如何做好水利工程檔案管理工作

【摘要】水利工程檔案是指水利工程前期、實施、竣工驗收等各個建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等不同形式歷史資料的記載。是水利工程開展規(guī)劃、勘測、設計、施工、管理、運行、維護、科研、抗災等不同工作的重要依據(jù)。水利工程檔案資料應按照完整化、規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化的要求進行整理編制，包括各種技術文件資料和竣工圖紙及政府辦理的各種報批文件檔案資料應與水利工程建設項目同步進行，在水利工程竣工驗收時，承包人要提交一套合格的檔案資料及完整的施工圖紙，作為竣工驗收的條件之一，為今后的維修、管理和改建提供依據(jù)，做好水利工程檔案管理工作至關重要。

【關鍵詞】水利；工程檔案；管理

水利工程檔案工作是水利工程建設與管理工作的重要組成部分。近年來大規(guī)模的水利建設，對水利工程檔案工作提出了新的更高要求。水利工程建設的全面推進，進一步拓寬了水利工程檔案工作領域，豐富了水利工程檔案工作的內(nèi)容，為水利檔案事業(yè)的發(fā)展提供了難得機遇。同時，艱巨繁重的水利建設任務，使水利檔案工作不僅工作量大大增加，工作的難度和深度也同時加大。水利部2005年12月10日印發(fā)的《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》（水辦〔2005〕480號）文件結合水利系統(tǒng)工程檔案工作的實際，提出了許多明確、具體的要求，為進一步加強水利工程建設項目檔案管理工作，明確檔案管理職責，規(guī)范檔案管理行為，也為檔案管理工作提出了新的目標和任務。本人至2000年開始參與固原市原州區(qū)水利工程項目建設管理檔案的收集和整理工作，現(xiàn)就我本人近年在實踐工作經(jīng)驗總結如下：

1.水利工程檔案包括的內(nèi)容和重要性。

水利工程檔案是指水利工程前期、實施、竣工驗收等各個建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等不同形式歷史資料的記載。既包括紙質(zhì)檔案，也包括聲像檔案。既包括工程建設管理方面的文字資料，也包括工程可研、勘測、設計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等建設過程中及建成后試運行等方面所產(chǎn)生的文件資料，一般分為前期建設前期工作材料、工程建設管理文件材料、施工文件材料、監(jiān)理文件材料、工藝、設備材料文件材料、可研項目文件材料、生產(chǎn)技術準備和試生產(chǎn)文件材料、財務、器材管理文件材料、竣工驗收文件材料等。

水利工程檔案是水利工程開展規(guī)劃、勘測、設計、施工、管理、運行、維護、科研、抗災等不同工作的重要依據(jù)。

2.項目法人在水利工程檔案管理工作中的作用。

建立檔案管理網(wǎng)絡，確保檔案管理工作規(guī)范化、標準化是加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理根本出發(fā)點，是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。為了達到這一目標，項目法人在項目立項以后，就應該做好以下工作：

2.1一是成立檔案工作領導小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由主管檔案工作的領導全面負責對檔案室配備專職檔案人員，在各業(yè)務部門指定專門人員擔任兼職或?qū)Ｂ殭n案員。

2.2二是要設計出可使用的檔案管理信息管理軟件，將輸入的數(shù)字檔案信息進行分類排列和編目，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，信息組織與管理的有序化。

2.3三是建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明。

2.4四是建立科學的歸檔制度，歸檔時應對文件進行全面、認真的檢查，在內(nèi)容方面檢查歸檔的文件是否齊全完整。無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個部門，都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化。

2.5五是項目法人按照《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》的規(guī)定的統(tǒng)一格式向上級業(yè)務主管部門報送《水利工程建設項目檔案管理情況登記表》，國家重點建設項目，還應同時向水利部報送《國家重點建設項目檔案管理登記表》。

3.轉(zhuǎn)變觀念，科學管理

長期以來，我們對于各級各類檔案的管理工作沒有一種科學的管理意識，沒有將檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中，導致業(yè)務部門和檔案管理部門各自為政，檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難。為了使水利工程的檔案管理更加規(guī)范化、標準化，我們必須提高認識，轉(zhuǎn)變觀念，制定一系列措施，對水利工程檔案進行科學管理，并根據(jù)水利工程復雜性的特點，拓寬檔案收集渠道。從實際情況看，水利工程建設是比較復雜的，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多，經(jīng)歷時間長，稍有疏忽，就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視；加之施工人員組成復雜，往往造成工程任務難完成；臨時機構解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們要求檔案管理人員首先了解水利工程建設工作的具體操作程序和工作流程及各階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎上，采取以下收集方法：

3.1追蹤收集。適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息并指導和督促技術部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質(zhì)量也比較高，但花費的人力、物力較大。

3.2分階段收集。適用于建設周期長的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設部門的聯(lián)系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。

3.3強制性收集。適用于對某些人員分散、臨時機構較多的施工單位。我們采用收取檔案資料押金的做法。當一項水利工程報建后，施工單位先交一定金額的資料押金，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內(nèi)部較復雜的施工單位具有一定的約束力，可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。

4.明確檔案資料管理的范圍和要求。

4.1水利工程檔案資料管理的范圍水利工程建設項目立項、可行性報告、設計、決策、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、過程中驗收、竣工驗收、試運行等工程在建設過程中形成，并應歸檔保存文字、表格、聲像、圖紙等各種載體資料。

4.2檔案資料管理的要求。一是工程檔案工作應與工程建設同步管理；二是檔案應完整、準確、系統(tǒng)，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等要附情況說明；三是竣工圖應反映實際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測記錄、交接驗收記錄和簽證，并加蓋竣工圖章；四是施工過程中的圖片、照片、錄音、錄像等材料，以及施工過程中的重大事件、事故等，應有完整的文字說明，同時要詳細地填寫檔案資料情況登記表。

5.強化素質(zhì)，提高管理質(zhì)量。

（1）強化檔案人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。水利工程檔案管理的范圍和要求，對檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案以及與水利工程相關的一些專業(yè)類別檔案。

（2）因此，為達到水利工程檔案整理規(guī)范化的要求，應對各專職或兼職檔案管理人員進行培訓。講解水利工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案、具體的歸檔范圍。同時，按照檔案管理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化，作詳細的講解，使大家對檔案內(nèi)容提前了解，工作中注意積累資料。這種培訓與檔案管理工作和工程同步進行，為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規(guī)范化有一個切實的保障。

6.開發(fā)利用檔案信息，更好服務三農(nóng)

（1）通過開發(fā)利用檔案信息，促進檔案管理工作，做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了更好地利用和開發(fā)檔案信息。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動智慧的結晶，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給水利工作者利用。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給業(yè)務部門和水利工作者，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。

（2）近幾年我們實施信息化管理，將檔案資料及時輸入電腦，隨時為業(yè)務部門提供更全面的信息資源，這些檔案信息無疑為我們水利事業(yè)提供了很大的幫助。每當業(yè)務部門專業(yè)技術人員從利用檔案中獲得信息時，他們也會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。