淺談區縣城鄉建設檔案的管理與利用

摘要：如何適應城鎮建設快速發展這一新形勢的需要，管理好區縣城建檔案，從而做好對城建檔案的利用工作，筆者從城建檔案開放利用工作的意義和存在問題入手，提出了搞好城建檔案的開發利用工作的四個措施。

關鍵詞：存在問題 爭取資金 豐富館藏 服務質量

隨著社會經濟的快速發展，尤其是突飛猛進的區縣經濟，帶動了城鄉建設的快速發展，從而加大了基礎建設的力度，加快了住宅建設的速度，城鎮建設產生和形成了大量重要的檔案資料，它是對城鎮進行合理規劃、有序建設、有效管理的重要依據。如何適應城鎮建設快速發展這一新形勢的需要，管理好區縣城建檔案，從而做好對城建檔案的利用工作，更好地為社會主義各項建設服務，是擺在我們每一位區縣城建檔案工作者面前的新課題。

一、城建檔案開發利用工作的意義

城市建設中的檔案內容繁縟而復雜，它記載了城市規劃、國土規劃、工程地質勘探、城市測繪、城市規劃管理、公用設施、供水、供氣、供電、建筑工程設計、施工技術、建筑裝飾、建筑材料等一系列城市規劃、建設及其管理活動中所產生的大量信息，真實地反映了城市建設和發展的過程，因此，它不僅具有原始性、憑證性，而且具有較強的知識性和較大的信息量。城建檔案的利用工作就是發揮城建檔案的作用，使城建檔案轉化為直接生產力的重要手段。一方面，城建檔案利用工作代表整個城建檔案工作的成果與城市規劃、建設、管理等行業發生信息傳遞，文獻供應和咨詢服務關系，集中地體現城建檔案工作的方向和作用，它是城建檔案工作聯系社會的一個窗口。另一方面，城建檔案利用工作在一定程度上體現了外界利用檔案的需要，對整個城建檔案工作具有一定的檢驗和推動作用。

二、區縣城建檔案工作存在的問題

隨著經濟發展和城鎮建設的需要，城鄉建設檔案得到妥善管理，各個區縣的城建檔案工作取得了一定的成績，但在不同程度上仍存在如下問題：一是城建檔案管理的基礎設施不完善。館舍建設較早，檔案庫房面積小，檔案裝備不足，以致出現館庫建筑老化嚴重及庫容面臨即將飽和狀態。二是檔案管理人員配備不足，人員不穩定，城建檔案的接收、整理等業務技能不熟練，急需培養檔案管理人員對新時期檔案工作的認知以及水平提高。三是沒有把建設工程檔案管理納入到建設管理程序，沒有與建設單位簽定城建檔案移交責任書，也沒有出具工程檔案認可文件，造成工程檔案接收難。四是接收的檔案不全，檔案缺項較多，沒有要求建設單位整理檔案。五是城建檔案開發利用不夠，檔案館的服務功能單一，近年來，國家有關法規和政策相繼為檔案館增加了政府公開信息查閱中心、電子文件管理中心等項職能，由于公共服務場所有限致使很多策劃好的服務功能和活動無法進行。

三、搞好城建檔案的開發利用工作的措施

1.爭取資金，改善館庫設施

作為公益事業的服務部門，城建檔案館的經費來源于政府財政。各城建檔案館要在不斷提高城建檔案工作效益的基礎上，爭取當地政府的重視和支持，將城建檔案工作列入國民經濟和社會發展長期規劃和近期計劃，爭取充足的事業經費來源。除此之外，城建檔案館還要適應事業單位改革的需要，努力拓寬服務范圍，開辟經營渠道，利用信息資源、館房設備、技術力量等優勢，開展多種形式的有償服務，為城建檔案事業的發展提供必要的經費保證。

2.豐富庫藏，優化庫藏結構。

數量眾多，內容豐富，結構合理的庫藏檔案是檔案利用工作的物質基礎。離開了庫藏，檔案利用工作就成了“無米之炊”。要想有效地滿足社會對檔案的需求，必須大力豐富庫藏檔案，優化庫藏結構。因此，城建檔案室如何把檔案資料收集齊全，并具有區縣的地方特色、專業特色，是區縣城建檔案室的迫切任務。同時，還要特別注意庫藏標準。豐富庫藏不但要求數量豐富，而且還要求質量優良。一些重復的、沒有長期利用價值的檔案，經主管領導批準后，要及時清除。庫藏無原則膨脹、重復會給檔案管理和利用工作帶來許多不便，造成極大的浪費，也影響檔案的查準率、查全率，從而影響城建檔案利用工作質量。

3.提高素質，優化服務質量。

城建檔案館工作者的新形象應是知識領域工作者所具有的較高的修養、情操以及檔案服務部門所特有的良好的風范與氣質。檔案人員要樹立態度和藹、服務周到、腿勤、嘴勤、腦勤的服務精神，提高檔案的查準率、查全率，詳細了解檔案的利用目的，認真分析利用者的要求，把握社會利用檔案的脈搏，積極推出利用者要求的檔案信息，使城建檔案的利用工作的職能變為主動對外提供利用服務。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情檔案館工作者應不斷增加自身的學識提高自身的修養陶冶自身的情操多和其他兄弟單位交流經驗總結成績以自己的博學以及良好的職業道德贏得社會公眾的敬重從而提高城建檔案館的社會地位更好地實現城建檔案的利用價值。

4.電腦管理，提高利用效率

“數字化檔案館”被更多的加入日程，完善紙質檔案文件級目錄數據庫和聲像檔案目錄數據庫建設；逐步實現檔案的全文數字化、檔案的在線接收、在線管理。檔案館在自己建立的網站上舉辦展覽，開放檔案目錄，公布政府部門的現行文件，開展檔案的全文檢索和閱覽服務，接受社會廣大群眾提交的查檔預約單，及與用戶之間的互動和交流，將有效滿足利用者的需求。擇機對檔案網站進行改版，借鑒其它城市檔案管理經驗，通過壓縮業務類欄目突出其地域歷史文化特色，力爭打造成威海歷史文化的宣傳窗口。

城建檔案一個需要長期堅持的工作，目前來說差距是有的，困難是存在的，區縣城市城建檔案工作能否迎頭趕上，取決于廣大城建檔案工作者能否自強自主，不斷進取。筆者相信，只要我們把握機遇，努力開拓，發揚艱苦創業的精神，一定能把城建檔案事業推向一個更高的新階段。