醫(yī)院設(shè)備檔案管理實(shí)踐探討

[摘要] 醫(yī)療設(shè)備的檔案管理是醫(yī)院設(shè)備管理的基礎(chǔ)之一，同樣也是醫(yī)院管理的重要組成部分。醫(yī)療設(shè)備檔案管理的優(yōu)劣直接影響到醫(yī)院的技術(shù)水平和治療質(zhì)量，因此加強(qiáng)醫(yī)院設(shè)備的檔案管理意義重大。本文對(duì)我國醫(yī)院設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀，醫(yī)院設(shè)備檔案的重要性以及如何加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作等問題進(jìn)行了研究和探討，以便更好的提高了醫(yī)療設(shè)備檔案信息的資源利用效率，最大限度發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)院管理中的積極作用。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)療設(shè)備；檔案管理

[中圖分類號(hào)] R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] C [文章編號(hào)] 2095-0616（2013）04-145-02

醫(yī)療設(shè)備檔案即醫(yī)院在采購醫(yī)療設(shè)備的過程中形成的信息材料，它主要包括各種文件，圖片，照片，軟件包和光碟等各種資料，是醫(yī)院極為重要的管理工作之一。醫(yī)療設(shè)備檔案管理的優(yōu)劣，關(guān)系到醫(yī)院的診療水平和醫(yī)術(shù)質(zhì)量[1]，同時(shí)也影響醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

1 目前我國基層醫(yī)院設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀

在當(dāng)前醫(yī)院正常診療中，醫(yī)療設(shè)備已經(jīng)廣泛應(yīng)用于臨床各個(gè)學(xué)科，各個(gè)醫(yī)院同時(shí)也加大了醫(yī)療設(shè)備的投入，同時(shí)，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備的種類也在逐漸增多，其精密度和智能化程度也越來越高，因此保證醫(yī)療設(shè)備的正常運(yùn)行，是醫(yī)院管理層必須面對(duì)的一個(gè)重要問題。等級(jí)醫(yī)院評(píng)審規(guī)定二級(jí)以上醫(yī)院必須成立設(shè)備管理部門，執(zhí)行相應(yīng)的職責(zé)職能，對(duì)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范化管理[2]。然而，在一些基層醫(yī)院，由于相應(yīng)制度不完善，各部門分工不明確，管理人員對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的意義和重要性認(rèn)識(shí)不夠等其他原因，使得檔案資料管理混亂，借閱查詢制度不健全，未有專人保管檔案資料，保管分散，導(dǎo)致檔案資料收集不全，甚至部分丟失。直接影響了醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備使用，醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平。

2 建立醫(yī)院設(shè)備檔案管理的必要性

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備從計(jì)劃采購，安裝驗(yàn)收，臨床使用，維護(hù)維修直到報(bào)廢的全部歷史記錄。醫(yī)療設(shè)備檔案是設(shè)備正常使用的技術(shù)資料，正確按照檔案記載的操作規(guī)程進(jìn)行操作，可以避免因錯(cuò)誤操作規(guī)范造成的事故，為臨床醫(yī)療安全提供強(qiáng)有力的保障。其次建立和規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案的管理，能為專業(yè)論證、設(shè)備更新、引進(jìn)提供必備的基礎(chǔ)證據(jù)。同時(shí)，醫(yī)院設(shè)備的檢修，維護(hù)、管理和保養(yǎng)也需要齊全的醫(yī)療設(shè)備檔案。

3 加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備的檔案管理的措施

3.1 建立和健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度

檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵是建立和完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，確保設(shè)備相關(guān)文件的完整、準(zhǔn)確、有條理。如何建立并健全管理制度需要：首先根據(jù)據(jù)《檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有一系列有關(guān)檔案工作法律和法規(guī)基礎(chǔ)上，聯(lián)系本單位檔案工作實(shí)際，制訂一套科學(xué)的、完備的，系統(tǒng)的檔案規(guī)章制度；使相關(guān)人員在崗位工作中，明確工作職責(zé)，做到有章可循，有章必依。其次，成立由分管院長直接領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備管理工作，實(shí)行醫(yī)院、科室、操作人員的三級(jí)管理，定期召開相關(guān)會(huì)議，明確工作目標(biāo)，根據(jù)使用過程中積累的經(jīng)驗(yàn)逐步修訂和完善醫(yī)院檔案管理制度。再次，醫(yī)療單位需要將設(shè)備檔案管理列為目標(biāo)管理責(zé)任制的一部分，將此納入到科室每月的綜合質(zhì)量考核目標(biāo)。同時(shí)明確設(shè)備操作者在負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)，做好日常設(shè)備維護(hù)記錄和每日更新使用情況記錄，每半年將整理好的記錄上報(bào)給設(shè)備科負(fù)責(zé)人，經(jīng)校核后交檔案室存檔，在全單位形成一個(gè)有效的管理網(wǎng)絡(luò)[3]。同時(shí)醫(yī)院相關(guān)部門還要定期深入地宣傳《檔案法》，強(qiáng)化各級(jí)管理人員檔案管理意識(shí)[4]。

3.2 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮檔案管理人員的職能

要搞好設(shè)備檔案管理的，醫(yī)院首先要全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃。一是通過對(duì)管理人員開展業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)，通過組織參觀學(xué)習(xí)提供實(shí)踐機(jī)會(huì)以及經(jīng)常一起研究總結(jié)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使其掌握檔案管理的知識(shí)和新的科技管理手段，提高他們的業(yè)務(wù)水平。二是通過學(xué)習(xí)、教育等方式加強(qiáng)管理人員思想政治工作，增強(qiáng)他們愛院、愛集體、愛崗、愛設(shè)備的工作精神和忘我的勞動(dòng)熱情，不斷強(qiáng)化他們的一絲不茍的工作責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的工作作風(fēng)。

3.3 確定醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍

根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理要求，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，明確醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容，歸檔內(nèi)容如下：設(shè)備申購過程中形成的各種文件和資料，設(shè)備使用運(yùn)行過程中積累形成的檔案。這些資料通常一般按照年度歸入設(shè)備檔案，隨著設(shè)備從申購到安裝使用，其相應(yīng)的材料由設(shè)備管理人員做好檔案的收集整理，再移交醫(yī)院檔案室進(jìn)行歸檔[5]。最后將有關(guān)材料復(fù)印分發(fā)至有關(guān)使用科室，讓各科的設(shè)備操作者都了解設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容和要求，使之配合檔案部門，做好資料的歸檔工作。

3.4 利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案現(xiàn)代化管理

充分利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，應(yīng)用管理軟件管理檔案是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必要條件，可大大提高其工作質(zhì)量和工作效率。一方面，根據(jù)實(shí)際條件，利用掃描儀、刻錄機(jī)、音視頻數(shù)字化采集和轉(zhuǎn)換設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備對(duì)醫(yī)療設(shè)備文件進(jìn)行手機(jī)和整理。另一方面，將醫(yī)療設(shè)備資料輸入計(jì)算機(jī)，圖片上傳等方式將設(shè)備概況建成電子文檔，這樣可以方便使用者及時(shí)查找、閱讀，節(jié)省了人力、物力和財(cái)力，提高了檔案的利用率，同時(shí)也增加了其保密程度[6]。另外，檔案的保存配備要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，如檔案資料室要保持合適溫度和濕度，并有防火，放光，防蟲和防霉等措施。

3.5 加強(qiáng)設(shè)備檔案的開發(fā)和利用，發(fā)揮其社會(huì)效益。

檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)揮重要的作用。因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的設(shè)備檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。首先可積極開展多種編研工作，科學(xué)開發(fā)設(shè)備檔案信息資源，對(duì)信息進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次和多方面的信息。其次，可利用設(shè)備檔案編研《醫(yī)院組織史》《醫(yī)院年鑒》等資料，提供給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)或員工參閱，使設(shè)備檔案工作服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展需求，也服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策要求和醫(yī)院職工需求。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，加強(qiáng)醫(yī)院相互間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案信息資源的共享，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。

醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是醫(yī)院檔案管理乃至醫(yī)院科學(xué)管理工作的重要組成部分[5]， 實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案的有效利用對(duì)醫(yī)院管理具有深遠(yuǎn)意義。因此，醫(yī)院必須建立和完善設(shè)備檔案工作規(guī)章制度，加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理，定期檢查、研究并總結(jié)檔案工作中存在的實(shí)際問題[7-8]。設(shè)備管理人員必須充分發(fā)揮檔案的作用，以積極主動(dòng)、周到的服務(wù)來保證檔案資料的完整有效，使醫(yī)院的各種醫(yī)療設(shè)備的效能得到充分發(fā)揮，醫(yī)療技術(shù)水平不斷得到提高。

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（收稿日期：2012-12-17）