高校人事檔案管理的問題及對策分析

【摘 要】人事檔案主要是由人事、組織等部門在培養、選拔和使用人員的活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎懲等方面的原始記錄，是人事管理與開發的重要依據。本文結合高校人事檔案的特點，分析了高校人事檔案管理中存在的問題并提出了對策。

【關鍵詞】人事檔案管理 高校 對策

一、高校人事檔案管理

（一）人事檔案管理

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織等部門在培養、選拔和使用人員的活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎懲等方面的原始記錄。

人事檔案管理是管理人事檔案并提供檔案和檔案信息為用戶服務的工作。人事檔案管理的主要環節包括收集、整理、鑒定、保管、編目（檢索）、編研、利用服務和統計。我國人事檔案管理實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。

（二）高校人事檔案管理

高校人事檔案管理是高校人事管理的基礎工作，是高校教學、科研、職稱評定、考核任用干部的重要依據。

高校人事檔案管理的對象是高校教職工檔案。而高校教職工作為一個非常特殊的社會群體，具有與其他任何社會群體不同的特征。高校教職工的一個顯著特征就是受教育背景差別巨大。這種背景差異不僅體現在學歷層次上，也體現在受教育文化背景上。高校不僅擁有只有小學畢業等初級文化程度的工勤人員，也有研究生畢業的教師和管理人員。可以說，任何一種類型的學歷層次，都能在高校中找到。另外，不少高校教師和管理人員都有海外留學背景。這種受教育背景差別巨大，導致了高校教職工工作業績差別巨大，并使得由此所產生的檔案資料更為復雜多樣。

同時，伴隨著我國高等教育事業的快速發展，高校教職工達到了前所未有的數量。高校教職工接受繼續教育、公派出國、職稱晉升、干部選拔等活動也日益頻繁，使得他們的人事檔案資料頻繁變動。面對著復雜多樣并且變動頻繁的檔案資料，人事管理部門每次都必須進行鑒別和整理，工作非常繁重。

二、高校人事檔案管理工作的問題

（一）人事檔案管理的重要性認識不夠

長期以來，一些高校領導比較輕視人事檔案管理工作，對人事檔案管理工作不聞不問。他們認為人事檔案管理工作是單位的支撐服務性工作，不是單位的主要工作。只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。

（二）人事檔案存在嚴重的斷檔和人檔分離現象

隨著社會的發展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變為“社會人”。很大一部分“社會人”的檔案并沒有隨之流動，造成了嚴重的斷檔和人檔分離現象。檔案存于原工作單位，由于人才的流出，原單位檔案管理人員不再對此人的檔案進行更新，流出后的工作經歷一片空白，就存在了斷檔現象。一些單位將人才引進后，很少去查看求職者的檔案，用人單位也基本是以個人的實際業績來考評員工。而人事檔案掛在人才市場，但是檔案內容并沒有更新。另外許多單位對檔案沒什么要求，棄檔不用的人員也越來越多。

（三）人員配備不足

目前大部分高校僅配備1～2人的人事檔案管理人員。既要維持大量借閱、查詢、日常維護工作，又要做好檔案資料的收集、整理、分類、編目、排架、電腦輸入、編研工作，導致了檔案人員工作量過大。又因為很多高校的人事檔案管理人員是由人事部門的工作人員兼任的，專職檔案員很少，具有檔案專業技術資格的專職檔案管理人員則更是鳳毛麟角。在這種狀況下，工作中的錯漏也難以避免。

（四）人事檔案管理的信息化程度不高

隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，檔案管理信息化程度也在不斷提高。但由于缺乏具有現代化管理知識和先進管理技術操作技能的檔案管理專業人才，工作效率低下，準確性差，與高校人事檔案管理信息化程度的要求仍相距甚遠。

三、高校人事檔案管理工作的對策

基于以上高校人事檔案管理中的問題，我覺得應從以下幾方面入手進行改進：

（一）管理體制改革，實現管理模式科學化

當前各單位部門的人事檔案管理體制的本質就是各個不同群體間權力作用和利益的分配，構成了一個自上而下的權力利益體系，維持著單位的日常運作。在高校人事檔案管理上，高校應該實現檔案管理的垂直領導，實現集中領導與分層管理相結合，責權利分明，提高了辦事效率。

（二）提高人事檔案管理人員的專業素質

人事檔案管理工作是一項專業性非常強的工作，對于職業素質要求很高。人事檔案管理員不是兼職的人事管理人員，也不是解決引進人才配偶的“自留地”。一方面要大力引進各類檔案管理的專業人才，另一方面要提高人事檔案管理人員自身職業道德、職業技術素質，增強責任心。人事檔案管理人員必須認真整理，細致鑒別，做到取之有據。

（三）加強人事檔案管理現代化和信息化建設

檔案管理人員不僅要充分利用現有人事檔案信息管理系統和人事檔案數據庫的技能，還要利用計算機進行人事檔案信息管理系統的二次開發，完善人事檔案信息管理系統的功能，提高人事檔案信息管理系統的使用性能。現在高校人事檔案部門使用的數據庫管理系統多用FoxPro，作為數據庫管理軟件在單機狀態下應用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統，它已經無法滿足發展的需要，應該選擇適用于多種操作系統、多種硬件平臺的具有多用戶、多任務和能在網絡環境下運行，具有客戶機/服務器結構的數據庫管理系統，如Oracle、Sybase、微軟的SQL Server等。

總之，高校人事檔案管理除了保管好人事檔案的同時，還要大力發揮人事檔案的利用價值。管好用好高校人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。我們應該在新的時期充分發揮其作用，讓人事檔案管理工作更好地為高等教育發展服務。