淺析報紙檔案的管理與利用

報紙檔案的管理與傳播是為了盡快廣泛地實現(xiàn)報紙檔案價值，發(fā)揮其作用，通過各種信息傳播渠道，借助各種信息傳播媒介，將內(nèi)容豐富的報紙檔案信息傳播給廣大受眾，以滿足受眾需求的一種信息傳播活動。

一、報紙檔案范圍

“檔案屬于一種文化現(xiàn)象，因為檔案既反映了上層建筑觀念形態(tài)，又反映了經(jīng)濟基礎(chǔ)物質(zhì)成果中凝聚的精神價值”。從傳播學(xué)的角度看檔案，由于“傳播”這一觀念的引進，從而將檔案的貯存信息的屬性（即原始記錄性）與傳播信息的屬性（即傳播性）并列，即檔案不僅是一種歷史、知識、文化的原始記錄，而且也是一種歷史、知識、文化的傳播媒介。

報紙是出版物，出版物類是文件材料的歸檔范圍之一。報紙的檔案主要包括：報社自行編輯出版的報紙、其他學(xué)術(shù)刊物的紙質(zhì)資料和電子檔案，與報紙出版流程相關(guān)的報道計劃、選題策劃、重要稿件（包括圖片的底片）的審稿單、原稿、報樣及出版發(fā)行記錄，及優(yōu)質(zhì)新聞作品原件等。可見，報紙具有重要的檔案價值，應(yīng)該很好地管理并充分利用。

二、報紙檔案的管理

第一，報紙檔案的管理要規(guī)范化、制度化。在規(guī)范化方面，要按照《中國圖書館圖書分類法》和《連續(xù)出版物著錄規(guī)則》及報紙檔案案卷標題的擬訂進行分編，使報紙資料排列順序化、合理化，把報紙資料按分類標準，科學(xué)、有序、系統(tǒng)地分類、編號登記；建立健全借閱報紙檔案資料卡片和報紙資料財產(chǎn)賬；實行電子文檔管理化，使報紙資料檢索更為方便快捷。在制度化方面，為保證報紙檔案資料管理工作的正常進行，必須建立一套切實可行的規(guī)章制度，如登記制度、借閱制度、流通制度等。

第二，提高資料室管理人員的素養(yǎng)。資料室人員應(yīng)知曉圖書館學(xué)、情報學(xué)、新聞傳播學(xué)知識，熟練掌握資料管理的業(yè)務(wù)技能，如搜集、采訪、登錄、分類和編目等方面的方法，這樣才能做好資料的搜集、整理、加工、借閱、保管工作。同時，資料人員需要具有愛崗敬業(yè)的精神，除認真對待讀者檢索、咨詢服務(wù)外，要按時完成報紙的交流工作，及時向采編人員介紹交流報紙中有關(guān)的信息和情況等，輔助采編系統(tǒng)完成采編業(yè)務(wù)，讓報紙辦出水平，辦出特色。

三、報紙檔案的開發(fā)利用

？？ 第一，加大報紙檔案的信息資源開發(fā)，使報紙檔案的信息價值不斷增大，始終保持報紙檔案信息的動態(tài)性。把靜態(tài)的檔案信息資源，變成動態(tài)集中的檔案信息，使報紙檔案信息資源的開發(fā)盡快走上自我發(fā)展的良勝循環(huán)軌道。同時，為更好地服務(wù)報社采編工作，應(yīng)另辟文摘類專柜，使采編人員及時了解新聞動態(tài)，從而有針對性地服務(wù)報紙的重點欄目和特色欄目的選題策劃工作。 ？？？

第二，編制報紙新聞作品索引。編制報紙新聞作品索引，為采編人員獲取新聞動態(tài)和研究資料提供快速、有效的檢索途徑，是報社資料室的重要服務(wù)職能。索引編制包括報紙的年度新聞作品索引、多年的某些特色專副刊、重點欄目索引，以及報紙重點創(chuàng)建的欄目所涉及的相關(guān)學(xué)科的資料索引等。編制報紙新聞作品索引，一方面為采編人員分析研究自家報刊的特色和發(fā)文的重點、熱點，總結(jié)過去，規(guī)劃未來，發(fā)揚優(yōu)勢，糾正不足提供了快捷、方便的服務(wù)；同時，也為讀者檢索報紙的某一作者、某篇稿件，或某類文獻帶來便捷，免去了逐年逐期翻閱甚至盲目檢索的不便。 ？？

第三，積極參與科研，強化報社資料室的學(xué)術(shù)性、史料性。根據(jù)社內(nèi)外新聞工作者及高校教師教學(xué)科研活動的各種需要，根據(jù)史料整理、歷史研究的需要，對收集的報紙檔案資料通過綜合整理，使之情報化，并開展情報服務(wù)。對報紙檔案信息進行分類組合、文摘綜述，甚至對一些課題研究進行跟蹤調(diào)查，將這些信息提供給相關(guān)課題人員，承擔(dān)起課題的基礎(chǔ)工作，既為課題組的基礎(chǔ)工作奠定了相應(yīng)的基礎(chǔ)，帶來了方便，也使自己成為課題組中不可或缺的重要角色。

（作者單位：內(nèi)蒙古日報社）

責(zé)任編輯：邰山虎