淺談新時(shí)期檔案信息化建設(shè)

摘 要：在社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和信息技術(shù)進(jìn)程快速推進(jìn)，使人們的生活發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案工作要想順應(yīng)信息時(shí)代的潮流，就必須加強(qiáng)其信息化的建設(shè)，才能提高檔案工作的質(zhì)量和水平，實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值和作用。本文從檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性出發(fā)，對檔信息化建設(shè)的內(nèi)涵和現(xiàn)狀問題進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，促進(jìn)了計(jì)算機(jī)在檔案工作中的迅速應(yīng)用和普及，隨之而來的是電子文件在辦公自動化領(lǐng)域大量地產(chǎn)生、應(yīng)用。面對檔案事業(yè)這一新的發(fā)展形勢，檔案工作發(fā)生了新的變革，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的檔案管理現(xiàn)代化，正邁向信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代。

1 檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷深化發(fā)展，各個(gè)國家、各個(gè)地區(qū)、各個(gè)企業(yè)的競爭也日益激烈，而信息戰(zhàn)的概念也逐漸被引入到競爭中來，并成為爭奪的主要戰(zhàn)場和衡量實(shí)力的首要標(biāo)志。電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)字化的普及和深入應(yīng)用，社會的信息意識也不斷增強(qiáng)，作為信息儲存并提供利用的檔案在社會生活中的作用越來越受到廣泛的關(guān)注，在我國檔案管理由封閉半封閉向開放型轉(zhuǎn)變的今天，檔案信息化管理模式的引入無疑為檔案信息的開發(fā)和利用奠定了基礎(chǔ)。

另一方面，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，尤其是辦公自動化系統(tǒng)的不斷引入，每年在各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)專業(yè)產(chǎn)生的電子文件呈幾何式不斷增長。電子文件憑借其傳輸效率高、占用空間少、傳播速度快、查詢利用便利等優(yōu)點(diǎn)逐漸取代了紙質(zhì)文件在辦公領(lǐng)域的應(yīng)用，如何對其進(jìn)行有效的管理和利用成為了人們研究的重點(diǎn)，相應(yīng)地檔案信息化管理的概念也就引入檔案工作中。

2 檔案信息化的涵義

所謂檔案信息化主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)涵，一個(gè)是指對產(chǎn)生的電子文件實(shí)施的實(shí)時(shí)管理，從電子文件的形成到歸檔利用或者銷毀，建立其一個(gè)統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)；另一方面是指對原有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

檔案信息化管理的重點(diǎn)主要是按照生命周期理論針對電子文件建立起的對其形成到利用或銷毀的整個(gè)生命過程的控制和管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對電子文件的前端控制和后端管理，并將檔案信息的管理納入到國家信息化體系中來，真正實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值和作用。

3 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在問題

我國開展檔案信息化管理的工作已經(jīng)有很長一段時(shí)間，取得了一定成績的同時(shí)也存在著各種問題，主要表現(xiàn)在：

3.1 缺乏完善統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系

檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行信息化建設(shè)的前提，我國雖然在檔案工作方面頒布了許多標(biāo)準(zhǔn)，但是很少提及數(shù)字化檔案，大部分涉及的是音像以及紙質(zhì)檔案，而檔案的信息化建設(shè)主要涉及的是數(shù)字化的檔案管理，因此，需要針對數(shù)字化檔案制定新的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案工作的順利進(jìn)行。

3.2 相配套的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備落后

檔案信息化建設(shè)需要配備容量比較大的服務(wù)器、購置計(jì)算機(jī)、建立數(shù)據(jù)庫以及局域網(wǎng)，具備完善的硬件條件，同時(shí)也要對專門用于檔案管理的軟件進(jìn)行開發(fā)，對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)與管理，這些工作都要花費(fèi)大量的費(fèi)用。現(xiàn)階段，我國的檔案管理機(jī)構(gòu)沒有大量的資金進(jìn)行硬件建設(shè)，其收入主要由國家提供，受到很大的限制，難以實(shí)現(xiàn)相關(guān)硬件建設(shè)

3.3 缺乏高素質(zhì)的信息管理人才

現(xiàn)階段的檔案管理人員大部分文化素質(zhì)以及身體素質(zhì)都比較低，數(shù)量也比較少，很大部分都不是專門的檔案管理人員，幾乎都是對檔案進(jìn)行手工操作，對電子檔案和文件的收集、利用以及保存等多方面的工作還不能夠熟練的掌握，不會使用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行管理工作，沒有對數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)、對程序進(jìn)行設(shè)計(jì)，大大的降低了檔案信息化建設(shè)的工作程度，對有效的信息資源不能充分利用，達(dá)不到社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。

3.4 沒有統(tǒng)一電子文件管理的工作秩序

檔案信息化管理需要深入到電子文件的形成階段，實(shí)現(xiàn)對文件的前端控制和管理，但是我國電子文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)遞、利用的整個(gè)過程沒有建立起統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化的工作秩序，電子文件的無秩序管理為檔案信息化工作造成了阻礙。

4 檔案信息化建設(shè)中需要注意的問題

檔案信息化的管理需要注意的問題一方面是要有統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、統(tǒng)一的管理平臺、統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，這樣才能保證信息化腳步的一致，避免信息化建設(shè)的重復(fù)浪費(fèi)。檔案信息化建設(shè)的目的是對檔案的科學(xué)管理和對檔案信息的合理開發(fā)利用，只有實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一才能真正實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案工作的價(jià)值和作用。

另一方面，在檔案信息化建設(shè)過程需要注意的另一個(gè)關(guān)鍵問題就是信息安全問題。檔案信息化建設(shè)一方面要做好電子文件的原始性認(rèn)證問題，以保證作為檔案的憑證價(jià)值，另一方面要保證其在利用過程中的信息安全問題，避免涉及到個(gè)人隱私的信息的濫用或者管理過程中的信息泄漏等相關(guān)問題。

檔案信息化建設(shè)的工作是一項(xiàng)復(fù)雜、長期的任務(wù)，在社會進(jìn)程不斷的推進(jìn)下，檔案信息資源的需求量不斷的增大，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在諸多的缺陷和不足，要想有效的解決信息管理工作中存在的諸多的問題，需要對其進(jìn)行不斷的改進(jìn)，對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化，從資金、人員、技術(shù)以及法制等方面進(jìn)行相關(guān)改進(jìn)工作，才能為社會提供有效的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

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作者簡介：李來麗，女，1976年1月出生。