淺談中職學校檔案管理工作存在的問題與對策

【摘 要】檔案管理工作是學校管理工作的一部分，是提高學校工作質量和工作效率的必要條件，是學校各項評估工作的重要內容，是維護歷史真實面貌的一項重要工作，為科學分析和研究本單位的發展提供了第一手資料。科學規范的管理檔案，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。本文通過對中職學校檔案管理工作中存在問題的探討，提出了加強和改進學校檔案工作的針對性措施。

【關鍵詞】中職學校；檔案管理；對策

學校檔案管理工作是衡量學校管理水平和教育教學質量的重要標準，是維護歷史真實面貌的一項重要工作，為科學分析和研究本單位的發展提供了第一手資料。當前，中職學校正面臨著重大的變革，作為中職學校工作重要組成部分的檔案管理工作也面臨著嚴峻的挑戰。本文結合筆者自身的學習和工作體會，就如何做好中職學校的檔案管理工作探討如下。

1.中職學校檔案管理工作現狀分析

1.1領導不夠重視，思想認識不到位

檔案管理是學校管理的基礎性工作，是制定決策的依據。就目前的學校檔案管理現狀來看，很多同志認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性，存在“重教學、輕檔案”的思想認識；一部分同志對檔案管理的認識較為膚淺，總認為學校檔案管理沒必要要求得那么嚴格，甚至有人認為檔案工作可有可無。有的學校領導對檔案工作不重視，認為學校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴格，表現為對檔案工作不理不問，或對加強檔案管理的重要性認識不足的問題，上述對檔案管理不夠重視的思想認識，導致了工作中檔案人員歸檔意識不強、收集檔案證據不足，造成資料丟失或者找不到的現象。

1.2檔案管理人員缺乏，素質較低

專業的檔案管理人員缺乏，業務水平低下是中職學校普遍存在的問題。有的中職學校無專職檔案管理人員或檔案管理人員只有一個人，有的是臨時配備。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業務知識。檔案管理人員業務水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統培訓，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規范化，明顯制約了檔案管理的專業性。

再加上一些中職學校的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度和樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識；工作中存在失位現象，工作責任心不強，檔案管理意識進一步弱化，不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義，導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，甚至出現發展進程中的邊緣化危險。

1.3檔案管理信息載體單一化

目前中職學校檔案管理方式陳舊落后，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態。機械的手工抄寫，不僅重復性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效地開發利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調動頻繁，而造成磨損嚴重，而且檢索速度慢，查找準確率低。

1.4收集資料不夠完整

目前，相當部分中職學校檔案管理人員為非專業人員，人員素質的低下，思想上不夠重視，導致檔案資料收集不夠完整；有的是科室工作人員的檔案意識談薄，除個別重要文件歸檔外，很多基礎性文件卻隨意處理；有的存在無檔案管理制度，檔案立卷工作不規范，檔案收集范圍及保管期限表等相關內容不齊，沒有形成完整的檔案利用和管理體系；有的對檔案資料的收集、整理、錄入不規范；有的對本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規范，電子文檔的掛接不全，特別是對教學檔案的收集、整理、錄入等還未進行整理。這些問題極大地影響了檔案工作的質量和利用效果。

1.5硬件設施不達標

有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設備不齊全，大部分學校檔案保管箱是20世紀七八十年代購置的，個別學校至今仍使用木頭箱、柜，很不規范，影響保管使用效果。

1.6缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有三點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是，檔案管理人員創新意識和利用現代化辦公手段意識不夠，雖有微機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。

2.加強中等專業學校檔案管理工作的對策

2.1加強領導，提高認識

組織學校領導干部及職工認真學習《檔案法》，加檔案法律知識的學習和宣傳，提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，要使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。同時加強對檔案工作的領導，主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。

2.2強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制

按《檔案法》要求，建立嚴密且切實可行的檔案管理制度，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責收集和管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。

2.3加強人員配備，提高管理人員綜合素質

為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統一保存和科學管理，首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規律、有較好的政治素質和較強業務能力的同志來負責，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關保密制度，嚴格按規章辦事。其次，硬件建設是提高檔案水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立檔案室，教學檔案按文書類、教學類、學籍類、聲類分別設櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。

2.4加強檔案信息化建設，提高現代化管理水平

檔案信息化建設是社會信息化發展不可缺少的組成部分，也是現代檔案工作的基礎，是檔案工作現代化的必由之路。首先觀念現代化，即要正確確立中等專業學校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，要正確確立中等專業學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，檔案管理中實現技術現代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質量。

2.5加強檔案的收集和整理

學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料、協議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

建立健全學校檔案，實行檔案管理，有利于對學校的正確評估，有利于對教師和學生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學校進行科學管理，有利于提高教育教學質量，只要努力把學校檔案建好、管好、用好，就一定能把學校辦出成績，辦出特色，辦出水平。 [科]

【參考文獻】

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