關(guān)于企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的幾點思考

[摘 要]在現(xiàn)代信息社會，企業(yè)檔案信息日益成為企業(yè)與社會的重要資源，如何充分發(fā)揮企業(yè)檔案作用，是企業(yè)檔案館面臨的一個重要課題。本文在闡述企業(yè)數(shù)字檔案館功能與作用的基礎(chǔ)上，提出了企業(yè)構(gòu)建數(shù)字檔案館的幾項措施。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案館 數(shù)字檔案館

隨著社會信息化進(jìn)程的不斷加快，檔案信息資源已成為企業(yè)社會活動和經(jīng)濟(jì)活動的戰(zhàn)略資源，檔案作為無形資產(chǎn)的承載者，社會對檔案信息資源共享的需求也越來越迫切。而且，計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用使檔案數(shù)字化建設(shè)變?yōu)楝F(xiàn)實，從此，企業(yè)檔案館作為社會信息資源系統(tǒng)的重要組成部分，加快檔案的數(shù)字化建設(shè)也就勢在必行。企業(yè)在建設(shè)數(shù)字檔案的過程中，首先一定要深刻了解數(shù)字檔案館的功能與作用，然后再根據(jù)企業(yè)自身的特點和需要，選準(zhǔn)切入點和突破口，構(gòu)建具有企業(yè)自身特色的數(shù)字檔案館。

一、企業(yè)數(shù)字檔案館的功能與作用

所謂企業(yè)數(shù)字檔案館就是企業(yè)通過計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)檔案數(shù)字化、存儲海量化、結(jié)構(gòu)合理化、形式多樣化、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化、管理科學(xué)化、信息社會化、業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，把分散的、系列的企業(yè)檔案資源形成集中的、立體式的資源，并加快信息的檢索、使用與共享，其功能與作用體現(xiàn)在以下幾點：

（1）實現(xiàn)企業(yè)檔案信息共享、推動社會進(jìn)步

企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)，會使整個國家的企業(yè)檔案資源連接在一起成為可能，并通過多種技術(shù)手段，實現(xiàn)信息的互通有無，實現(xiàn)資源有機(jī)整合，必然能帶來社會范圍內(nèi)的信息資源共享。作為知識經(jīng)濟(jì)時代基礎(chǔ)信息資源的重要組成部分，數(shù)字檔案館所承載的企業(yè)檔案信息對社會的發(fā)展起著重要的推動作用。

（2）有效宣傳企業(yè)，提升企業(yè)形象

品牌成為當(dāng)今企業(yè)持續(xù)經(jīng)營的法寶之一，良好的形象是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，作為企業(yè)信息資源承載者的數(shù)字檔案館，其建設(shè)必然能加快企業(yè)信息的傳播，從而讓社會更全面、更深入的了解企業(yè)，達(dá)到宣揚(yáng)企業(yè)的目的；同時，文化是一種強(qiáng)大的、無形的力量，企業(yè)數(shù)字檔案館文化建設(shè)既能增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力，促進(jìn)企業(yè)不斷進(jìn)步，又能夠?qū)崿F(xiàn)對外宣傳企業(yè)文化，增強(qiáng)企業(yè)的知名度、美譽(yù)度，增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力。

（3）為企業(yè)快速準(zhǔn)確提供生產(chǎn)、技術(shù)、管理、決策等信息，提高企業(yè)管理水平

數(shù)字檔案館擁有海量的數(shù)據(jù)資源，不僅涵蓋了文件材料，而且還包含各類文獻(xiàn)資源、語音、視頻、圖形圖像等等，它每天都在吸收和存儲著大量的數(shù)據(jù)。數(shù)字檔案館的一個重要功能就是將海量數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)則進(jìn)行科學(xué)的分類，通過高效快捷的檢索工具與方法，快速準(zhǔn)確地向利用者提供參考依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策提供科學(xué)依據(jù)，充分地發(fā)揮檔案服務(wù)企業(yè)決策、發(fā)展的作用。

二、 企業(yè)檔案館數(shù)字化建設(shè)的措施，

（1）加強(qiáng)企業(yè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)

加強(qiáng)企業(yè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)，主要是加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)建設(shè)。

1. 建設(shè)強(qiáng)有力的檔案管理系統(tǒng)。企業(yè)數(shù)字檔案信息與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管和維護(hù)方式截然不同，它必須把現(xiàn)實中的紙質(zhì)的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資源，這意味著強(qiáng)大的信息錄入、分類、維護(hù)及安全工作，要保證內(nèi)容的真實性、完整性、有效性。因此，必須建立文件內(nèi)容、背景信息、結(jié)構(gòu)信息、元數(shù)據(jù)信息的組合管理模式。

加強(qiáng)企業(yè)數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)建設(shè)，更應(yīng)針對企業(yè)自身的部門職能，對形成的各類檔案信息進(jìn)行科學(xué)的評估分析、合理規(guī)劃，全面建設(shè)全新的檔案管理體系，動態(tài)的檔案知識積累體系，確保企業(yè)檔案知識得到及時的收集、歸檔。

2. 建設(shè)強(qiáng)容量的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫是企業(yè)數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)系統(tǒng)的核心和基礎(chǔ)，也是企業(yè)數(shù)字檔案館的靈魂。所謂數(shù)據(jù)庫就是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對數(shù)字文檔包括數(shù)字化文件、圖片、視頻等數(shù)字檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體、由獨立縱向業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)到橫向貫通的電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)，等集成到檔案信息系統(tǒng)的循序漸進(jìn)過程，把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和企業(yè)的二級單位檔案數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，是企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的核心基礎(chǔ)。

由于數(shù)字信息數(shù)據(jù)具有不同的類型，因此，在數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫中，應(yīng)區(qū)別對待，科學(xué)建設(shè)企業(yè)數(shù)據(jù)資源庫，實現(xiàn)對各類檔案信息的存儲，以期獲得更好的訪問控制和數(shù)據(jù)安全性。

3. 建設(shè)強(qiáng)兼容性的硬件系統(tǒng)。數(shù)字檔案館一般是集中式的硬件布局，即由集團(tuán)總部或企業(yè)本部服務(wù)器組集中存儲數(shù)據(jù)和提供數(shù)據(jù)管理服務(wù)。其廣域網(wǎng)范圍內(nèi)的客戶機(jī)，通過網(wǎng)絡(luò)訪問中央服務(wù)器組的形式，來提供檔案管理與檔案利用服務(wù)。數(shù)字檔案館包括五大核心服務(wù)器群組：應(yīng)用服務(wù)器、文件瀏覽服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、全文檢索服務(wù)器及流媒體服務(wù)器。

（2）實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)

目前，由于我國長期實行條塊侵害的管理模式，普遍存在的現(xiàn)象是企業(yè)檔案沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有檔案館的企業(yè)缺乏統(tǒng)一指導(dǎo)，根據(jù)自己的企業(yè)狀況來建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化不足，嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。要真正實現(xiàn)檔案信息自動化，關(guān)鍵在于應(yīng)規(guī)范檔案管理過程中的各項業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)，只有檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范化，才能實現(xiàn)真正意義上的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息自動化。從另一角度來說，要提高整個檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化水平，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到現(xiàn)代化先進(jìn)水平，只有這樣才能發(fā)揮檔案信息管理的整體優(yōu)勢，實現(xiàn)“1+1>2”，提高企業(yè)檔案系統(tǒng)的綜合管理能力。

（3）提高思想認(rèn)識，強(qiáng)化企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)對企業(yè)發(fā)展的重要意義

企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)對企業(yè)的發(fā)展具有的重要意義，為此，必須引起企業(yè)決策層的高度重視，建立起領(lǐng)導(dǎo)組織與各部門齊抓共管的聯(lián)動機(jī)制。一方面，領(lǐng)導(dǎo)干部須明確職責(zé)，專人專責(zé)，把加強(qiáng)數(shù)字化檔案的任務(wù)分配到個人，以行使領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)。由于信息技術(shù)的便利性，在企業(yè)管理中形成的大量電子檔案，分散在領(lǐng)導(dǎo)與員工個人手中，但因企業(yè)人員流動性較大，企業(yè)應(yīng)對這些檔案科學(xué)分析歸納，制定合理的歸檔范圍，對重要的信息與檔案及時整理與歸檔。另一方面，樹立正確的檔案數(shù)字化建設(shè)理念，深刻認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)不是間斷的、片面的、一時興起的工程，而是是一項長期的、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，企業(yè)必須將數(shù)字檔案館建設(shè)納入整個企業(yè)信息化建設(shè)的規(guī)劃，投入必要的人力、物力，開發(fā)出與企業(yè)各項業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理軟件，配備與之相應(yīng)的硬件設(shè)施。

（4）建立健全安全保障機(jī)制

數(shù)字化信息不同于紙質(zhì)信息，它通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運用，具有對外開放性的性質(zhì)，廣大用戶可以快捷、迅速的使用，這就產(chǎn)生了信息安全問題。數(shù)字化檔案館必須建立強(qiáng)大的安全系統(tǒng)，有效地阻止外來的侵襲和攻擊，維護(hù)系統(tǒng)安全，全面保障信息內(nèi)容安全。

（5）加強(qiáng)數(shù)字檔案館文化建設(shè)

通過加強(qiáng)數(shù)字檔案館文化建設(shè)，豐富檔案館網(wǎng)站內(nèi)容，及時動態(tài)更新，反映企業(yè)發(fā)展，將自身的文化建設(shè)放在企業(yè)、社會文化建設(shè)的大背景之下，營造企業(yè)檔案文化氛圍，發(fā)揮其文化作用，承擔(dān)起傳播企業(yè)文化、展示企業(yè)形象、宣傳企業(yè)精神的檔案獨特的責(zé)任。

結(jié)語：企業(yè)數(shù)字檔案館是企業(yè)面向內(nèi)部員工的溝通渠道，是企業(yè)面向社會公眾的窗口，擔(dān)任著企業(yè)自上而下、自內(nèi)由外的信息交流與共享的時代責(zé)任。企業(yè)數(shù)字檔案館信息的收集與利用，更是關(guān)系著企業(yè)發(fā)展的深度與廣度，在一定程度上深刻地影響著企業(yè)的發(fā)展前途，以及在市場中的競爭力，無論是有形的產(chǎn)品資產(chǎn)還是無形的信息資源、企業(yè)文化、品牌建設(shè)等等，都需要數(shù)字檔案館實現(xiàn)并維護(hù)其在知識經(jīng)濟(jì)時代中“檔案信息資源承載者、先鋒者”的地位，承擔(dān)起檔案信息資源存儲與傳播共享的責(zé)任。