資產(chǎn)上的標(biāo)簽，閱讀器將自動(dòng)完成盤點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)固定資產(chǎn)實(shí)物情況與管理系統(tǒng)留存數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)賬面數(shù)據(jù)的對(duì)比。在整個(gè)盤點(diǎn)操作過程中，最大程度減少了盤點(diǎn)人員的手工操作工作量，盤點(diǎn)人員不需要進(jìn)行手工清點(diǎn)、核對(duì)、記錄等過程，也不需要手工輸入數(shù)據(jù)，盤點(diǎn)的工作效率和盤點(diǎn)質(zhì)量可說是質(zhì)的飛躍，盤點(diǎn)的同時(shí)能夠解決資產(chǎn)賬實(shí)不一致的老大難問題。

在固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理方面，現(xiàn)有的RFID成熟技術(shù)已經(jīng)可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程采集信息。由于RFID的無線通訊、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫特點(diǎn)，只要是附著了規(guī)范標(biāo)簽，高校的固定資產(chǎn)實(shí)物數(shù)據(jù)就能夠被快速、準(zhǔn)確地采集，就算是分散在學(xué)校不同地方的固定資產(chǎn)，只要其發(fā)生了使用、劃撥、改造等固定資產(chǎn)的變動(dòng)狀況，相應(yīng)信息可以及時(shí)、準(zhǔn)確地通過無線信號(hào)傳輸?shù)劫Y產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)信息與資產(chǎn)實(shí)體信息緊密結(jié)合一致，能夠解決固定資產(chǎn)實(shí)物數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)帳務(wù)數(shù)據(jù)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)同步問題，也能夠解決資產(chǎn)管理中的賬、卡、物一致問題。同時(shí)通過固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與IT系統(tǒng)的配合，可由后臺(tái)管理系統(tǒng)對(duì)涉及到資產(chǎn)的各種活動(dòng)進(jìn)行有效的實(shí)時(shí)監(jiān)控和記錄，資產(chǎn)管理人員在可以上網(wǎng)的地方就能夠及時(shí)方便地掌握資產(chǎn)的變動(dòng)和使用情況，同時(shí)通過直觀的操作界面，隨時(shí)、隨地通過管理系統(tǒng)進(jìn)行資產(chǎn)數(shù)據(jù)的查詢、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)、監(jiān)控。

在固定資產(chǎn)安全管理方面，通過在學(xué)校各出入口及關(guān)鍵地點(diǎn)設(shè)立門禁系統(tǒng)，與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)并和學(xué)校的安防系統(tǒng)連接，可以對(duì)未經(jīng)授權(quán)的固定資產(chǎn)的移動(dòng)、出入校園進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)控，及時(shí)制止資產(chǎn)的流失。對(duì)價(jià)值特別高的固定資產(chǎn)，可以單獨(dú)設(shè)置靈敏度較高的監(jiān)控，實(shí)時(shí)監(jiān)控該資產(chǎn)的狀況，可以有效減少資產(chǎn)的消防安全、人為損毀等意外事故。

4、在報(bào)廢更新階段，總務(wù)處負(fù)責(zé)組織開展報(bào)廢固定資產(chǎn)的技術(shù)鑒定、移交、清理工作，通過閱讀器掃描標(biāo)簽信息確保報(bào)廢資產(chǎn)的信息準(zhǔn)確無誤，并自動(dòng)審核是否符合政府部門的相關(guān)報(bào)廢規(guī)定，如果符合相關(guān)規(guī)定，資產(chǎn)管理系統(tǒng)啟動(dòng)固定資產(chǎn)的報(bào)廢流程，會(huì)自動(dòng)跟蹤、督促相關(guān)部門處理該資產(chǎn)一系列相應(yīng)手續(xù)，比如，財(cái)務(wù)部門會(huì)根據(jù)系統(tǒng)提示的資產(chǎn)報(bào)廢處置流程進(jìn)行相應(yīng)賬務(wù)處理，從而徹底解決了學(xué)校相關(guān)部門資產(chǎn)處理不同步的問題。

五、應(yīng)用RFID技術(shù)需解決的幾個(gè)問題

目前RFID技術(shù)還未在高校的資產(chǎn)管理實(shí)踐中大范圍使用，究其原因，除了新技術(shù)的應(yīng)用需要一個(gè)推廣過程及管理思想的轉(zhuǎn)變外，主要有以下幾個(gè)方面：一個(gè)是標(biāo)準(zhǔn)化問題。目前，RFID技術(shù)還未形成世界統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，這妨礙了該項(xiàng)技術(shù)的大范圍推廣應(yīng)用。近期我國(guó)也在加緊RFID標(biāo)準(zhǔn)的測(cè)試和制定，相信在不久的將來能夠制定出全國(guó)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使閱讀器、標(biāo)簽的標(biāo)準(zhǔn)得到統(tǒng)一。二是成本問題。RFID作為一項(xiàng)新興的技術(shù)，涉及標(biāo)簽、閱讀器和管理軟件，前期投入比較大。三是高校現(xiàn)有資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性問題如何解決。

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