高校“秘書事務所”研究綜述

董長春，孫曉麗

(常州工學院人文社科學院，江蘇 常州 213002)

“秘書事務所”，顧名思義就是接受他人委托處理秘書事務的場所、機構，英文為“The Secretary Office/Firm”。隨著經濟全球化進程的加快和中國經濟的迅速崛起，秘書服務的市場需求與日俱增。20世紀末，北京、上海等大都市出現了提供秘書服務的公司，但秘書服務只是這些公司業務的一小部分。2002年，全國首家經工商部門登記注冊，提供專業化、職業化秘書服務的機構——南京京華秘書事務所成立。之后，在全國各大城市陸續有新的秘書事務所出現，秘書事務所或相關的秘書服務企業步入了穩步發展階段。

高校秘書事務所依托高校文秘專業(系)設立，是秘書專業實踐教學的新平臺。它對內是秘書專業學生實訓(習)的場所，是面向學校各職能部門、專業系部、社團和廣大師生等提供秘書服務的學生團體；對外是按照公司體制運營的仿真/全真企業，是聯系學校和社會的橋梁。它一方面能夠為文秘專業學生提供優良的實習基地，促進學生對理論知識的吸收和轉換，為其提供勤工儉學機會，推動“零距離”就業；另一方面可以增加教師的秘書從業經歷，促進“雙師型”教師的成長，還能獲取一定的利潤用于學科和專業建設，實現產學研一體化發展，提升辦學水平。因此，國內高校紛紛設立或正在探索設立秘書事務所(或稱“校園秘書”服務公司、模擬辦公室等)，其時間跨度、地域分布、性質類型有著相應的特點和規律，相關研究內容主要集中在設立條件、機構設置、業務范圍、運營機制等方面。高校秘書事務所一直在探索中前進，在前進中總結。

一、時間跨度和地域分布

(一)時間跨度：始于20世紀80年代末，興于21世紀初

國內關于高校“秘書事務所”的探索和研究早在20世紀80年代就邁出了第一步。據1991年《秘書之友》雜志上刊載的《加強秘書專業教學實踐性環節的新嘗試——溫州大學秘書事務所工作探討》一文介紹，溫州大學中文秘書專業于1989年3月正式創辦了秘書事務所。深圳職業技術學院等高職院校在20世紀90年代就開始籌建文秘實訓室，為其秘書事務所的創辦奠定了基礎。

中國人民大學檔案學院的安忻分別于2000年和2001年發表了兩篇文章論述關于建立檔案與秘書事務所對文秘檔案專業教育的重要意義。2005年，《高校秘書專業創辦秘書事務所的探索》一文對創辦高校秘書事務所的社會基礎、重要意義、運營設計等方面作了系統探討。2008年，南京鐘山學院秘書事務所建設正式啟動。2009年，株洲職業技術學院秘書事務所——“綠葉秘書事務所”成立。2010年，全國首家校企合作秘書事務服務企業——市點秘書事務所麗水分公司在麗水職業技術學院注冊成立。同年，由新疆金石集團股份有限公司贊助、設于烏魯木齊職業大學傳媒學院的秘書事務所正式揭牌。2011年，湖南長沙民政職業技術學院秘書事務所——恒達秘書事務所成立。2012年，經江蘇省教育廳重點立項的大學生實踐創新項目標志著常州工學院秘書事務所建設正式啟動。

(二)地域分布：集中于中東部發達地區

江浙地區經濟發展速度快，新興產業活力強盛，龐大的外資企業、中小型企業拉動了秘書服務的整體需求。江浙地區出現了國內最早的商務秘書事務所——南京京華秘書事務所、溫州市點秘書事務所，它們給該區域高校秘書事務所的設立提供了經驗和借鑒。江浙地區設立秘書事務所的高校主要有：溫州大學、南京鐘山學院、麗水職業技術學院、寧波城市職業技術學院等。

湖南省是中部經濟發展最活躍的省份之一，該區域的高校秘書事務所也較為集中。根據周揚莉的《湖南省高職文秘專業秘書事務所校企聯合現狀的調研報告》，“長沙商務職業技術學院、岳陽職業技術學院、長沙民政職業技術學院、長沙大眾傳媒、株洲職業技術學院等5所高職院校的文秘專業……組建了秘書事務所”。其他地區的高校秘書事務所也有漸趨發展之勢，如廣東羅定職業技術學院秘書事務所、新疆烏魯木齊職業大學秘書事務所、重慶城市管理職業學院同沁秘書事務所。

二、類型、性質、功能

依據高校秘書事務所的設立階段和承接業務的范圍，高校秘書事務所可以分為以下三類。

(一)內向型

它既是文秘專業學生校內實訓(習)的機構，又是面向校園提供秘書服務的學生團體，員工絕大部分是學生。它以“仿真”的秘書工作崗位和環境為背景，以學生為中心，采用分組輪換上崗操作的方式，通過角色扮演、完成任務驅動，讓學生體驗工作業務流程和企業真實管理過程。此類秘書事務所大多脫胎于秘書實驗(訓)室、校內實訓基地等傳統實踐教學載體，國內大多數處于初期探索階段的秘書事務所都屬此類。

(二)內外兼顧型

它在承載校內秘書專業教學、技能訓練的同時，通過向社會提供秘書服務贏得一定利潤，員工除了學生也會因業務需要抽調校內專職秘書或臨時聘用外來人員。它由內向型秘書事務所發展而來，開始進行社會服務功能的探索，兼顧校內實訓和校外服務。長沙民政職業技術學院、寧波城市職業技術學院、株洲職業技術學院等設立的秘書事務所都屬此類。

(三)外向型

它主要承接校外(社會)秘書事務，服務于社會團體和企事業單位，具備獨立的運營條件或法人資格，員工為專職(全職)，一般根據市場進行定價，屬于半營利性組織。它由內外兼顧型秘書事務所演變而來，是校企合作的產物，代表秘書事務所的成熟階段。溫州市市點秘書事務所麗水分公司就是此類事務所的典型代表，它由溫州市市點秘書事務所和麗水職業技術學院文秘專業共同組建，是全國首家校企合作正式注冊的秘書事務服務企業。目前，其他高校的秘書事務所還很少進入此列。

三、運行條件

人、財、物是保障事務所運行的不可或缺的資源條件。

事務所人員構成有三個層次：管理層、指導層、執行層。管理層一般為院領導、系主任，指導層一般為秘書專業骨干教師和校外企業專家，執行層主要為秘書專業優秀學生和外聘資深秘書。管理層一般較穩定，而指導層和執行層則會因事務所類型不同而有所差異，如秘書專業的骨干教師在非外向型秘書事務所中擔任指導角色，而在外向型事務所中則很可能直接承擔秘書服務。岳陽職業技術學院秘書事務所“在管理上由主管院長擔任所長、秘書系主任擔任辦公室主任，事務所員工由秘書專業骨干教師、外聘資深秘書及秘書系優秀學生組成”。寧波城市職業技術學院秘書事務所的專家指導中心由文秘專業教師、校外企業專家組成，人員規模根據工作任務設定。

事務所資金來源主要有：校內來源于學校資助、項目撥款；校外來源于企業贊助、捐助；事務所自身盈利。株洲職業技術學院綠葉秘書事務所規定秘書事務所經費來源為：捐贈；學院資助及校外機構資助；在核準的業務范圍內開展相應活動或服務的收入；專業建設經費；其他合法收入。事務所所需資金依其類型不同數量不一，不同階段(啟動、營運)所需資金也有所不同。內向型事務所因其依托校內已有的秘書實訓室和相關資源，學生提供秘書服務后，一般只發給少許報酬，因此所需啟動和營運資金少。作為獨立企業實體的外向型秘書事務所的最低注冊資本只需符合有限責任公司3萬元的標準，且可分期繳足。

事務所的主要辦公場所一般借用校內辦公室，一種是設于教師辦公區域(便于管理和指導)，另一種是設于專門的秘書實訓室之內(便于執行和操作)。具體的辦公面積據員工數而定，一般按職能和業務等進行布局。設備用品一般分為五大類：一是基礎辦公設備：辦公桌椅、會議桌、檔案柜等；二是辦公自動化設備：電腦、電話、傳真機、復印機、打印機、掃描儀、多媒體講臺、投影儀、音響等；三是辦公用品：紙簿類、筆尺類、裝訂類、歸檔用品、辦公設備專用易耗品等；四是生活用品：飲水機、茶葉、水杯、面巾紙等；五是業務涉及范圍內的其他特殊設備用品。

四、機構設置和業務范圍

高校秘書事務所多采用職能參謀式為主，委員會式為輔的組織結構形式。成熟的、規模較大的秘書事務所的組織機構較為健全，包含了三類機構，見圖1：

圖1 高校秘書事務所的機構設置

一般來說，領導和輔助機構較穩定，職能機構的設置則主要受到三方面因素影響：所在區域的秘書業務側重、高校專業資源特點、事務所自身具備的資源。國內一些高校如中南大學職業技術學院的商務秘書事務所就在探索一些特色服務機構(如商務談判、外文翻譯等)。內向型秘書事務所更突出職能機構，相對弱化其領導和輔助機構，表現為有的并未明確事務所委員會的地位，有的辦公室負責人事、培訓、財務、組織、宣傳等所有輔助管理事務。綠葉秘書事務所設立了秘書事務所委員會、專家指導中心、辦公室、人事部、宣傳部、業務部、市場部等部門。湖南商務職業技術學院秘書事務所下設所委會、綜合辦公室、宣傳與策劃部、市場拓展部、業務部、信訪部等六部門。寧波城市職業技術學院秘書事務所內設總經理辦公室、人事部、通聯部、業務部等部門。市點秘書事務所麗水分公司下設行政人事部、財務部、市場部、培訓部、檔案事務部、公關事務部、社會調查部等部門。

高校秘書事務所的業務分校內和校外兩大部，辦文、辦會、辦事三大類。湖南商務職業技術學院秘書事務所就明確了面向校內的業務范圍：完成校內各部門文檔管理任務；承擔學院主辦與承辦的各類會議、慶典活動；承辦校內各種學生社團活動的組織籌劃、社團成員的培訓講座等；承辦各類課件制作，各類文章的潤色修改、推薦發表等相關事務；策劃和組織各類等級考試及培訓事務。對外業務一般包括三類：一是辦公室環境布置與整理、文檔整理與編排、打印復印、收發傳真等辦公室日常管理事務；二是禮儀、家政、家教、勞務中介服務；三是會務服務、文案策劃、市場調研、職業技能培訓等。非外向型秘書事務所業務以一、二類為主。外向型秘書事務所的業務集中于第三類。就事務所整體而言，其服務范圍和對象以校內為主，校外服務發展緩慢，停留在層次相對較低的事務性業務和中介服務層面，業務開拓上也比較被動。

五、運營機制及組織建設活動

高校秘書事務所一般運營流程為：首先，通過輔助部門或業務部門接受任務，經指導教師或校外專家指導，分析情況并制訂方案；其次，經委托單位審核通過，組織實施；最后，由委托單位予以評價并總結。事務所以四大運營機制作為支撐。

一是領導機制。事務所接受學院黨委行政和系部的領導和管理，并服從文秘專業教研室的直接管理，一般實行集體領導和分工負責相結合的領導機制。凡屬重大問題及決策都由委員會集體討論，由會長決定有關重大事項，另外根據職能分工實行部長負責制。

二是人事機制。事務所優先選聘優秀學生和資深秘書，定期更新學生員工，實行崗位(部門)輪換、以老帶新，實現良好的循環。

三是監督考核機制。綠葉秘書事務所章程規定由辦公室對事務所的活動開展、財務、人員變更等情況進行檢查。依據值班、會議及活動出勤，結合平時表現與民主評議情況對負責人進行全面、公正的考評。《關于高職院校文秘專業成立校園學生秘書事務所之初探》一文中指出主要考評形式有：通過事務所定期召開經驗交流與總結大會進行考核；根據秘書國家職業資格鑒定標準進行考核；根據校內各相關部門領導或管理者的客觀評價進行考核；根據實習生的全面自評進行自主考核。

四是資金收入和分配機制。事務所按院系規定或依法協商進行收費，一般面向校內的服務可暫時考慮最低收費或免費，面向校外的服務可以根據行業、任務和要求的不同按勞計酬。宋湘綺等人認為“小型的日常事務可以按鐘點計算，中型和大型的如商務談判、會議會談、活動策劃等則可按場次和天數計算”。陳今認為可以“參照學生勤工儉學的標準訂立公開的收費標準，也可根據企業的經營規模及財力大小來支付”。《高校秘書專業創辦秘書事務所的探索》一文中指出：“從減輕創業壓力的角度出發，比較合理的薪酬方法是業務提成法，按團隊或部門業務績效的總量提取一定比例作為員工薪資。”具體來說，可以根據員工在服務過程中的表現，提取當次服務總報酬的20%～30%作為員工個人工資。其余的70%～80%主要用于維持日常機構工作的支出(辦公租金、日常用品開支、活動經費)、期末獎金、公共積累資金(指導老師費用、學科建設、改善教學環境)等。

組織建設活動應著力于培養員工綜合素養，以有利于塑造事務所的良好形象并擴大影響，擔負著構建事務所核心價值及組織文化理念的重任，但目前關于此方面的集中論述較少，組織建設活動方式可以概括為：(1)依托事務所成立學生秘書協會；(2)定期組織員工到實訓室、圖書館、機房等場所進行學習和交流；(3)邀請校外文秘專家做專題講座、技能培訓；(4)組織成員到校外參觀見習、拓展訓練；(5)組織秘書節慶典活動；(6)組織秘書職業技能大賽；(7)制作發行秘書事務所有關期刊、宣傳單、海報等。

綜上所述，關于高校秘書事務所的研究目前還處于現狀描述和經驗總結階段，缺少針對服務對象的第一手調研資料、對現狀的深層次剖析和發展對策建議，鮮少涉及一些關鍵問題，如事務所運營的主要影響因素和發展瓶頸，如何擴大宣傳和開拓業務，如何保障扶持力度和執行力度等。只有解決了這些難題，高校秘書事務所才能形成鮮明特色，提升核心競爭力，才能經受住時代考驗，步入科學發展之路。

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