商務英文函件寫作原則概論

我們給貿易伙伴的每一封信都代表著自己所在公司的形象，顯示著公司的水平和實力。一封好的商務信函有助于促進和發展同客戶的關系，在促進達成新的業務方面起著積極的作用。寫作商務信函并不要求使用華麗優美的詞句，需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解你想說什么。一般地，商務信函寫作應該嚴格遵守并且靈活運用“7C”原則：Completeness（完整）、Concreteness（具體）、Correctness（正確）、Conciseness（簡潔）、Clarity（清晰）、Courtesy（禮貌）、Consideration（體諒）。

一、完整原則(completeness)

在信函寫作中，信息完整很關鍵，所以商務信函中應包括所有必需的信息。

二、具體原則(concreteness)

使所表達的內容準確而又生動。當涉及數據或具體的信息時，比如時間、地點、價格、貨號等等，盡可能做到具體。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程。

三、正確原則(correctness)

正確原則是指不僅是語法、停頓和拼寫正確，也指語言標準、敘述恰當、數字精確以及對商業慣用語的正確理解。

四、簡潔原則(conciseness)

簡潔原則指用簡單而簡潔的句子來表達某人的想法和要求。要用最少的語言表達最豐富的內容，用簡短、易懂、直接、樸素的英語，避免重復、羅嗦， 不要將讀者的時間浪費在難懂的字眼上。

寫信件時，建議使用常用的縮寫形式。 除此之外，在保證語言和內容在語法和語義上正確完整的基礎，盡量用簡單清楚的句子，長話短說。

如：By this letter we would ask you to consider our proposal.（此信請求貴方考慮我們的提議）這個句子不夠簡潔。“By this letter”多余，同時“we would ask you to”也不夠簡潔，我們就用“please”代替，最后改為“Please consider our proposal”?！?br>