如何提高學(xué)校檔案管理水平

摘 要：文章著重站在學(xué)校檔案管控以及劃分等層次上，結(jié)合當(dāng)前管控工作的現(xiàn)狀，展開(kāi)了細(xì)致分析，并且給出了一些建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；服務(wù)機(jī)制；服務(wù)渠道

我們都知道，針對(duì)檔案開(kāi)展的管控活動(dòng)是每個(gè)學(xué)校的關(guān)鍵的內(nèi)容，是開(kāi)展好教學(xué)活動(dòng)的必要前提，是分析一個(gè)學(xué)校管控力度的關(guān)鍵信息。只有積極地分析檔案活動(dòng)，合理的利用，不管是在歸納教學(xué)內(nèi)容，亦或是分析科研工作等層次上，其地位都是非常高的。特別是在當(dāng)今這個(gè)竟?fàn)幏浅Ｑ该偷臅r(shí)代里，優(yōu)秀的檔案信息可以切實(shí)的幫助很多學(xué)生提升其綜合實(shí)力，進(jìn)而帶動(dòng)綜合發(fā)展等層次的內(nèi)容上有著非常顯著地意義。

檔案作為學(xué)校所有的平時(shí)活動(dòng)中總結(jié)得到的最新的信息內(nèi)容，通過(guò)工作者細(xì)致的分析，總結(jié)，劃分種類等而最終得到的，它是學(xué)校所有活動(dòng)的證明，體現(xiàn)的是最為全面有效地內(nèi)容。通常來(lái)講有兩個(gè)層次的要素，分別是黨政機(jī)關(guān)行政工作檔案?jìng)€(gè)教學(xué)科研檔案。囊括了上級(jí)有關(guān)文件、學(xué)校黨務(wù)和行政管理、教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理、后勤管理等各個(gè)方面，檔案工作的根本目的在于利用，在于通過(guò)認(rèn)真收集保存好第一手資料，為學(xué)校做好詳實(shí)的歷史記錄，積極開(kāi)發(fā)利用檔案資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供更加便捷的服務(wù)。具體來(lái)說(shuō)，要從以下幾個(gè)基本方面體現(xiàn)檔案的價(jià)值和服務(wù)功能：

1 積極地開(kāi)展服務(wù)活動(dòng)，認(rèn)真進(jìn)行革新工作

1.1 幫助單位的負(fù)責(zé)人做決策的時(shí)候提供必要的參考內(nèi)容。通過(guò)不斷的分析當(dāng)前的管控機(jī)制，我們發(fā)現(xiàn)，合理有效地管控是少不了信息要素的。檔案中包含著很多階段的國(guó)家內(nèi)容的重點(diǎn)，其記載著所有的老師以及學(xué)生們經(jīng)歷的具體內(nèi)容，其體現(xiàn)的是學(xué)校的綜合活動(dòng)。有效地利用該項(xiàng)信息，能夠促進(jìn)革新活動(dòng)的發(fā)展，同時(shí)能夠掌握前進(jìn)方向，為開(kāi)展綜合化的管控帶來(lái)必要的幫助，進(jìn)而幫助單位的負(fù)責(zé)人合理的制定決定，積極地開(kāi)展探索。

1.2 輔助開(kāi)展科研活動(dòng)。檔案信息的分享性為實(shí)現(xiàn)教學(xué)科研信息資源的共享提供了平臺(tái)。尤其是在當(dāng)今的時(shí)代條件中，通過(guò)電腦等科技，深層次的對(duì)信息開(kāi)展探索活動(dòng)，將內(nèi)容從以前的模式中精簡(jiǎn)，形成全新的內(nèi)容，最終會(huì)有效地帶動(dòng)科研活動(dòng)的發(fā)展，確保所有的利用人能夠在相同的時(shí)間，在各個(gè)區(qū)域中共同的分析一樣的內(nèi)容，確保信息內(nèi)容充分的擴(kuò)大到統(tǒng)一的層次中，進(jìn)而有效地提升信息的意義和價(jià)值。

1.3 為各類咨詢查證服務(wù)。憑依檔案資料的權(quán)威性，本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)學(xué)校負(fù)責(zé)、對(duì)廣大教職工負(fù)責(zé)的原則，在管理要求范圍內(nèi)，通過(guò)查詢有關(guān)文件、記錄、圖紙、票據(jù)、照片、錄音、錄像等資料，為師生和社會(huì)有關(guān)方面提供服務(wù)。如教職工業(yè)務(wù)資料查詢、考核情況查詢，畢業(yè)生學(xué)籍資料查詢、校園活動(dòng)資料查詢等。

針對(duì)服務(wù)活動(dòng)來(lái)講，還可以結(jié)合活動(dòng)客體以及具體的要素和各式等的差異，站在各個(gè)層次上開(kāi)展分析活動(dòng)，不過(guò)不論是何種樣式，都規(guī)定該項(xiàng)活動(dòng)應(yīng)該積極地適應(yīng)目前的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，不單單要認(rèn)真的落實(shí)好服務(wù)活動(dòng)，而且還應(yīng)該積極的提升其服務(wù)意義，合理的體現(xiàn)出它的功效價(jià)值。要認(rèn)真地開(kāi)展運(yùn)用工作，結(jié)合關(guān)鍵活動(dòng)，革新服務(wù)模式，認(rèn)真開(kāi)展利用活動(dòng)的分析，切實(shí)提升活動(dòng)的積極性和實(shí)效特征。

2 切實(shí)提升管控模式，積極地將活動(dòng)的領(lǐng)域拓展

2.1 要轉(zhuǎn)變思想觀念。由于長(zhǎng)期受檔案神秘的影響，大家對(duì)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用不同程度存在顧慮，重存、重保、輕用，從而制約了學(xué)校檔案服務(wù)功能有效發(fā)揮，學(xué)校有關(guān)方面和檔案工作人員在這方面一定要解放思想，更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)對(duì)檔案工作的新要求，積極探索檔案開(kāi)發(fā)利用的新思路、新方法，主動(dòng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開(kāi)發(fā)服務(wù)功能，努力為學(xué)校科學(xué)決策服務(wù)，為廣大師生員工服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)。

2.2 要立足服務(wù)改革檔案管理方式。一是要著眼發(fā)揮服務(wù)功能，健全和完善檔案管理制度，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、利用實(shí)行科學(xué)管理，使之規(guī)范化、制度化。二要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升管理水平，依托學(xué)校信息化建設(shè)，有重點(diǎn)、成體系、分步驟地開(kāi)發(fā)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、光盤技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高檔案信息服務(wù)水平或效率，著力改變信息收集、加工、處理、存儲(chǔ)、傳播等方面的落后狀況。三要及時(shí)收集資料信息，適時(shí)編排歸檔。學(xué)校各部門資料信息繁雜，頭緒多，尤其是行政機(jī)關(guān)工作檔案和教學(xué)檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求各不相同，教學(xué)部門量大面寬，學(xué)術(shù)交流和專家教授講課的偶然性等，都要求檔案部門必須加強(qiáng)平時(shí)收集工作。

2.3 應(yīng)該切實(shí)提升管控工作者的綜合素養(yǎng)以及能力水平。該項(xiàng)管控活動(dòng)開(kāi)展的是否有效，其性能的好壞等，都是在工作者綜合素養(yǎng)的高低。在積極地開(kāi)展思想活動(dòng)共以及教育工作的前提下，還應(yīng)該規(guī)定工作者要形成正確的思想意識(shí)，要認(rèn)真地分析活動(dòng)內(nèi)容，要愛(ài)護(hù)檔案，要認(rèn)真誠(chéng)懇的開(kāi)展建設(shè)工作。積極地開(kāi)展建設(shè)活動(dòng)，首先要關(guān)注工作者的綜合教育工作，認(rèn)真地開(kāi)展培訓(xùn)工作，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，除此之外，形成活動(dòng)網(wǎng)模式，要合理的選取工作者，最好是選擇那些年輕的，思想轉(zhuǎn)變快，熟悉技術(shù)，而且是發(fā)自內(nèi)心的熱愛(ài)該項(xiàng)活動(dòng)工作者，還要結(jié)合當(dāng)今的管理內(nèi)容以及高超的工藝技術(shù)，切實(shí)提升管控模式，確保該項(xiàng)活動(dòng)可以有效地實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值和意義，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。

2.4 認(rèn)真地開(kāi)展信息內(nèi)容編制探索活動(dòng)。要將以往的工作狀態(tài)中的不利現(xiàn)象積極地除去，要不斷的擴(kuò)展服務(wù)的方式和途徑，切實(shí)的提升活動(dòng)功效，通過(guò)有預(yù)測(cè)性的分析來(lái)研究使用人的心理，進(jìn)而確保提供的服務(wù)是非常的優(yōu)秀合理的。在充分了解室藏和用戶需求的基礎(chǔ)上， 通過(guò)縱向橫向分析比較、專題跟蹤服務(wù)等方式，有針對(duì)性地開(kāi)展學(xué)校檔案編研工作，如編制《學(xué)校沿革》、《大事記匯編》、《教學(xué)科研成果匯編》、《專業(yè)技術(shù)職稱匯編》和專題文件資料索引、個(gè)人學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)學(xué)術(shù)思想或部門的史料等，從而更好地提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

2.5 做好保障工作。應(yīng)該將該項(xiàng)活動(dòng)放到學(xué)校的整個(gè)規(guī)劃工作里，積極地開(kāi)展探索調(diào)查，分析其中的弊端現(xiàn)象，制定好活動(dòng)的發(fā)展趨勢(shì)，積極地開(kāi)展應(yīng)對(duì)犯法，做好領(lǐng)導(dǎo)力度，開(kāi)展好各項(xiàng)建設(shè)等活動(dòng)，為開(kāi)展此項(xiàng)活動(dòng)提供必要的基礎(chǔ)保障。在做好上述活動(dòng)之后，逐步的開(kāi)始進(jìn)行管理模式等的創(chuàng)建工作，形成必要的規(guī)章信息，方便開(kāi)展全面的探索活動(dòng)，提升服務(wù)的力度，帶動(dòng)經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)的高速前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]倪慧敏.學(xué)校檔案管理初探，檔案與建設(shè).

[2]張燕.學(xué)校檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策.