工程檔案前期監(jiān)理淺議

摘要：近年來(lái)隨著國(guó)家對(duì)于各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和工程開發(fā)方面的重視，對(duì)于工程質(zhì)量有著非常嚴(yán)肅的要求。關(guān)于工程的質(zhì)量和進(jìn)度方面更是給予了嚴(yán)厲的監(jiān)管，而這些有關(guān)方面的資料和文件往往涉及到的檔案的有效管理，工程檔案是否得到了有效科學(xué)的管理，直接的影響到工程的進(jìn)度和質(zhì)量的保證，因此，在很多工程建筑行業(yè)和領(lǐng)域越來(lái)越強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要作用。

關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)設(shè)施 建設(shè)前期 檔案管理

隨著行業(yè)內(nèi)部對(duì)于檔案重要性的認(rèn)識(shí)，很多單位已經(jīng)采取了相應(yīng)的舉措，積極進(jìn)行檔案的管理和人員的培養(yǎng)，都將檔案的管理提高到了重要的議事日程。而且國(guó)家為了提高檔案的管理質(zhì)量也出臺(tái)了一定的法律法規(guī)的條文，也促進(jìn)了各個(gè)單位為提升自己的檔案管理工作進(jìn)行反思和指導(dǎo)。而對(duì)于檔案管理方法上也有很多的有益討論。

一、工程建設(shè)前期檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)

工程檔案，也是檔案管理的一個(gè)有機(jī)的組成部分，因此，它符合檔案管理的一些基本的重要條件，具有檔案管理工作的重要要素，比如工程檔案也具有資料的收集整理、保管鑒定、和相關(guān)的統(tǒng)計(jì)預(yù)算和提供利用空間的活動(dòng)。而且對(duì)著檔案管理技術(shù)的提升，現(xiàn)代檔案管理工作已經(jīng)越來(lái)越趨向一種系統(tǒng)化的工作，組織和管理的工作也明顯的顯示出一些層次化的管理和實(shí)施。大體上來(lái)說(shuō)主要包括一下的幾個(gè)層次：

首先，檔案的管理要包括實(shí)體管理和信息開發(fā)兩個(gè)主要的方面。所謂實(shí)體的管理，顧名思義就是要包括一些文字性文件和圖稿的整理和收集工作，也要將一些預(yù)算報(bào)表定期的進(jìn)行整體和審核，鑒定相關(guān)的技術(shù)性文件，及時(shí)對(duì)國(guó)家相關(guān)的政策和條文進(jìn)行學(xué)習(xí)和收集，為及時(shí)對(duì)工程的進(jìn)展進(jìn)行一些有效的調(diào)整進(jìn)行相關(guān)的準(zhǔn)備活動(dòng)。

其次，所謂的檔案信息資源開發(fā)又可以繼續(xù)分層，包括檔案的信息加工和信息輸出兩部分。檔案信息的加工，需要有一定專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員對(duì)所有的文件資料進(jìn)行一個(gè)高效、明細(xì)編目工作，最后，為了讓所有的資料有一個(gè)綜合的面貌，檔案管理人員還有進(jìn)行一項(xiàng)重要的工作，就是為所有的文獻(xiàn)資料建立一個(gè)參考資料構(gòu)成，方便信息的檢索和收集。

檔案資料的信息輸出就有點(diǎn)類似于圖書館的日常工作內(nèi)容，主要是負(fù)責(zé)給相關(guān)的工程部門和人員提供及時(shí)有效的參考資料，方便工程人員進(jìn)行閱讀、咨詢、外借等多種服務(wù)，便于相關(guān)的部門制定工程計(jì)劃和調(diào)成工程進(jìn)度。

而且，工程檔案的管理人員要注意整個(gè)服務(wù)系統(tǒng)的整體化和反饋機(jī)制。讓工程檔案的管理工作要隨著具體施工的進(jìn)行及時(shí)的做出調(diào)整和完善，為工程的順利進(jìn)行打下良好的基礎(chǔ)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，反映到相關(guān)的部門進(jìn)行處理，即使進(jìn)行工程的協(xié)調(diào)和變動(dòng)，避免不必要的損失。

二、目前階段我們的工程檔案管理中存在的主要問(wèn)題

首先，我們?cè)诠こ虣n案管理過(guò)程中面臨的一個(gè)主要的問(wèn)題就是相關(guān)的建筑部門只注重工程本身的過(guò)程和結(jié)果，而對(duì)于相關(guān)的檔案工作缺乏重視。，而傳統(tǒng)的工程檔案管理已經(jīng)不再適應(yīng)于現(xiàn)今的工程建設(shè)過(guò)程。為了抓緊機(jī)遇加快發(fā)展，國(guó)家上馬了很多的工程設(shè)施建設(shè)工作，特別是一些基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)占了很大的比重，這些工程的突出特點(diǎn)就是流程長(zhǎng)一次工期戰(zhàn)線比較長(zhǎng)，涉及的部門非常多，各種文件和資料繁復(fù)多樣，非常復(fù)雜。由于相關(guān)的部門沒有平衡工程和檔案的關(guān)系，因此在檔案建設(shè)方面就與實(shí)際的工程進(jìn)程本身不能協(xié)調(diào)開展。

其次，就是工程企業(yè)中相關(guān)的從業(yè)人員缺乏專業(yè)的檔案管理意識(shí)，檔案人員自身就對(duì)工程設(shè)施建設(shè)前期的檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足，而且針對(duì)行業(yè)的特殊性，工程隊(duì)伍流動(dòng)性非常的大，即使是檔案的管理人員也相當(dāng)?shù)牟环€(wěn)定，因此，很多單位就不愿意再耗費(fèi)資金對(duì)于自己的檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)性培訓(xùn)，這也是使檔案資料脫節(jié)的一個(gè)重要的原因。而且人員的流動(dòng)性還帶來(lái)了一個(gè)非常嚴(yán)重的副作用，就是很多重要的資料流向不清，當(dāng)相關(guān)的檔案人員離職以后，他負(fù)責(zé)的相關(guān)資料就處于一種失控的狀態(tài)，這也是現(xiàn)在工程部門檔案工作缺乏系統(tǒng)性的一個(gè)主要的方面。

再次，以往我們采用的傳統(tǒng)檔案管理方法缺少一定的連貫性和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因此很多情況就是，在不同的單位，經(jīng)過(guò)不同的資料人員處理的檔案沒有一個(gè)固定的格式，也給檔案的管理帶來(lái)了很大的困難，造成檔案利用效率的底下。

針對(duì)以上的這些原因，為了提高工程檔案管理的質(zhì)量和水平，主要要從以下的幾個(gè)方面入手。

三、如何做好工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案管理工作

首先，要提高具體單位和個(gè)人的檔案管理意識(shí)，要從上到下進(jìn)行檔案管理的重要性提倡。工程的主管領(lǐng)導(dǎo)，要從項(xiàng)目的初始階段就要對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行經(jīng)過(guò)挑細(xì)選和進(jìn)行相關(guān)的指導(dǎo)培訓(xùn)，設(shè)置一定的獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于優(yōu)秀的管理人員要進(jìn)行一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于一些出現(xiàn)錯(cuò)誤的同志也不能姑息，要形成一整套嚴(yán)厲的檔案管理規(guī)定。

其次，要加強(qiáng)工程建設(shè)各個(gè)部門之間的合作，特別是加強(qiáng)各部門與檔案部門的練習(xí)。而且一定要保證一個(gè)具體工程的實(shí)施過(guò)程中檔案管理人員的固定化，一方面，固定的人員可以保證檔案工作的連續(xù)性，另一方面也可以確保檔案工作的具體有效的實(shí)施，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

再次，在單位的內(nèi)部設(shè)定一個(gè)有效的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理和工作人員要嚴(yán)格按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的整理和信息的加工，形成一個(gè)嚴(yán)密完整的檔案工作體系，避免因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)不合理和造成的檔案管理“多樣化”和無(wú)序化。歸檔的標(biāo)準(zhǔn)不一，會(huì)給檔案部門帶來(lái)一定的負(fù)擔(dān)，也會(huì)給資料的運(yùn)用造成苦難。

第四，在檔案的管理工作中要積極的運(yùn)用現(xiàn)代化的管理和控制手段，將先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)引入到資料和檔案的管理當(dāng)中，提高檔案管理的科技含量，讓新的信息技術(shù)提升檔案的質(zhì)量和效率。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將信息技術(shù)滲透進(jìn)檔案管理工作中，用計(jì)算機(jī)的實(shí)用技術(shù)制定相關(guān)的資料整理和分類的軟件，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和高速化。工程單位要撥出一定資金為自己的的檔案部門建立局域網(wǎng)，充分的利用信息技術(shù)的成果實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。

總之，在新的形勢(shì)下，檔案的管理工作一定要適應(yīng)現(xiàn)代工程發(fā)展的需要，進(jìn)行不斷的革新，在工程建設(shè)中發(fā)揮自己的主要作用，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)更高的飛躍。

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