新建本科院校加強教學檔案建設的思考

程燦華

（梧州學院，廣西梧州543002）

新建本科院校加強教學檔案建設的思考

程燦華

（梧州學院，廣西梧州543002）

從教育部頒發的《普通高等學校本科教學工作水平評估指標體系》來看，每個項目都需要有教學檔案來體現。新建本科院校“升本”5年后進行教學水平評估，教學檔案建設極其重要，要加強教學檔案建設，才能確保評估的順利進行與達標。

新建本科院校；教學檔案；教學評估

隨著我國高等教育大眾化戰略的深入實施以及地方經濟社會的快速發展，20世紀90年代后期以來，一大批專科學校或獨立或由幾所學校合并，升格成為本科院校，這類高校被稱之為“新建本科院校”。如何適應角色的轉變，加強教學檔案的建設，服務于教學和師生，服務于“升本”5年后的評估建設。筆者結合從事教學檔案管理工作的經驗進行如下分析與反思。

1 新建本科院校教學檔案建設的重要性和必要性

1.1 教學檔案建設是新建本科院校教務管理工作的核心

新建本科院校要盡快由高職高專教育向本科教育轉變，達到本科教學水平要求。在這個轉變過程中,新建本科院校要加強自身建設，提高學校的硬件及軟件水平，發揮地方優勢，突出地方辦學特色，累積辦學經驗，達到本科院校的辦學條件等。所有這些，必須通過教學檔案來體現。教學檔案是一所高校在教學、科研及各項教學活動中形成的、具有保存價值的、并按一定歸檔制度集中保管起來的文字材料、圖表、錄音、錄像實物等教學文件材料的總稱。它能完整、準確、真實地反映教學管理的全過程。教學檔案管理是新建本科院校學校管理工作的一個重要組成部分，是學校管理工作的一種工具和手段。所以，教學檔案收集是否規范齊全，對新建本科院校學校綜合檔案的形成有著十分重要的作用。

1.2 教學檔案建設是新建本科院校“升本”后5年建設評估的重要憑證和依據

2004年教育部印發《普通高等學校本科教學工作水平評估方案（試行）》的通知中提出了對高校本科教學工作水平進行評估的指標體系，其中有一級指標8項，二級指標19項及44個觀測點，分別從學校的辦學指導思想、師資隊伍、教學條件與利用、專業建設與教學改革、教學管理、學風、教學效果和特色項目八個方面來考查學校的辦學水平[1]。其中在一級指標“教學管理”的評估指標和等級標準中，“A”級標準明確要求“管理制度健全，執行嚴格，效果顯著”，這實質上是對教學檔案管理提出了標準化的要求，要有各類齊全的教學文檔可查證。新建本科院校“升本”后5年評估以此為標準，貫徹“以評促改，以評促建，以評促管，評建結合，重在建設”的原則，轉變角色，做好教學檔案建設。完整的教學檔案是高等學校教學管理規范化的基本要求。科學、系統、規范的教學檔案對正確評估辦學水平，研究教學及其管理規律，促進教學改革，提高教學質量，有著十分重要的作用。

2 新建本科院校教學檔案建設中存在的問題

2.1 教學檔案管理規范化程度較低

新建本科院校在教學檔案管理上很大程度還處于過去高職高專的經驗性階段，規范化程度較低。一是大多數新建本科院校特別是二級學院（系、部）沒有正確的教學檔案管理觀念，不重視教學檔案管理工作，許多二級學院（系、部）沒有設置專職教學檔案管理人員，教學檔案資料均由各學院（系、部）資料室人員或教學秘書代管。這些兼職教學檔案管理人員，對教學檔案工作的重要性認識不足，對教學檔案材料的收集不及時、不主動，甚至被動等待，導致教學檔案材料不齊全、不完整、不系統，甚至會造成在教學評估中因丟失材料而緊張補救的被動局面。二是教學檔案管理制度不健全，缺乏有效的管理機制。學校只是大致規定了一些需要歸檔材料的內容，沒有明確規定歸檔的時間、要求和獎懲措施，即使有些學校規定了歸檔時間和要求，但由于沒有監督機制和獎懲措施的制約，只是流于形式，難以落實。三是歸檔范圍的內容過于抽象，教學檔案材料的形成對象和移交對象不夠明確，導致了部門之間相互推諉責任。四是沒有教學檔案利用的保障機制，教職工借閱、傳閱教學檔案比較隨意，既不妥善保管也不及時歸還，從而造成教學檔案資料流失，不利于教學檔案的開發利用。

2.2 教學檔案管理信息化程度偏低

當今人類社會正步入一個利用計算機和網絡技術數字化的全新時代，電子化教學檔案信息已日益成為信息服務的重要媒體，相比之下，新建本科院校教學檔案信息化管理手段滯后。一方面，教學檔案由于涉及的專業多、課程雜、范圍廣、內容繁、工作細，各教學部門若缺乏整體規劃，各行其是，各自為政，將造成全校在教學檔案管理、數據查找、資料共享等諸多不便。另一方面，隨著高等教育的快速發展，教學活動中產生的教學信息以及對這些教學信息的需求也快速增長，傳統的教學檔案管理模式和手工操作方法已經遠遠不能適應這樣的形勢。

2.3 教學檔案的應用價值體現不充分

教學檔案的應用價值主要體現兩個方面：一是在教學評估工作中,教學檔案材料作為重要的評估材料,是衡量新建本科院校教學水平、教學質量等是否符合本科院校教學水平的重要標志；二是在日常教學管理工作中,教師可以通過查詢教學檔案、利用教學檔案進行深化教學內容、改革教學方法和手段。但傳統的教學檔案管理方法手段落后,主要通過手工操作,以紙張、案卷為載體進行收集、歸檔、檢索等,教學檔案收集不及時不完整、整理不規范,教學檔案數字化水平低,難以充分實現教學檔案的應用價值。

3 新建本科院校加強教學檔案建設的對策

3.1 加強教學檔案建設工作的領導，建立健全組織機構

新建本科院校服務于教育大眾化的要求，招生人數越來越多，教師年輕化凸顯，為此，在加強和完善過去校級教學檔案管理制度的基礎上，要建立二級學院（系、部）檔案管理機制。

3.1.1.各二級學院（系、部）要確定分管教學檔案建設的領導，投入一定的經費，成立二級學院檔案室，確定專、兼職檔案管理員負責學院（系、部）教學檔案歸檔。

3.1.2.把二級學院（系、部）形成的教學檔案分成兩個部分：一部分按學校檔案室（館）要求移交歸檔，另一部分按教學評估要求存放二級學院（系、部）檔案室，并編目管理。

3.1.3.二級學院（系、部）要把教學檔案管理列入本學院（系、部）議事日程，列入專職、兼職檔案員的崗位職責，以改變教學評估時緊張應付的狀況，解決評估材料準備工作周期長、難度大的矛盾，以便從容應對。

3.1.4.學校的檔案部門要承擔業務指導和監督的職責，負責對二級學院（系、部）教學檔案建設工作進行系統化、專業化的指導，定期進行檢查、考核，引導二級學院（系、部）檔案管理向制度化、規范化方向發展[2]。

3.1.5.要充分發揮各級黨政組織對教學檔案工作的領導作用，做到教學檔案工作有人管、有人抓，確保教學檔案工作認識到位、任務到位、時間到位、責任到位，使教學檔案管理工作真正落到實處。

3.2 加強教學檔案資源的開發力度，提升教學檔案工作的效能

3.2.1.加強教學檔案信息化建設，建立一套完整的院系電子教學檔案系統，有效地整合各部門的教學檔案資源，使學校教學檔案管理實現信息化、規范化、現代化。所以，教學檔案建設要改變傳統的手工操作方式，采用現代化手段，實現教學檔案由單一的紙質檔案拓展為紙質檔案為主、兼顧電子檔案和其他載體檔案，有計劃、有步驟地進行教學檔案數據化工作。

3.2.2.隨著在高校中OA系統、網絡及電子郵件的應用，許多教學管理類的工作都通過網絡進行，對這些管理類的文件應安排專門人員進行網絡整理，這部分教學檔案可以系統地歸類并數字化。對于教學類文件檔案，應加強教師計算機應用、網絡應用的能力，盡量把教師的教案、教學方法手段、教學大綱等內容數字化，既有利于教師、學生通過網絡共享資源，同時也提高了教學檔案數字化水平。教師和學生可以通過網絡，最大程度地達到教學資源共享，使教學檔案資源發揮其應用價值最大化，為提高年輕教師的教學科研水平提供強有力的支撐平臺。

3.2.3.可以利用系統軟件，對學生的學籍信息、課程信息、考試成績等教學檔案資源形成數據庫，從而達到數字化管理。教學檔案管理工作作為一種動態的存在方式，要考慮到它與教學管理方面的相互作用，根據國家的有關檔案法規和學校實際情況，制定和適時調整教學檔案的各項管理制度，讓二級學院（系、部）統一實施，實現統一規范化。

3.3 加強檔案意識，建立穩定的教學檔案管理人才隊伍

3.3.1.選拔和配備有過硬的思想政治素質，熟悉并熱愛檔案管理，工作細心、認真負責的人員擔任專職或兼職教學檔案管理員，實行教學檔案管理崗位責任制，做到人在其崗各負其責。教學檔案管理人員的素質直接關系到檔案工作質量的好壞。一個單位檔案工作的優劣完全取決于檔案人員本身的素質。因此，檔案人員要充分認識教學評估在教學工作的中心地位、教學改革的核心地位和教育優先發展的戰略地位，感悟到自身的責任重大，從而加強學習與研究，加強計算機技術的運用，勇于創新，以服務教學中心為已任，發揚敬業愛崗、艱苦奮斗、團結協作精神，為教學工作提供有效服務。

3.3.2.加強對教學檔案管理員的培訓教育，不斷提高思想政治理論和業務素質。一是在政治思想上樹立高度的工作責任心和良好的服務意識。二是在業務知識上，具有較強的檔案價值鑒定能力，加強檔案管理技術、自動化操作能力的訓練。三是讓檔案管理員“走出去”，到一些高校深造檔案專業知識，或是參加國家、省、市級組織的各種檔案和信息化知識培訓班，到教學檔案搞得好的高校參觀學習取經，通過多種途徑提升檔案管理員的專業水平[3]。

3.3.3.加強對教學檔案管理員的人文關懷。一是學校、二級學院（系、部）領導要每年深入基層了解教學檔案收集情況和及時解決存在問題。二是顧及檔案管理員的專業方向，不要使其兼職過多而專業方向不明。三是提高檔案管理員的工作待遇，在檔案管理員申報檔案管理的專業技術職稱上給予傾斜；四是每年進行一次教學檔案管理單位、人員的評優工作，在精神上和物質上給予獎勵。

總之，教學評估和教學檔案是相輔相成、辯證統一的，一方面教學評估依賴于教學檔案，另一方面教學評估又可以促進教學檔案的建設。新建本科院校要很好地迎接“升本”后5年評估，要轉變思想觀念,求真務實，建立一支穩定的教學檔案管理人才隊伍，不斷增強檔案管理人才素質，積極做好各項教學評估的教學檔案的建檔工作，推進教學檔案管理的規范化、信息化和現代化，充分發揮教學檔案服務于教學評估、師生員工的教學和科研功能。

[1]教育部.普通高等學校本科教學工作水平評估方案（試行）的通知[Z].北京:教育部辦公廳,2004．

[2]王亞佩.高校教學評估與教學檔案建設的思考[J].浙江萬里學院學報,2006(6):121-123．

[3]程燦華.加強高校教學檔案的建設與管理[J].梧州學院學報，2008(6):97-102.

G275.3

A

1673-8535(2013)03-0047-04

程燦華（1963-），女，廣西梧州市人，梧州學院圖書館館員，研究方向：檔案學。

（責任編輯：高堅）

2013-03-06