緊抓社區衛生檔案工作長效規范管理

摘要：社區衛生檔案是社區衛生服務中心進行工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，抓檔案長效規范管理，是推進社區衛生各項事業同步發展的重要措施，對促進社區衛生工作的發展起到積極作用。

關鍵詞：社區衛生檔案 長效 規范 管理

社區衛生檔案是社區衛生服務中心在從事醫療、基本公共衛生、藥品管理、衛生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄。是信息的重要載體，是主要信息源。現代社會建立系統、科學、民主的管理制度，對其生存與發展極為重要。在一個單位中，檔案管理無疑是單位協調、有序、高效運行的有效保證。當前，醫療改革日益深化，檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰。多年來，城中社區衛生服務中心堅持不懈抓好檔案長效規范管理，檔案管理工作逐步提高，積極推進了社區衛生事業發展。

一、 檔案管理的基本情況

社區衛生服務中心檔案工作形成于1992年，1993年通過市檔案局、衛生局聯合驗收達標后，繼續加強檔案長效規范管理，2000年經市史志檔案辦公室領導檢查驗收后達泰州市級標準，2005年通過泰州市三級檔案管理認定驗收。目前共存文書檔案315卷（永久44卷，長期110卷，短期161卷），會計檔案513卷（憑證425卷，帳冊23卷，報表19卷，其它日記帳46卷），基建檔案2卷、設備檔案34卷、聲像實物檔案5卷。并建立了11種臺賬，開展了一系列的檔案編研工作。并實現檔案工作信息化處理。

二、 具體做法

（一）加強領導、確保檔案目標責任的落實

單位領導始終把檔案工作作為中心發展一個重要方面來抓，經常對檔案工作提出要求。成立了以中心一把手領導為組長，各科室負責人為成員的檔案管理領導小組，明確中心辦公室具體負責檔案管理工作。同時把檔案管理工作列入年度目標任務范圍，認真制定計劃落實目標責任，定期檢查考核，通過考核，促使檔案工作走上規范化軌道。

（二）專人負責、確保檔案長效規范化管理

建立了三級檔案管理網絡：一是以中心檔案管理領導小組為主體，對檔案管理工作進行決策，研究并制定方案，對全中心檔案管理工作進行指導；二是以專職檔案管理人員為具體經辦人，負責全中心所有檔案的處理和管理，并協調和督促各科室的檔案收集、整理，指導各科室兼職檔案員的工作；三是做好檔案平時管理工作，堅持以各科室負責人，即兼職檔案員為骨干，負責收集、整理、上交本科室在社區衛生工作活動中形成的檔案材料，從而確保檔案的齊全、完整、準確。對日常收文及參加會議帶回的有關文件材料及時交文書簽收、登記、送辦、傳閱。其他業務資料、報表、人事檔案等均及時交文書統一保管、整理。建立各級管理制度和崗位責任制，樹立管好檔案人人有責的觀念，確保檔案管理的規范化。

（三）加強學習、不斷提高檔案工作水平

積極組織全體人員認真學習《檔案法》及其實施辦法、《江蘇省檔案管理條列》、《江蘇省檔案工作規范》和《醫院衛生檔案管理暫行辦法》等法律法規，提高對檔案工作重要性的認識，引導廣大干部職工深刻認識檔案工作的重要性。并派人員積極參加市衛生局組織的業務培訓，結合自學，努力提高業務水平和工作能力，建立了一支熟悉檔案、熱愛檔案工作的檔案人員隊伍。

（四）加大投入，不斷改善硬件設施條件

為加強檔案工作的規范化、現代化建設，在強化軟件資料建設的同時，注重辦公設備的硬件投入，根據檔案管理需要專門設計安排三間檔案室，形成庫房、閱檔室、辦公室三室分開的綜合檔案室，構成美觀、舒適而又安全的檔案管理工作環境。并購置了十套鐵質專用檔案櫥、四套檢查工具柜、電腦、打印機、空調等設備，為檔案管理提供硬件保障。現在又實施了綜合檔案室計算機網絡管理體系，為提升了檔案管理水平和管理質量奠定基礎。

（五）加強管理、軟件建設求質量

在抓好檔案硬件工作的同時，十分重視檔案工作的軟件建設，努力促進檔案管理規范化、自動化。首先，建立管理制度，完善相關手續。俗話說：“沒有規矩不成方圓”，為確保檔案管理規范化、制度化，我們依據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》有關規定，結合中心實際建立、健全了一系列檔案管理制度，包括《檔案人員崗位責任制》、《文書材料歸檔制度》、《鑒定銷毀制度》、《借用保密制度》、《庫房管理制度》、《信息資料管理人員崗位職責》、《資料、檔案規范化管理制度》等，實現了檔案管理制度化。形成—套科學、合理、完整的管理辦法，確保了檔案管理工作的可持續發展。在具體工作中，我們注意把好“二關”：一是把好來文登記關，我們在收發上級來文時，注意分類、登記收發，為年終歸檔打好基礎。二是把好檔案資料的收集、整理關。通過平時分類、年終把關，保證了檔案資料的齊全和規范。三是落實“三專”，即：對所有檔案實行專室、專柜、專人保管，使檔案在形成過程中質量得到保障。

（五）注重利用、檔案工作顯價值

檔案管理的最終目的就是為社區衛生工作提供一線服務。我們一是建立了《借閱檔案登記簿》、《檔案利用效果登記簿》、《醫院檔案管理程序》等；二是利用計算機網上查詢調閱檔案資料；三是編制了各種檢索工具，建立各種門類、載體檔案的案卷目錄、案卷文件目錄、科技檔案總目錄、科技檔案分類目錄、全宗介紹和立卷說明；四是利用檔案資料編輯出版了《科研成果摘要匯編》、《院志》、《大事記》、《醫院職能部門管理流程》等，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。發揮了檔案資料的重要作用，體現了檔案資料在醫院各項工作中的重要價值。

通過多年檔案工作實踐證明檔案工作不僅是一項專業性工作，也是我們整個工作不可分割的一部分，是考核整個單位實際工作的重要依據，是單位的歷史和現實工作的真實反映。隨著醫藥衛生體制改革的深化，檔案工作要求越來越高，只有堅持不懈地抓好檔案長效規范管理，才能促進社區衛生檔案管理工作更上新臺階。