淺談航道檔案管理的作用及其信息化意義

摘要：在當今航道系統中，檔案管理正逐步發揮著越來越重要的作用，有效的檔案管理，保證了整個航道系統的良性運轉。然而，傳統的文件管理模式存在自身缺陷，已經不能滿足現代化的檔案管理需求。該文討論了新的信息技術，特別是數據庫技術在現代航道系統的檔案管理中的意義。

關鍵詞：檔案 數據庫 管理

中圖分類號：U612.32文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）01（b）-0-01

在現代化航道建設以及船舶生產過程中，會產生大量檔案數據文件，記錄了工程建設、行政管理、設備維護等各種類型的信息。典型的檔案文件包括。

1）文本檔案，例如各類審批文件、協議合同、工程設計技術報告、材料清單、設備說明文檔、設備維護記錄、會議記錄、質檢記錄、項目驗收報告、檢驗證書等；

2）圖片檔案，例如工程設計圖紙、模型圖、施工圖、竣工圖、設備圖冊、工具圖紙等；

3）視頻檔案，例如宣傳廣告、項目驗收報告視頻等。這些海量數據，為設備及人員管理、項目立項及驗收等提供有力的信息和技術支持。而有效地管理和維護各類檔案文件，將關系到航道系統的正常運轉，設備的妥善維護，以及經濟效益的最大化。

1 有效的檔案管理的意義

1.1 有效的檔案管理保證航道系統正常運轉

當前航道系統發展迅速，且各部門職責明確，分工清晰，專業性強。有效的檔案管理，包括各類文檔的分類保存，能保證各部門之間的相互協調與合作，并且為整體的運轉提供信息依據。

1.2 有效的檔案管理為工程建設提供技術支持

航道和船舶工程建設，需要大量的設計和技術文檔，這些技術文檔，包括工程設計圖、設備說明文檔等，是工程項目順利進行的基礎，而有效的組織和管理這些技術文檔，不僅能夠為各部門提供必要的技術支持，而且能顯著的提高工程效率。

1.3 有效的檔案管理保證設備的正常維護

在航道系統的運營中，各種設備的零部件不可避免的會出現損耗和故障，這個時候，及時的發現故障并更換零部件，對于整個系統的正常運作，意義重大。

2 傳統檔案管理模式的不足

傳統檔案管理，通常采用文件系統管理模式。在信息科學中，文件系統是指操作系統中用來管理輔助存儲器上數據的子系統，通常情況下，各種檔案文件單獨存在，根據具體應用進行儲存和管理。而文件系統具有如下缺點。

2.1 檔案數據共享性差，冗余度大

相同的數據集合在不同的系統中使用時，經常需要重復定義和重復存儲。例如，生產部門會保存各種生產設備的使用記錄，而這些設備在維修部門也會有相應的記錄，其中所用到的設備信息很多都是重復的。相同的數據不能被共享，就會造成數據冗余。

2.2 數據不一致

由于相同數據的重復存儲、單獨管理，給數據的修改和維護帶來了困難，容易造成數據不一致。例如，上述的維修部門對生產部門信息進行了修改，而生產部門沒有修改維修部門的相應信息，結果造成了同一個生產設備信息的兩個副本不一致。

2.3 數據獨立性差

由于檔案文件與具體的應用聯系緊密，如果檔案文件的結構發生改變，必須修改相應的應用的數據處理方法。

2.4 數據結構化程度低

在文件系統中，檔案文件之間是孤立的，從整體上看是無結構的，沒有反應現實世界事物之間的內在聯系，所以很難對數據進行合理的組織以適應不同應用的需要。

基于以上分析，傳統的檔案管理模式已經不能適應現代化的檔案管理需求，而數據庫系統，憑借其自身的優勢，在現代化的檔案管理中，逐步表現出其重要的作用。

3 現代化數據庫技術在檔案管理中的作用

隨著現代化信息技術的發展，數據庫技術已經逐步成熟，并成為自動化辦公系統中不可或缺的一部分。數據庫技術的功能及其在檔案管理中的作用如下。

3.1 數據庫技術保證完整信息和通用功能

數據庫系統能夠存儲每個文件的結構和格式，這些信息是為所有應用而設計。因此，不管是行政部門還是生產部門對檔案數據的應用，數據庫管理系統都能夠相應的提供數據管理服務。數據庫的這種通用性，抽象了所有檔案文件數據，便于檔案數據的統一存儲和統一管理。

3.2 數據庫系統能夠提供檔案數據的不同視圖

現代化數據庫技術能夠支持很多不同的應用和用戶，不同的用戶或者應用對數據會有不同的顯示要求，即不同的視圖。數據庫系統能夠提供定義、維護和操縱視圖的機制，使得查詢結果能夠適應不同的用戶或者應用的需求。

3.3 數據庫系統能夠控制冗余，支持數據共享

如前所述，在傳統檔案管理模式中，檔案數據會出現很多冗余，而數據庫系統可以根據所有用戶的管理需求，綜合考慮所有視圖，并集成為一個邏輯模式，這樣，即使是不同的應用，系統都可以調用唯一的存儲數據，并提供相應視圖，這樣即可避免冗余。同時，正因為數據的存儲獨立于具體的應用，數據庫系統允許多個用戶或者應用同時訪問相同的檔案數據，并提供并發控制機制，由此保證數據共享。

3.4 數據庫系統提供數據恢復機制

數據恢復機制在檔案管理中起到非常重要的作用。數據庫系統具有一個系統恢復子系統，該子系統保證了數據庫的正確性，即使在系統發生硬件或者軟件故障時，也能夠及時將其恢復到正確狀態。

4 應用數據庫技術時需要注意的關鍵點

盡管數據庫技術能夠有效提高檔案管理的效率，當前檔案管理模式仍然是采用了傳統的文件系統模式，在由傳統模式過渡到信息化模式的過程中，有些關鍵點需要注意。

4.1 不同類型數據的整合

由于數據庫技術需要所有數據電子化，因此所有的文本、圖片和視頻數據都會首先轉換成電子文件，這樣就涉及到不同類型的數據的整合和歸類，并且需要數據庫系統提供多媒體視圖支持。

4.2 重要原始文件的保存

由于數據庫中的部分檔案數據是從原始文件轉換而來，比如紙質文檔和設計圖紙，這些原始文件也有著非常重要的參考價值，因此，有時候重要的原始文件需要妥善保管，并和數據庫中數據的組織結構相對應。這樣，如果數據庫中的數據發生了損失，這些原始文件就能起到很好的恢復參考作用。綜上所述，有效的航道檔案管理意義重大，而在現代化的檔案管理模式中，信息化技術能起到非常重要的作用，能夠有效的提高管理效率，并極大的提高經濟效益。將信息化技術應用到檔案管理中，是當前不斷增長的生產和發展的需求，也是未來檔案管理模式發展的趨勢。

參考文獻

[1]檔案管理學[M].1版.中國機械工業教育協會，2003.

[2]數據庫系統原理[M].2版.電子工業出版社，2004.