信息化背景下高校學生檔案管理工作的新發展

[摘 要] 隨著信息化在高校的不斷普及，不但對于高校的教學來說是非常有幫助的，對于高校學生的方案管理工作來說也是非常必要的，為了能夠更好地對高校學生檔案進行管理，就要認真分析現在高校檔案管理方面存在的問題，并為之找出合理可行的解決辦法，只有這樣才能促進高校學生檔案管理工作的發展。

[關鍵詞] 信息化；高校學生檔案管理；問題；措施

一、以往高校學生檔案管理工作存在的問題

1、缺乏必要的制度保證

任何新的技術或者是新思想的形成都是需要一定的基礎的，同樣信息化技術在高校學生檔案管理管理中的推行也是需要一定的制度基礎的，現在高校管理學生檔案缺乏一定的標準，有的分配給相應的院系來管理，還有的就是把整個學校的檔案都放在一起，學生的檔案管理工作實際上缺少一定的專門的管理部門，標準不一的管理形式，管理制度缺乏必要的標準，既沒有相關的部門的保證，也沒有相關人員的定額配置，檔案管理工作的績效、考勤、人員晉升等工作都不是很到位，由于缺乏必要的制度保證使得高校的學生檔案管理工作不具備實行信息化的制度保證，既提出不了必要的場所設備，也提供不了專業的人才，也沒有相應的人事管理制度做配套，學生檔案管理的效率也無從保證。

2、管理方式比較陳舊

由于沒有領導的重視，使得高校這個事業單位的改革無法得以進行，致使學校的學生檔案管理活動仍然比較陳舊，管理的手段還是以手動方式為主，造成了檔案管理人員大量的時間和精力都在進行調閱檔案資料的過程中，大大影響了工作效率，以信息化技術為基礎的新型的檔案錄入方式因為缺乏必要的引用渠道和認知，導致高校學生檔案管理非常低效。

3、缺乏必要的設備

現在高校學生檔案管理方面缺乏必要的計算機、掃描機等相關的設備基礎，使得信息化檔案管理工作沒有物質基礎。這和學校的資金投入比例方面有著很大的關系，同時也和現在的高校的擴招和基礎設施建設占用了大量的資金有關，使得高校在采購必要的設備方面存在著相應的困難。

4、缺乏專業的人才

信息化的管理方式的建立，需要專業化的管理人才，但是目前在高校的檔案管理工作上面人員一般都不專業，真正的檔案管理專業的大學生的數量相對較少，而很多都是年齡比較大的管理人員，這對于信息技術的普及也存在很大的制約。

二、信息化背景下高校學生檔案管理工作發展的趨勢

1、建立新的管理制度

為了能夠讓信息技術在高校進行推廣，就需要教育部門以及高校對高校學生的檔案管理工作進行必要的制度，其中不但要包括檔案管理的場所、人員、考核、升遷、管理方式等，還需要對技術的更新方面進行必要的規定，要形成一種相對完整的管理體系，并且能夠及時對信息化技術進行及時的更新。

2、思想時代化

信息化技術的發展對于我國社會經濟的發展來說是有目共睹的，但是在高校學生檔案管理方面卻沒有能夠看到其對于高校的影響，這主要是存在資源在社會的各個部分的影響程度相對來說并不一致，這可能是信息化技術在高校學生檔案管理方面的滯后現象，但是這都是現實的，隨著學生檔案管理工作越來越復雜，要求越來越高，高校的檔案管理部門就會產生加快檔案管理動作的效率的要求。而這就會逐步解放人們的思想，高校學生檔案管理工作沒有被重視，不重視縱然是一方面的因素，但是社會資源調節的不一致性也是其重要的原因，隨著人們對于檔案工作緊迫性的認識不斷加強，在高校檔案管理工作方面思想的解放將很快出現。

3、管理方式科學化

隨著計算機通訊技術的發展，相關先進的技術設備的不斷更新，信息化的檔案管理方式將逐步在高校間進行，并且同樣伴隨著人們認識水平的不斷提高，對于信息化的認識不斷深入，其對于信息化工作方式的了解也越來越深投入，對于在錄入檔案、歸檔、分類、編碼、檢索方面信息化所發揮的變革性的作用面前，就能夠激發檔案管理人員的學習興趣，一方面促進了檔案管理人員相關業務水平的進步，另一方面提高了高校學生檔案管理水平。

4、基礎設備齊全

資金和人才的大量流入，相應的設備也會逐步的完善，由于適合高校信息化、科學化的發展目標，更多的高校會為高校學生檔案管理信息化工作投入更多的精力，相應的計算機的添置、掃描儀器等儀器也會隨著信息化管理技術的不斷完善而進入到高校學生檔案管理工作中去，更大程度地提高高校學生檔案管理工作的信息化水平。

三、總結

高校學生檔案管理信息化是一個高校檔案管理工作發展的一個趨勢，只有充分看到以前我們高校學生檔案管理工作中存在的問題，我們才能進一步分析高校學生檔案管理工作的發展趨勢，以此為相應的發展趨勢而做出相應的準備，早日促進高校學生檔案管理工作的新發展，使高校學生檔案管理工作更加效率、科學。

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作者簡介：羅金艷（1978—），女，仙桃職業學院學前教育系教師，畢業于湖北大學漢語言文學專業，研究方向：高校學生檔案管理。