淺談加強電算化下財務系統的內部控制

摘要： 隨著電子計算機技術的飛快發展和廣泛應用，會計電算化逐漸成為了企業在會計核算和財務管理中的主要工具。會計電算化下的財務軟件大大提高了會計數據的收集和整理效率，同時也保證了會計核算的準確性。會計電算化既是機遇，也是挑戰，為企業會計核算的內部控制提出了新的要求。本文首先從會計電算化對企業內部控制環境的變化進行分析，接著探討電算化會計系統下內部控制的必要性，并且就目前電算化下內部控制存在的問題舉例分析，提出相應的解決措施，從而更好地加強電算化下財務系統的內部控制。

關鍵詞： 電算化；財務系統；內部控制

電子技術和網絡技術進入會計核算領域，由此帶來的會計電算化，無疑是會計發展史上具有里程碑意義的一步。會計電算化在近年來的普及程度越來越高，財務系統內部控制成為了內部控制領域中重要的環節。做好電算化下財務系統的內部控制成為了內部控制中的新問題和新課題。會計電算化在帶來便利的同時也帶來了會計風險，學界關于會計電算化引起的會計風險研究將不斷完善會計理論和方法，使得企業內部控制能夠不斷調整和完善，使得會計電算化能夠有好的內部控制環境支撐，真正使會計信息達到真實、可靠和完整的基本會計信息質量要求，為企業的決策提供信息，創造良好的會計收益。

一、 電算化會計系統內部控制環境的變化

企業在實行了會計電算化后，會計核算的環境發生了很大的變化。網絡技術的發展以及電子計算機高速的處理能力，使得會計信息能夠通過網絡在企業內部實時處理，并且通過權限劃分實現了有限制的信息共享。會計電算化在企業的應用帶來了新的信息安全風險，因此，為了保障企業財產信息的安全，確保會計信息正確反映企業的經濟活動，企業電算化下財務系統的內部控制必須緊隨會計環境的改變而改變，從而更好地實現企業經營管理目標。

（一）控制形式和程序的變化

企業在會計電算化實現之前，主要采用手工會計系統做賬，當時的內部控制主要注重對不相容崗位分離的控制。通過對會計人員在不同崗位的合理安排，使之能夠互相監督和制約。傳統手工會計要求會計人員設計符合企業業務的憑證格式，按照統一規定取得和填制憑證，并將憑證連續編號等等。電算化下的財務系統將這一系列過程都轉化到了計算機財務軟件內，財務系統可以進行數據的借貸平衡，余額平衡等檢查。

傳統手工會計處理下的內部控制主要是單一的制度控制，而在電算化條件下，由于財務系統成為了數據收集和處理的關鍵位置，因此企業會計系統的控制呈現出程序控制和制度控制并存的格局。會計系統的內部控制不僅僅要注重對原始數據輸入的控制，同時還要注重對計算機軟、硬件的維護，使得財務系統在安全、穩定的環境下運行。

（二）控制內容的變化

傳統的會計系統主要控制與經濟或交易事項本身相關的交易處理，經濟業務的處理要有相應權限的人員簽章，責任分工明確，不同業務崗位和責任人獨立完成工作任務。在電算化財務系統下，經濟業務事項可以由業務人員在企業的內網上完成，不再受限于財務室，方便了財務數據的收集和處理過程；原先由財務室管理的財務信息，現在通過對其他相關部門和指定人員的權限分配，可以使得會計信息在企業的內網上進行共享，加快了信息的傳遞速度。會計電算化在企業的廣泛應用，增加了會計工作的新內容，會計人員在保存好相關的紙質數據文件時，還需要對儲存于財務軟件的數據進行安全保護和管理。會計電算化也對會計系統的內部控制提出了新的要求，比如計算機財務系統的授權和安全防護措施以及對儲存介質的安全控制等。

從上可以發現，同傳統手工會計系統相比，電算化下財務系統控制的范圍更大、控制的程序更復雜。電算化下的內部控制是一種綜合性的控制，把程序、會計人員和計算機三者相結合，通過對它們的控制來更好的實現電算化對企業會計信息的處理能力。

二、電算化會計系統內部控制存在的問題

電算化會計系統在企業實際使用的過程中，存在了一些問題，這些問題直接影響了會計電算化的效率和準確性。

（一）財務軟件自身缺乏兼容性，系統內部各專業系統連接性及數據共享性欠缺

企業在采用會計電算化進行會計信息處理時，所用到的財務軟件主要是向不同的財務軟件開發商進行購買。由于不同財務軟件在開發時沒有統一的標準，因此不同財務軟件之間難以實現兼容，就是同一種財務軟件的不同版本在數據共享上都會存在不兼容的情況。在實際情況下，企業的不同單位使用不同財務軟件或者使用不同版本，造成了會計人員進行數據查詢、傳輸以及報表匯總時的不方便，未能充分發揮計算機在信息處理上的強大功能，浪費了投入在財務系統上的資源，并且增加了企業會計的核算成本。

（二）數據安全性差，風險加大

會計電算化使得數據在收集、處理和共享上存在著天然優勢，但是電算化財務系統由于軟件本身的缺陷以及在內部控制上存在的不足給了不法分子可乘之機。會計人員通過自身口令登入會計系統進行權限內的操作，一旦口令外泄，便會對財務數據的安全性造成威脅。除此之外，財務軟件本身的缺陷一旦被“有心人”發現，甚至可以不需口令直接對數據庫進行篡改，且難以被發現。

（三）會計人員水平參差不齊

會計人員在會計專業知識上能夠勝任企業日常的經濟業務，但是會計電算化的引入還需要會計人員熟練掌握計算機，并且能知曉財務軟件的操作方法以及有關設備的維修和保護知識。有的會計人員在計算機面前顯得束手無策，不能將專業知識在計算機中進行轉化。會計人員對計算機的不熟悉降低了內部控制的執行力，在“人治”上未能充分發揮內部控制的監督作用。例如，會計人員在進行業務操作時，計算機突然出現待機等故障，或者沒有執行違規操作計算機卻突然顯示“執行非法操作，即將關閉”等信息，若該人員不懂計算機應急處理，之前的工作量就付諸東流了。

（四）數據輸入操作不當問題

會計電算化雖然能促使會計數據處理實現自動化、迅速化和集中化，但也存在很大的安全隱患。財會人員數據輸入操作不當，不論是無意而為還是故意為之，都將導致財務系統內各項明細賬、總賬甚至會計報表出現錯誤，使得會計數據缺乏真實性和可靠性，失去其反映企業財務狀況和經營情況這一應有的價值。尤其是如篡改、復制、偽造重要的財務數據等故意行為，還將造成更為嚴重的后果。在企業電算化實踐中，經常出現財會人員不小心錄入錯誤數據而未能及時發現，最終導致報表不平衡的情況，這既降低了工作效率，還使會計信息失真。因此，企業應加強相應的內部控制，設定復核崗位對數據進行再次審核工作，保證正確性。

（五）會計檔案的管理沒有落實到位

會計電算化下會計信息的儲存不僅僅局限于紙質形式的檔案，還包括了大量以數據庫格式存在的會計信息。財會人員對會計電算檔案的內容不甚了解，鮮有管理數據信息的經驗，未做好數據庫的歸檔和備份工作，影響了電算化下會計檔案的完整性。電算化下會計檔案容易發生在不知情況下的修改，因此內部控制必須加強對會計檔案的保護制度，培養網絡安全人才。

三、會計電算化給企業內部控制提出新的要求

（一）建立與電算化會計系統相適應的組織結構，強化組織控制

企業應當根據會計系統的需要，對原有的組織機構進行調整，根據會計崗位和職責不同，可以劃分為電算化會計主管、軟件操作員、審核記賬、軟件維護和數據分析等崗位。組織機構的設置是否得當，需要堅持實事求是原則，從企業實際情況出發，如考慮企業的經營情況且是否有能力承擔新增各項崗位的成本費用等問題。建立適應會計系統的組織結構可以提高會計系統對信息處理的準確性和安全性，利于企業管理目標的實現。

（二）強化上機管理，加強不相容職務控制，重視內部審計

除了加強上述組織方面的控制外，企業還應加強管理方面的控制。首先，企業應建立嚴格的上機管理制度，保證計算機專人專用，使得財會人員在自己電腦上進行權限內的操作以有效避免會計信息泄露，確保財務軟件安全。其次，對不同崗位進行職責分離，每一項可能發生舞弊的業務應交由不同的人來完成，形成多人共同完成并且互相監督的崗位設置，建立職務輪換制度，防止舞弊和欺詐的發生。另外，還應加強內部會計監督，通過內部審計部門獨立對電算化會計系統在業務處理過程中的評價，來考核會計系統的可靠性和安全性。

（三）加強財會人員電算化知識的培訓

會計電算化為企業會計核算節約了時間，提高了效率。但是電算化的實現同樣離不開財會人員的操作。企業在進行財務人員的專業技能培訓時，應當同時注重對會計專業知識和電算化操作的培訓，提高電算化操作能力。值得一提的是，培訓不僅僅局限于操作方面，還應提高財會人員對系統運行后新的內控制度以及如何利用電算化會計系統提高會計信息質量等方面內容的認識和理解。除此之外，還應當加強計算機財務系統人員在開發和維護等知識上的培訓，當會計系統出現故障時，能夠迅速的排除問題。財務軟件專業人員能夠提高會計系統的安全性和保密性，避免數據被不法分子獲取或篡改。

（四）貫徹落實電算化會計系統下的內部控制

電算化會計系統下的內部控制固然重要，但更重要的是保證已經制定出的內部控制制度在企業日常會計處理過程中能夠得到有效地執行。企業應當把內部控制體現在對會計系統實際的監督和管理過程中來，貫徹落實，不讓內部控制制度成為一紙空文。具體來說，一方面，企業在宏觀上要樹立正確的“內控觀”，將內部控制理念融入到企業文化中，積極推動企業內控完善，讓全體員工充分認識到內部控制的重要性和必要性。另一方面，企業在微觀上要引入問責制，在各項電算化業務處理中針對不同崗位明確不同的責任，保證內控制度得到有效執行。只有更好的事權劃分，將控制環節落實到具體細節，明確相應控制人員，才能真正發揮內部控制這一重要管理手段的作用。

總之，電算化下的會計系統控制范圍更大、控制程序更復雜。在計算機、軟件程序和人三者互相配合下，實現數據的可靠性和安全性是加強內部控制需要達到的新要求，這有利于充分發揮電算化提高企業會計核算的能力，有利于企業經營目標的實現。

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