淺談如何提高會議效率

摘要：會議已經成為企業管理溝通的一個重要的方式，許多領導大多數的時間都花費在會議上，會議效率的高低直接影響企業管理的效果，但會議的效果總是不盡如人意。有研究認為，70%的會議是無效會議，會議中70%的時間是無效時間。因此要提高會議效率，就要事先安排好會場和做好會議議程的協調，確定會議記錄人。事前向與會者分發有關的會議資料。必要時需限定發言時間，主持人要控制會議的進程，有權中斷游離會議議題的發言。

關鍵詞：會議效率 提高 方法

某某項目組進駐江門一家LED生產企業，并參加該企業的生產協調會。會上，有人遲到早退，手機亂響。另外，只有生產部門的相關管理人員和設備部的主管出席，其他部門無人出席。會議沒有形成任何決議，管理人員提出的問題，沒有具體落實由誰去做、何時完成。主持人沒有控制會議節奏，整個會議開了一個小時，浪費了大量時間。以上現象存在于許多企業當中，可以說會議成效不高使會議成了成本最高的一種溝通方式，是所有溝通方式中最厲害的“時間殺手”，而導致會議成效不高的原因主要有以下幾個：

一是組織不當。會議組織部周密，對會議目標失去控制，會議被幾個能言善辯的人控制了進程。二是程序安排不當。未能對會議的議程和日程作出合理的計劃安排，議題太多太雜，難以控制。三是參會人員理解不透。組織方誤以為全體與會者已經理解并實現準備了會議的有關資料，繼而又誤以為會議上的信息已被全體與會者接受。四是沒有會議記錄。沒有會議記錄就不能真實反映會議的過程和會議的實際成果。

那么，如何提高會議效益，解決這個困擾所有管理者的問題，讓所花的時間和其他成本“物有所值”，甚至物超所值呢?

目前，國外流行的一個會議無形成本計算公式：會議成本=每小時平均工資×3×2×開會人數×會議時間(小時)。由于勞動產值高于平均工資，所以平均工資要乘以3，又因開會要中斷經常性工作，損失應以2倍來計算。從這個公式可以看出，參加會議的人數越多，成本就越高。舉個例子，如果一個公司員工每小時平均工資為20元，開會人數為15人，時間為2小時，那么，其會議成本就是20×3×2×15×2=3600元。可見，參加會議的人數越多，時間越長，會議的成本就越高。成本的付出到底值不值，就要看會議的效率了，我認為成功而高效的會議需要具備如下要素：

一、事先安排好會場，確定會議記錄人

英國前首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。”會場的空間以平均每個與會者擁有2平方米為宜。空間過大，彼此難以親近，會議氣氛會受影響；過小則顯得擁擠，影響人的情緒。會議記錄可以反映會議的過程和會議的實際成果，因此記錄員可以采用專門的人員擔任，如秘書等。

二、會前向與會者分發會議材料

如果與會者只知道周三上午九點開會，卻不知道開會干什么，那么主持會議者就不得不花大量的時間去解釋和說明。如果一時難以說清楚，就會導致與會者的不耐煩和厭倦心理，失去積極參與會議的興趣。

因此，為避免因考慮不周、材料準備不夠等導致會議拖延或會議無法得到所期望的效果，會議負責人不妨在會前對會議的背景、議題、重要內容進行整理，打印出來，提前發給與會者，讓他們對會議情況有一個大概的了解，并形成自己初步的意見和結論。這樣正式開會討論的時候，大家就能快速、完整地將事先準備好的意見和建議闡述出來。

三、合理確定與會人員

從會議成本的公式中我們可以看出，與會的人數越多，會議的成本就會越高。而邀請那些與會議無關的人不但不能產生效益，還會造成損失，是一種極大的浪費，也是毫無意義的做法。

四、會議議題不能安排過多

會議為議事而開，要討論的核心內容即為議題。會議前要確定明確的會議議題，會議議題需要科學合理、有針對性，才能達到開會的目的。我們不提倡有一點小事就召集大家開會，但是我們也不提倡將好多問題都集中在一個會議上進行。目標太多就等于沒有目標，因為目標太多就抓不住重點。比如，會議議題較多，而每個人關心的重點又不同，討論的時候就難免會分散，結論達成的速度會減慢，使得會議時間延長，而時間過長的會議又會讓與會者感到疲倦，影響到會議效率。因此，每次會議的議題不能太多，一般1～2個議題為宜，盡量不要超過3個議題。同時在安排議題時，要考慮與會人員的心理，將最重要、最復雜的議題先討論，因為人對首先接觸的事物會產生新鮮感，對后接觸的事物缺乏新鮮感。

五、會議的時間不宜過長

會議應該選在與會人員有充分時間和精力的時段，而那些使與會人員沒有心思參會或在會上討論的時間顯然就不是理想的會議時間，如快要吃飯前、周末或是周一等。吃飯前，與會人員饑腸轆轆、渴望早點吃飯，或是滿腦子想的是吃什么；周末，與會人員會思考如何度過周末、如何參加早已約好的聚會或約會；周一，與會人員還沒有從周末活動的興奮中清新過來，或是周末的事物還沒有處理完畢。因此上述三個時間都不是理想的開會時間，其他的時間都可以考慮作為會議時間。有調查顯示，周四是最佳的討論問題的時間。心理學家曾經做過試驗，發現周四討論問題更容易達成一致。同時會議應該嚴格遵守時間限制，比如說一個半小時結束，就應該控制在一個半小時之內，否則會讓與會者產生會議沒有終點的心理，因此討論問題也會由于失去了時間的壓力而變得不積極，而以后會議中，他們也會對會議時間置若罔聞，很難遵守了。

六、控制與會者的發言時間

如果與會者有10人，每個人發言10分鐘就是100分鐘，而總是有些人在發言時滔滔不絕，結果使會議時間不斷加長。要解決這一問題，主持會議者需要提前約定好每個人發言的時間長度，讓大家在發言之前都做到“心中有數”對于那些健談到忘了時間的人，應及時提醒，避免其占用過量的會議時間。提醒可在與會者用了一半時間時進行一次，讓他們盡快闡述重點，在最后兩三分鐘可以再提醒一次，以便讓發言者利用剩余的時間做一個簡短的總結。

作為現代管理最重要的溝通方式，會議的成敗影響著企業決策的效率、執行的效率以及整個企業文化的健康發展，而如果管理者能夠在會議管理中遵守以上要素，并按其要求組織會議，會議效率將會大大提高。

參考文獻:

[1]高海生.秘書基礎[M].北京：高等教育出版社，2008

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