新型辦公自動化系統功能結構初探

摘 要：新型辦公自動化系統通過網絡技術，實現資源共享、高效協同的事務處理機制，建立一個即時有效的信息交流通道和高質量和高效率的信息網絡，為領導提供一個方便有效的事件跟蹤和監督手段，實現辦公自動化、信息資源化、傳輸網絡化和人性化管理。

關鍵詞：辦公自動化 結構設計 系統平臺

中圖分類號：TP311文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）12（c）-00-01

當今辦公系統中計算機、網絡技術已經滲透到我們的日常工作中，大量的公文、報告、報表、數據等各類信息量越來越大。傳統的手工處理方式以及基本的計算機和網絡技術的使用已經不能滿足發展的需要，不能滿足快速發展的信息化需求，迫切需要利用已經擁有的計算機、網絡資源，實現辦公的信息化，提高辦公自動化系統的運行效率。新型辦公自動化系統將滿足信息處理的需求。

1 實現新型辦公自動化系統的意義

規范管理流程實現知識管理，有關的所有信息，包括科研、研究報告、檔案、政策方針、法律法規、公文、工作計劃、會議通知、新聞等各種信息由辦公自動化的信息系統集中管理。需要時可快速查詢相關信息，再不會發生信息丟失的現象。實時地了解到整個單位所發生的任何事情，所有職員的知識、經驗記錄在系統中，避免知識流失。將整個單位的所有文檔進行結構化的存儲，并提供各種途徑的查詢功能。建立各級知識庫，將管理權限細化到不同類別的知識文檔，分門戶、分權限、個性化管理機構內部所有文檔。

2 新型辦公自動化系統功框架結構

新型辦公自動化系統將建設一個通用的信息管理平臺，平臺主要包含五個主要部分：個人事務、公共事務、工作流程、信息交流和系統管理。個人事務：主要是與個人辦公及通訊有關的模塊的整合。公共事務：提供了公共事務與業務綜合管理的相關模塊，如公告發布、新聞發布等。工作流程：可自定義流程的工作流功能。信息交流：是單位內部進行交流的有力手段。系統管理：用于規劃本單位信息系統的結構、內容。按照組織機構、業務分類、功能需要設計信息系統的菜單，按照用戶所屬的部門、角色、管理范圍進行管理和權限指派。信息管理平臺主要目的是為用戶提供一個自由設計符合個性化需要的信息管理系統，并且可以滿足用戶不斷提高的信息化需求。

3 辦公自動化系統功能模塊設計

3.1 公文簽批及審閱協同管理

主要以工作流模塊實現公文的簽批及審閱工作，主要通過工作流的設計、控制、辦理以及特殊狀態處理來實現流程的運轉。工作流設計主要以自定義表單和自定義流程兩部分組成，系統中提供了豐富的表單控件組成及流程分支、權限等控制組成。在工作流系統中，工作過程都可以通過 “流程”的定義來體現，流程分為固定流程和自由流程兩種，固定流程由固定步驟組成，用戶事先需定義好，自由流程無需定義流程步驟。每個步驟都需要設定經辦人、可寫字段、下一步驟、轉入轉出條件等信息。執行中的工作和已完成的工作，都可以通過工作查詢功能進行查詢。

3.2 文檔管理與共享

文件共享和管理包括公共文件柜與網絡硬盤主要模塊。

公共文件柜可作為文檔中心、規章制度管理中心和文件共享管理中心進行管理，在文件柜中可以建立無限多級文件夾，而且可以單獨對每個文件夾進行權限設置，從而把不同文檔柜賦予不同的部門或人員進行管理和維護。可以分別按照人員、部門和角色來進行授權。

網絡硬盤實現對服務器上文件的管理，并以訪問、管理、新建和下載/打印權限進行細化授權，以人員、部門和角色為范圍進行授權。

3.3 公共信息管理

公共信息包括公告通知、新聞等主要功能。

公告通知可以按照普通格式或者 MHT格式，按照部門、角色和人員選擇發布范圍，編輯器能很好的支持圖文混排，并支持模板。公告通知發布時，選定審批人，在該審批人的“公告通知審批”模塊中即可見到待批公告列表，審批人點擊“批準”或“不批準”完成審批。點擊“標題”即可進入公告詳細內容。

新聞理和公告通知一樣，可以按照普通格式或者MHT格式，按照部門、角色和人員選擇發布范圍，編輯器能很好的支持圖文混排，并支持模板。

3.4 個人辦公

個人辦公主要包括個人文件柜和個人郵件兩個主要功能。個人文件柜可以分級、分目錄存放個人文件，可以存放任意格式的文件，也可以把自己的文檔方便共享給別人。個人郵件分內部郵件和 Internet 郵件兩部分。內部郵件基于 OA 的數據庫，與 Internet 郵件無縫集成在一起，可以同時向OA 內部用戶和 Internet 郵箱發送郵件。外部郵件實現收發、管理員工外部郵件的功能。在系統服務器上建立郵件代理服務，可以自動接收外部的電子郵件，并分發給收件人。員工提交的外部郵件，由代理服務器代理

發出。

3.5 計劃管理

工作計劃以“進度日志”來進行對計劃的進度情況進行管理，并由不同的角色或參與者對工作日志進行查詢或管理。對在計劃進行中領導、負責人和創建人可以對計劃參與人的計劃進度做批注。工作日志是記錄員工工作完成情況及日常工作記錄的功能，日志采用 Html編輯器，具備一定的文字排版效果。工作日志可以實現鎖定、共享和領導點評功能。工作日志查詢時，是由具備日志管理權限的管理層對其管理范圍內的員工工作記錄的查詢和點評功能，主要實現領導對員工工作的考核與

掌握。

4 結語

新型辦公自動化系統堅持標準化、規范化原則，標準化、規范化是實現互聯互通、資源共享的重要保障，可更好的實現數據文件共享、資源共享、互操作性、可移植性、一致的用戶界面，從而使辦公自動化系統（OA）能更好的與現有的信息系統進行無縫的結合，防止信息孤島的產生。

參考文獻

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