如何實現檔案館的數字夢

曹曉麗（如東縣檔案館，江蘇如東，226400）

數字檔案館與傳統檔案館相比，在服務方式、管理手段、服務質量、利用效能等方面有著明顯的提高，其社會功能得到了進一步延續和發展。構建有中國特色的數字檔案館，是我們檔案人的“中國夢”。如何實現檔案館的數字夢？作者通過10多年的實踐，并結合本地數字檔案館建設的實際情況，提出了建設數字檔案館應該從國情、地情出發，堅持實事求是、循序漸進，實現科學發展。

一、數字檔案館的主要特征

數字檔案館是具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。主要有以下三方面的特征：

第一，數字檔案館是數字化檔案存儲的地方。檔案館通過多媒體、數據庫和網絡技術等手段，將館藏各種載體的檔案進行數字化處理，建立數字化檔案信息資源庫，是數字檔案館建設的一項重要任務。

第二，數字檔案館是各立檔單位文件資料信息處理的中心。由于各立檔單位的職責分工不同，形成了各種數據庫，它們都是社會管理的基礎數據信息，如國土資源庫、人口統計數據庫、金稅數據庫、人力資料數據庫等。又由于他們使用的管理系統不同，各立檔單位的文件資料只有向數字檔案館移交，進行信息處理，才能讓這些文件資料信息形成共享信息，發揮更大的作用。

縣檔案局與立檔單位協調檔案信息處理情況

第三，數字檔案館是滿足社會各界利用信息需求的知識庫。數字檔案館構建的開放檔案數字平臺，利用數字檔案館豐富多彩的信息資源，滿足社會需要。不管是傳統檔案館數字化的館藏，還是近期采集的現行文件和行業專業數據庫等，不管是語音、視頻、還是圖形、圖像，它們都是一個以檔案信息為核心內容的社會綜合信息資源庫，能滿足社會各方面對檔案信息資源的需求，是關乎國計民生的超大規模的戰略性知識庫。

二、數字檔案館建設的目標

第一，數字檔案館不是簡單地對館藏資源進行數字化，而是一種網絡環境下檔案信息資源的整體處理模式。“數字”一詞強調數字檔案館在網絡環境中所處的數字化生存狀態和環境。除了數字檔案資源外，它還包括與之相適應的管理手段、職能實現與服務方式的數字化。

第二，數字檔案館不是簡單地將檔案館工作計算機化，而是成為辦公自動化系統、計算機輔助設計和管理系統、公共信息數據管理系統等更為廣闊的大系統的組成部分。

第三，數字檔案館不是簡單意義上的在傳統檔案館基礎上開通網站，而是一個與軟件工程、網絡工程、計算機工程、信息組織工程有著密切聯系的系統工程。它涉及到一系列標準規范及法規的制定與推行、軟硬件基礎設施構建、應用系統開發、數字資源建設、人才隊伍培養等方面的內容，具有深層次的功能。

第四，數字檔案館不是封閉的檔案館信息網絡，而是由分布式文件、檔案數字資源構成的具有強大服務功能的跨機構、跨地域的信息系統。它在網絡環境中為用戶建立起一個更廣闊、更開放的信息共享平臺。

第五，數字檔案館不是紙質實體的簡單替代，而是“無紙時代”到來的歷史必然。在“無紙時代”，紙質檔案如同石刻、甲骨、竹木簡一樣，被作為珍品精心保存。這正是檔案信息載體由粗糙到精細，由小容量到海量存儲，由移動不便到全方位、寬領域、全球性便攜共享，由表現力較弱到越來越強，使數字檔案館成為歷史之必然。

三、數字檔案館建設的措施

數字檔案館的建設內容包括數字檔案館建設總體規劃、基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設六個方面，是一個龐大、復雜的系統工程，必須按科學的原則進行：統籌規劃，聯合共建；統一標準，資源共享；需求牽引，突出特色；科學系統，安全保密。

在時代大背景下，一方面檔案工作必須沖破封閉被動的局面，積極適應數字時代檔案管理的機遇和挑戰，最大限度地發揮其“文化傳播、文化教育傳承”“社會服務效用”等功能；另一方面必須從本國、本地區的實情出發，轉變服務方式、政府職能。首先，通過辦公自動化，做好黨政辦公系統、政府信息公開、現行文件利用、黨務公開等電子文件管理以及檔案信息化、館藏數字化等工作；其次，在做好基礎性業務工作，穩定根基的基礎上，逐步形成檔案信息資源管理的一套科學的理論與方式，邊實踐，邊總結經驗、吸取教訓，不斷積累和完善檔案信息化的各項工作成果，使之日漸規范化、科學化；第三，要通過較長時期的努力，逐步縮小與發達國家檔案館數字化的差距，根據實際情況結合國家檔案館實際，對條件成熟同時具備開發利用價值的檔案館進行數字化建設，不可急于求成、相互攀比、一哄而上地盲目發展。

我們應緊密結合當前百姓廣泛的現實利用需求，對大家最關心、最直接、最現實的民生問題，比如教育、就業、社會保障、醫療、住房、生態環境、食品藥品安全、社會治安、執法司法等，從社會所急需的檔案文獻入手，優先選擇有需求、有特色、有基礎、易見成效的項目，切忌盲目上馬。這樣，堅持從應用的角度選擇，做到循序漸進，實現滾動式發展。

另外，數字檔案館的信息資源建設一定要突出個性特點，注重挖掘自身的專業特點和地方特色，盡量不與其他館的數據重復或雷同，以保證數字檔案館的整體質量與效用。

檔案掃描加工現場