基于知識化角度的檔案管理途徑探究

[摘 要]隨著世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各事業(yè)單位之間的競爭也顯得日益激烈。那么如何來增強(qiáng)事業(yè)單位的競爭力呢？單位內(nèi)部的管理直接影響到一個單位的運(yùn)作，倘若在管理方面進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，即有利于一個事業(yè)單位的升級與改造，增強(qiáng)競爭力。本文將先闡明何為檔案管理，然后再從檔案管理的途徑進(jìn)行進(jìn)一步的探究。

[關(guān)鍵詞]知識化角度 檔案 檔案管理 知識管理

伴隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，信息化時代已經(jīng)到來，海量的信息開始涌入各個事業(yè)單位，大量的紙質(zhì)或電子文件使檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。檔案是一個單位的內(nèi)在基礎(chǔ)，檔案的管理將會很大的影響到單位的發(fā)展。所以我們要從根本上發(fā)展，就要在檔案管理上下功夫。現(xiàn)在的檔案管理也是需要一定的技術(shù)的，我們要從知識化的角度去考慮它。下面我們就從知識化的角度對事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行分析。

一、 有關(guān)檔案管理的相關(guān)知識

事業(yè)單位檔案工作實(shí)行二級管理。其中：一級管理是指事業(yè)單位人事部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)歸屬人事部，由人事部指定人員兼職負(fù)責(zé)。各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。事業(yè)單位檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定，以及事業(yè)單位檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理事業(yè)單位的檔案；各部門的檔案管理人員應(yīng)參照事業(yè)單位的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行事業(yè)單位檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。事業(yè)單位檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

二、 檔案管理工作

檔案管理是建立事業(yè)單位制度的重要內(nèi)容之一。主要包括“實(shí)體管理”與“信息開發(fā)利用”兩個方面的內(nèi)容。即檔案實(shí)體管理為基礎(chǔ)，以信息公開為總之和方向，為各項(xiàng)工作提供憑證和參考作用。但是，據(jù)調(diào)查表明，占所有知識46%的檔案中蘊(yùn)含知識，被很好的歸類，并及時提供給需要這些知識的人，從而發(fā)揮作用的只有12%，檔案蘊(yùn)含著大量可待開發(fā)的隱含知識，因此，檔案管理工作面臨的問題不僅僅開發(fā)單位檔案的顯在信息，更為中國要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉(zhuǎn)化為顯在知識，實(shí)現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)新。從這個角度來說，檔案管理和知識管理具有共同的目標(biāo)和動機(jī)。

易度文檔管理系統(tǒng)是針對文檔管理中普遍存在的問題，基于知識管理的理念，開發(fā)的一套用于文檔資料管理、知識管理的軟件系統(tǒng)，幫助單位進(jìn)行文檔的全生命周期管理。易度文檔管理系統(tǒng)適合于任何體系、任何規(guī)模的組織。易度文檔管理系統(tǒng)采用了領(lǐng)先的文檔權(quán)限控制和SSL傳輸加密技術(shù)，為單位中的個人、團(tuán)隊(duì)以及部門提供海量文檔資料的安全集中存儲空間，支持文檔的共享和審核協(xié)作管理，并提供強(qiáng)大的文檔檢索機(jī)制。

三、檔案及知識管理

知識管理是事業(yè)單位的一種資源組織形式，可通過知識管理有效的采集、搜索一切對其有用或可能有用的信息與知識，并以最優(yōu)的方式加以開發(fā)運(yùn)用和創(chuàng)新，從而使得單位在現(xiàn)代競爭中獲得可持續(xù)發(fā)展的能力和機(jī)會。以計算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)為代表的技術(shù)革命變革了現(xiàn)代社會的信息環(huán)境，對作為人類記憶的檔案及其管理帶來了革命性的影響，檔案管理從實(shí)體管理、信息管理直至知識管理演進(jìn)的過程，實(shí)際是檔案價值的升華和知識內(nèi)涵的擴(kuò)展過程，實(shí)現(xiàn)這一跨越對檔案管理工作至關(guān)重要。

三、 檔案管理促進(jìn)知識管理

首先，檔案管理有助于沉淀、積累知識。隱性知識占知識資源的大部分，而且具有相當(dāng)重要的價值。但是，隱性知識存儲于員工個人的大腦之中，難于管理。而進(jìn)行了檔案管理就有利于解決這一問題，檔案管理能夠把隱性的知識轉(zhuǎn)化為顯性的知識，也就是隱性知識顯性化，即通過記錄將隱性知識“物化”于文件、檔案之中，更加便于管理。

其次，檔案管理有助于傳播、交流知識。信息、知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。而檔案管理就是一種書面的交流，突破了時間地域的限制，更加有利于知識的傳播、交流與共享。

檔案管理還有助于理解與挖掘知識。塞里·休斯說：“文件管理者能清楚地理解組織的知識基礎(chǔ)，而且長期涉及組織知識，他們可能比任何人更接近組織的智力資本。他們了解正在構(gòu)建的信息、正在使用的信息、靜止或休止的信息。他們明白組織中哪些信息是當(dāng)前的，哪些信息是至關(guān)重要的、重要的或不重要的。”所以檔案管理者更能深入的發(fā)掘知識的內(nèi)容。

總結(jié)：檔案管理與知識管理在管理對象、管理目的、管理流程、管理技術(shù)等方面相近相通；而又在管理層面、管理深度、管理范圍、管理側(cè)重點(diǎn)、管理特點(diǎn)等方面相差相異。檔案管理與知識管理相輔相成。知識管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域，提升檔案管理的價值；檔案管理可以促進(jìn)知識的沉淀、積累、傳播、交流、理解、挖掘，加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。所以要對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行知識化管理。

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