關于事業單位檔案管理信息化的建設與發展的探討

摘 要：檔案管理信息化建設作為目前事業單位檔案工作中的重點，隨著檔案管理模式轉型的不斷推進，提升信息化管理對事業單位檔案工作的優化作用進一步明顯。與傳統的事業單位檔案管理方式相比較，這種新型的檔案管理方式為事業單位的檔案管理工作提供了更加便捷、高效的工作方式，同時也簡化了檔案的管理流程。因此，事業單位檔案管理人員應認識到檔案管理信息化的必要性，并能夠在此基礎上創新檔案管理意識。

關鍵詞：檔案管理；信息化；重要性

1 引言

隨著社會經濟的發展，網絡信息化已經發展到各個領域中，人類進入一個信息化的時代。信息化時代的到來意味著各行各業的發展離不開網絡的輔助作用，信息化應用對工作效率的提高、生產力水平的提升也有很大的影響。

在信息化產物沒有應用到事業單位的時候，事業單位的檔案規整主要靠人工完成，對于文案工作量較大的事業單位，人工工作的效率和工作質量難以達到事業單位的需求，導致許多工作滯后，由于工作量的龐大，工作人員又是有限的，就導致工作的質量難以得到保障。在信息化產物滲透到各行各業之后，不僅可以幫助事業單位更好的發展，也能夠幫助事業單位節省工作時間，提高工作效率，工作人員可以在少量的時間內完成工作，并能保障工作的質量。通過采用計算機對事業單位的檔案加以管理，可以對檔案進行網絡收集，在管理的過程中，可以不受時間和空間的限制，這就打破了傳統的依靠各部門或向上級匯報的方式。在文檔儲存方面，通過電子文檔儲存檔案各方面工作人員對資料的查詢，也有利于對重要文檔進行備份處理，以此來保護重要的數據資源，同時也有利于節約工作人員的查詢時間，通過電子文檔的關鍵字、索引進行編輯，可以實現檔案的快捷查詢。由此可以看出，事業單位檔案管理信息化已經成為計算機科技發展的必然趨勢，在利用計算機管理事業單位的檔案管理過程中，進行檔案文件數字轉化是信息管理的首要步驟。

2 事業單位檔案信息化管理的特點

2.1 檔案存儲環境優勢

傳統的檔案記載主要靠紙張記載，這種記載方式不能保障資料的長久保存。由于紙張容易被蟲蛀、在較潮濕的環境中易發霉的特點，導致許多資料只能保存較短的時間，而且在檔案保存過程中，要求注重檔案所處的外界環境，以保障檔案不被破壞。傳統的檔案存儲過于繁瑣，消耗的工作量也較多。但在信息化管理滲透到工作單位中后，可以將檔案存儲到電子磁盤中，并能將檔案進行備份，檔案所占的空間較小，與傳統紙質檔案存儲相比，信息化檔案對環境只有干燥無磁場干擾的要求，與傳統檔案存儲相比環境優勢比較明顯。

2.2 檔案使用、查詢優勢

傳統模式下的檔案管理工程較為龐大，對一份檔案的查詢、借閱程序相對復雜、繁瑣，而且，在通過各項程序的審核之后，對檔案查閱過程中由于檔案與空氣中的灰塵接觸，導致檔案受到破壞，不利于檔案的長久保存。信息化檔案管理可以快速查出所需要的資料，并能保障檔案管理不受影響。在查詢檔案資料時，只需要對檔案進行搜尋借閱，并不對檔案的環境進行破壞，保障檔案資料的不受破壞。除此之外，信息化檔案資料的查閱流程較為方便，不受外界環境約束。由此可見，信息化檔案管理的方便快捷，在使用和查詢上都比傳統檔案管理占較大的優勢。

3 深化事業單位檔案信息化管理的策略研究

3.1 強化事業單位檔案信息化管理

要想加速事業單位檔案管理信息化進程，首先需要從提高檔案管理從業人員的根本認識入手，強化檔案管理人員的信息意識，提高檔案管理人員對檔案工作的重視程度。對事業單位檔案管理人員實施培訓。這就要求對事業單位檔案管理人員進行不定期培訓，不僅要通過計算機培訓使管理人員的計算機技術水平不斷提高，而且要提升管理人員的信息獲取與鑒定、評估能力。只有檔案管理人員的計算機技術得到提高，才能保障檔案管理工作的順暢進行，檔案管理人員各項專業能力的提高，也可以保障在檔案管理工作中能夠發揮自身價值，使檔案管理工作得到保障。深化檔案信息化管理，需要始終貫徹信息化管理理念，使人們認識到信息手段的重要性，并接受新的檔案形式轉變，支持檔案工作發展。

3.2 擴充事業單位檔案信息資源，加快檔案管理的硬件建設

檔案管理硬件的建設是檔案事業單位信息化的重要前提保障，在信息化檔案管理中，需要計算機、數字存儲設備、數據庫、網絡等硬件基礎的支持，這就要求事業單位在進行信息化檔案管理之前，保障這些硬件設施建設的資金投入，以保障檔案信息化建設的順暢進行。要想一直保持對信息資源的轉換和不斷擴大收集范圍，繼續開展檔案工作，就必須首先完成檔案管理的硬件建設。硬件是電子文檔的存儲載體，對于龐大的事業單位而言，單位的檔案是十分復雜、十分多的，這就需要儲存容量足夠大的光盤，并且這種光盤必須能夠對所儲存額的數據進行較長時間的保存，而起這種存儲設備對檔案的破壞風險較低，因此，在選擇硬盤等備份硬件時，應選取性能穩定的、受外界破壞不強的硬件設施，以保障檔案資料的有效保存。目前，多數事業單位在進行檔案管理與分析時，采用的依然是紙質的載體，檔案資源以紙質資源為主，為了更加方便管理，在進行信息化管理轉變的過程中，首先要對這類檔案進行數字轉化，通過錄入的方式對這些有用信息和資源進行二次保存，這不僅是為了檔案的安全保管，也是為方便網絡查詢和使用。除此之外，事業單位的每一份檔案都是連續的，不可中斷，因此，在檔案管理過程中，應考慮到檔案的連續性，不能錯亂順序，在進行信息轉換的過程中，將舊的檔案進行整理，并對其進行合理歸檔，這樣才能保障原有檔案的延續性，從而建立完整的檔案資料庫，為以后檔案管理奠定堅實的基礎。

由于社會經濟的不斷進步與發展，導致科技化水平不斷提高，科技化水平的提高對各行各業的發展有很大的影響。在檔案管理過程中，應當大膽創新，將各種高科技產物滲透到檔案管理工作中，形成較為完整的管理模式。在信息化時代的今天，要在保證紙質檔案管理中檔案管理謹慎性的基礎上，對電子檔案進行更有效的管理，同時可提高某些方面的技術，使電子檔案具有更加強大的功能。利用計算機和網絡技術，可提高檔案管理信息的完整性和時效性，同時也能夠促進整個事業單位的高速、健康發展。

參考文獻

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