網上合同審批的實踐與思考

[摘 要]合同審批和管理是每個企事業單位的重要工作之一，每個合同的簽訂都需要經過相關職能部門的審核，這個過程往往要花費較長的時間，但隨著信息技術的不斷發展和進步，通過網上協同審批和管理來提高工作效率、節約成本、增強用戶滿意度已成為現實。

[關鍵詞]合同審批 ERP系統 功能

2006年，我公司實施了網上合同審批，即所有物資采購合同在網上進行合同的會簽與審批。使得原先在ERP中采購合同審批操作比較復雜，有些合同會簽流程不能實現，界面不直觀，審批意見不能很好反應等問題得到了及時解決，既簡化了合同審批的手續，又提高了合同審批的效率，但在運用中也暴露了一些問題，需要不斷修改和完善：

一、網上審批系統存在的問題以及影響

（1） 缺少合同電子歸檔功能，造成OA審批系統數據龐大，系統運行速度減慢，同時無法監控管理合同。隨著ERP系統和OA審批系統的開發，對合同電子歸檔提出了新的要求。一方面要切實保證紙制合同與OA審批系統電子合同一致，另一方面，由于電子合同的編號是流水作業的（縱向管理），而我們合同管理人員的分工是按照分科室進行分工的（橫向管理）。目前OA審批系統對所有審批的合同沒有審批時間、審批人、業務人以及相關信息的查詢功能，使得紙制合同與電子合同的歸檔工作沒有相關對應的關系，紙制合同的歸檔是否完整？資料是否齊全？是否與電子合同一致？這些問題無從落實。

（2）缺少合同統計功能，增加企業了合同的管理難度。在OA合同審批系統加強所有采購合同的統計功能是必不可少的項目，但目前OA合同審批系統沒有統計功能，每年、每月、每個部門、每個處理人送審、審批了多少合同的審批工作無法在OA審批系統上得知。不利于物資采購部門對所有采購合同資料的匯總、分類、歸檔、保管等基礎管理工作。

（3）缺乏修改合同及補充合同功能，造成同一合同多次送審，直接影響審批效率。目前OA合同審批系統采用是合同版本是根據業務人員在MINDOWS系統中自制的合同版本粘貼而成。審批意見只能填寫在合同會簽表的意見欄中，業務人員根據返回SAP審批人意見，在MINDOWS系統中進行修改，造成審批時間延長，審批效率低下。

（4）審批系統與ERP系統之間的多次關聯，造成信息傳遞不暢。OA合同審批系統是ERP系統的外掛系統，在實際操作中，經常發現OA合同審批系統的信息不能及時返回ERP系統，造成A合同審批系統和ERP系統之間的信息傳遞不暢。

（5）人員變動，造成相關信息不連續。目前OA合同審批系統的審批流程是按詳細崗位來進行具體設定的，但是在實際的操作當中，又是根據具體的審批人員進行設定的。由于沒有實施崗位與人員的綁定，一旦審批人員發生了變動，相關的審批資料不能隨之發生相應的改變。

二、完善網上審批系統思考

（1）建立電子合同檔案和合同管理臺帳并按一定周期進行歸檔功能。

1.建立電子合同檔案。每一份合同都必須有一個編號，不得重復或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，每一份合同的審批時間及審批人意見，合同文本的修改、變更記錄等等均應記錄在案。

2.建立合同管理臺帳。應根據合同管理的不同部門，建立物資采購合同的分類臺帳和總臺帳。

3.按一定周期進行歸檔。在“合同期限”欄中填寫的日期之后再經過三個月，合同的電子資料就自動歸檔。

（2）增加統計功能。統計功能是保障查詢、審閱合同的關鍵。合同統計分析提供多種數據輸出格式（html、XML、Excel、圖表等），用戶可以自行定義輸出格式和數據項，用戶可以自定義查詢篩選條件。

1.流程查詢：直接清楚地顯示合同的狀態和各流程的具體審批信息，比如送審狀態、正在審批的處理人、審批完成狀態。

2.合同臺帳查詢：合同臺帳查詢是最深入的查詢，通過它可以了解所有合同的情況。

（3）增加合同修改功能。痕跡保留功能在整個電子政務系統中是一個非常基本但又極其重要的功能，只要有痕跡保留，下列問題才能解決：

1.記錄并識別每個用戶的修改內容，確保發生異議時能分清責任。

2.解決了繁瑣的電子文件修改和校對困難。

（4）減少合同審批與ERP之間聯系問題。系統與系統之間應盡量減少不必要數據信息傳遞，避免因信息量大造成數據的丟失。有些合同文本的修改，不必從OA合同審批系統返回ERP系統，直接退回OA起草人界面，由起草人在網下對合同的相關條款進行修改后，再上傳系統進行合同會簽審批。

三、合同審批系統的推廣。

要對企業內部的合同管理機構和合同管理人員要進行《合同法》培訓，提高他們的合同意識，掌握合同法律制度，并自覺地運用到企業的經濟活動中，使企業從被動地應付和處理合同糾紛轉到主動地預防合同糾紛，從而增強企業的應變，避免經濟損失。要把好合同簽訂關。

作為領導者和決策者，一定要意識到合同制度已經逐漸成為企業管理的必要手段，一定要將這種管理制度落實到實處并加以貫徹，而不僅僅只是當成一種擺設。而是要落實合同管理的機構、人員和制度，建立健全合同臺賬、檔案制度，使合同管理逐步規范，從而規范企業的簽約和履行行為，堵塞漏洞。