公路竣工文件資料的歸檔探討

謝 嵐

（唐山交通建設(shè)工程監(jiān)理咨詢有限責(zé)任公司，河北 唐山 063000）

0 引言

21世紀(jì)的中國，各級公路迅猛發(fā)展，竣工資料的整理也逐漸規(guī)范起來，本文就公路工程資料整理中應(yīng)注意的問題談?wù)勛约旱囊稽c體會。

1 預(yù)立卷

1.1 預(yù)立卷的必要性

各級公路特別是高速公路項目，各種原始記錄內(nèi)分項工程到分部工程直到單位工程，紛繁復(fù)雜。但看似的亂象，可通過預(yù)立卷做到有條不紊，整齊劃一。從工程一開始，各施工單位就依據(jù) 《公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發(fā)[2010]382號）和《交通檔案管理辦法》（交辦發(fā)[2005]431號）等有關(guān)規(guī)范，建立健全項目文件材料平時收集歸檔制度和預(yù)立卷制度，按照公路建設(shè)項目建設(shè)程序的不同階段文件材料產(chǎn)生的自然過程，分別做好預(yù)立卷工作，相當(dāng)于一個的骨架，在工程進行當(dāng)中，再向里填內(nèi)容，就能心中有數(shù)，忙而不亂。

1.2 預(yù)立卷中的要點

預(yù)立卷的方法，是在工程前期準(zhǔn)備階段時，將工程按 《公路工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》（JTG F80/1-2004）（這里說明，筆者從事土建工程施工監(jiān)理，因此以第一冊土建工程為例。本文以河北省某項工程為例，B標(biāo)起止樁號為K54+000～K63+000，一級公路）。工程劃分見表1。

表1 工程劃分情況表

表1 （續(xù)）

劃分成若干單位工程、分部工程、分項工程，將劃分好的工程卷分步建立檔案盒，檔案盒的要求按《河北省高速公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔整理規(guī)范》中附件4~附件9的相關(guān)格式和樣式準(zhǔn)備就緒。

這里要強調(diào)指出：一是原材料及產(chǎn)品合格證明文件，在相關(guān)的公路橋梁部位可能會同時用到，這里作這樣處理：如證明文件是同一單位工程共用的，則按單位工程集中收集，入到這一單位工程文件相應(yīng)位置；如果是某一分部工程專用的證明文件，則應(yīng)歸入相應(yīng)分部工程檔案中，按產(chǎn)品種類分別進行預(yù)立卷；二是施工單位與項目執(zhí)行機構(gòu)、監(jiān)理往來的文件，則按相關(guān)問題所針對的相關(guān)單位、分部和分項工程分別歸檔。如屬于監(jiān)理指令、停工令等針對某個分項工程，就都?xì)w放在這一分項工程的資料即過程控制資料內(nèi)，一并收集預(yù)立卷。

2 文件材料的整理

項目竣工文件材料立卷歸檔工作納入工程合同管理并納入監(jiān)理工作內(nèi)容，按“誰形成誰負(fù)責(zé)”原則，項目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對施工單位竣工文件材料形成、收集和整理歸檔工作進行監(jiān)督和檢查，并在交工驗收前向項目法人單位提交項目檔案質(zhì)量審核意見。

2.1 卷內(nèi)文件材料的歸檔，本著單位—分部—分項的原則，各單位、分部、分項工程質(zhì)量評定表及匯總文件按照匯總及各單位、分部、分項工程評定工作程序依次進行排列。合同段交工驗收文件按照交工驗收證書、交工驗收報告、各項工程總結(jié)依次進行排列。

2.2 計量支付文件及計劃進度報表以合同段為單位，按時間依次進行排列。這方面內(nèi)容監(jiān)理無須組卷，根據(jù)各項目不同要求，可由業(yè)主進行組卷，監(jiān)理單位備考表內(nèi)注明“見互見號××即可”。

2.3 案卷頁號編寫，是以有效內(nèi)容的頁面為一頁，雙面書寫文件材料，在其正面右下角、背面左下角，單面書寫的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編寫頁號；已裝訂成冊的文件材料，如自成一卷的，則需重新編寫頁號，如與其他文件材料組成一卷的，將該冊文件材料排列在其他文件材料之后，并將其作為一份文件編寫冊號，不需重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

2.4 施工文件中的第二部分：工程質(zhì)量控制文件，整理歸檔時要注意以下幾點。

一是“過程控制”中的各類文件，包括（工程質(zhì)量往來文件；工程質(zhì)量自檢報告及工程質(zhì)量檢驗評定資料；安全質(zhì)量事故及處理情況報告、補救后達到要求的認(rèn)可證明文件；橋梁竣工驗收荷載試驗報告；橋梁基礎(chǔ)、梁的預(yù)制等強度、完整性檢驗資料；施工中遇到的非正常情況記錄、處理方案、施工工藝、質(zhì)量檢測記錄及觀察記錄、對工程質(zhì)量影響分析；機電、監(jiān)控設(shè)備安裝調(diào)試及性能考核記錄；交工驗收施工單位的試驗、檢驗、評定資料；其它文件材料等），參與評定的資料才組建這些文檔;裝訂時按正常報驗程序反著組裝。

二是材料及標(biāo)準(zhǔn)試驗資料，包括各種原材料、外購成品、半成品抽檢試驗報告及資料；外購材料（產(chǎn)品）出廠合格證書、檢驗報告及質(zhì)量鑒定報告；各種標(biāo)準(zhǔn)試驗、配合比設(shè)計報告等，這是指所有分部、分項工程的資料都?xì)w入此處。

三是施工工序資料，這是施工單位所有資料的重點部分，也是關(guān)鍵部分，這里組卷時也是按工程報驗的順序反著來進行組裝，這里面有不參加評定的資料，如：防護工程中各工序施工記錄，此處不是原始記錄，如每層的基礎(chǔ)資料。其它每個分部分項工程中的試驗資料，都?xì)w入此處，并參與評定。

2.5 第四部分的進度計劃控制文件，包括進度計劃（文件、圖表）、批準(zhǔn)文件；進度執(zhí)行情況（文件、圖表）；有關(guān)進度往來文件等，只要是在施工中涉及到的進度文件，都?xì)w在此處。

2.6 第五部分的施工原始記錄。這部分內(nèi)容和第二部分的施工工序資料里的內(nèi)容類似，但卻是不一樣的，這里要注意原始兩字，是指在施工過程中未匯入施工質(zhì)量控制文件的部分，是最初始的記錄表格，如張拉、壓漿、灌注砼和錐護坡等的資料。

2.7 監(jiān)理單位的文件歸檔。監(jiān)理單位的交竣工文件資料相對施工單位來說較少，但也不可不或缺，是整個監(jiān)督過程的完整記錄，一旦發(fā)生什么問題，監(jiān)理抽檢記錄資料顯得尤為重要。

這里主要注意兩點：一是組卷時應(yīng)按工程施工單位所劃分好的單位、分部和分項工程的順序進行歸檔，不能隨心所欲；二是質(zhì)量控制文件中的平行檢測和獨立試驗都是指監(jiān)理所做的平行試驗；交工證書一般在施工單位的控制文件中都有，因此，監(jiān)理單位在此可不歸檔，但在備考表內(nèi)應(yīng)將互見號標(biāo)注出來，以便查詢。

3 結(jié)語

每一個工程檔案都不容忽視，各單位在施工過程中注意隨時跟上進度，隨時整理好原始資料，以節(jié)省后期的人力物力，給單位帶來更大效益。

[1]河北省高速公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔整理規(guī)范[EB/OL].http://www.docin.com/p-476579997.html#documentinfo,2010-06-03.

[2]DA/T 28—2002，國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)定[S].

[3]GB/T 11822—2008，科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求[S].

[4]JTG F80/1—2004，公路工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)[S].