高職院校檔案管理與信息化建設探索

摘要：高職院校檔案管理對于促進高職院校教育和管理具有極為重要的作用，是建設先進性高職院校的一項基礎性工作。為了使高職院校檔案管理更加科學化、規范化，更好地為各項工作服務，必須加強高職院校檔案管理與信息化建設。

關鍵詞：高職院校；檔案信息化；建設

【中圖分類號】 G648 【文獻標識碼】 B【文章編號】 1671-1297（2012）09-0281-01

高職院校檔案是指高職院校在教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中直接形成的，對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。高職院校檔案管理工作是建設先進性高職院校的一項基礎工作，是學校發展歷史的縮影和真實寫照，是高職院校管理不可缺少的重要環節，也是衡量高職院校教育教學質量、人才培養水平和管理水平的一個重要標志。

檔案信息化是以網絡、計算機、信息技術為手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學最新理論為指導，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求、開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。

一 高職院校檔案的重要性

1.高職院校檔案凝結了高職院校的良好校風，是進行德育教育的模范讀本。這些檔案所反映的內容是長期辦學實踐中形成的，是大家共同遵守、自我約束、自覺追求的準則。高職院校的檔案無論是教學檔案、科研檔案還是管理類檔案無不滲透著表現出各個學校的良好校風。

2.高職院校檔案匯集了高職院校教學、科研的最新成果，是師生學習知識的鮮活教材。高職院校是知識傳播地，是教學和科研的主要陣地。廣大教學、科研人員在實踐中產生的教學研究成果，這些成果每年隨時進入高職院校檔案之中，成為高職院校檔案管理中數量最大、內容最豐富的門類。

3.高職院校檔案是促進高職院校不斷發展的重要資源。檔案的服務功能是高職院校檔案管理工作的出發點和落腳點。完整的檔案資料在教學科研、黨政管理、文化建設及基本建設等方面發揮著重要的無可替代的作用。通過對學校檔案的查找和利用，可以清楚地看到學校的歷史發展情況，看到在各個時期所取得的成績和榮譽；同時，也可以從中發現不足，以便總結經驗教訓，更好地做好工作。

二 檔案信息化建設的必然性

隨著科技信息的日益全球化以及就業的壓力，高職院校在整個國民經濟發展中占所占的地位日益提高。眾所周知，高校檔案是高等學校在教學、科研、學生管理、后勤管理及其他各項工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是學校發展歷史的縮影和真實寫照。也是衡量一所學校管理水平高低的因素有之一，其價值越來越被社會所認同，其服務領域也由原來的高校內部逐步擴展到社會諸多領域。

1.高職院校檔案信息化建設是高校教育深化改革的需要。近年來，各高職院校不斷合并重組，深化教育教學改革，新的辦學模式不斷涌現，對檔案信息資源利用的速度和效率的需要越來越高。如果還沿襲傳統的檔案管理方式，勢必會滯后于高校工作的發展需要。

2.高職院校利用者利用的內容拓寬了，要求也提高了。不僅僅是查閱大量的紙質檔案文件，更要求檔案工作者提供各種形式的專題服務。例如畢業生選導師時，不僅要求要查詢所選導師的論文專著，還要求要查詢該導師參與的科研項目以及學術報告的視頻等。

3.傳統的檔案管理服務手段已跟不上網絡技術的發展和電子政務普及。檔案人員要管好檔案，就要提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，可有效避免出現電子檔案文件管理的“時空黑洞”。

三 高職院校檔案信息化建設面臨的問題

由于高職院校絕大多數都是由過去的中等專業學校升格而成，大多數高職院校檔案室規模小，起步晚，投入少，技術設備落后。總體的信息資源建設狀況尚存在以下問題：

1.多數高職院校領導對于檔案信息化建設的重要性、緊迫性，缺乏認識。檔案管理工作停留在建檔、管檔上，沒把檔案信息作為一種資源來認識和利用。導致其不能發揮應有的作用。再加上有關部門參與意識薄弱，在檔案資料的收集、利用等方面未能得到應有的理解和支持。更提不上對檔案信息化建設進行全面、深入的思考和研究。

2.開發和利用的方式和手段落后。當前，許多高職院校已對本室檔案實行計算機管理，初步實現了在電子文件統一歸檔。但都未作為檔案進行系統化的處理，而且缺乏統一的規范、標準的管理軟件和完善的管理制度，造成了這些寶貴資源的散失。由于當前電子文件的保密、保真技術尚未成熟，檔案信息不能聯網。提供檔案利用的方式大部分還以手工操作為主，計算機操作為輔。不能實現檔案目錄網絡管理與檔案信息網絡化管理共享信息資源的要求。 如果檔案積累的時間比較長，將產生大量的文件和數據，這給檔案的查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

3.高職院校中普遍存在專職檔案人員少的問題。檔案日常管理工作繁瑣，一個人要身兼數職，工作無法細分。高職院校檔案工作人員要么畢業于非檔案管理專業，多數是半路出家的，缺乏檔案管理基礎理論知識，要么檔案工作人員只有專業知識而缺乏相關的信息技術知識。檔案工作部門甚至成為接收富余人員的機構，造成檔案工作人員專業結構不合理，整個檔案隊伍素質普遍偏低。再加上一些具有高級職稱的檔案管理者面臨退休，高職院校又缺乏對于檔案管理人員繼續教育的措施。 這都意味著檔案事業的發展不適應信息社會發展的需求。

四 加強高職院校檔案管理工作及信息化建設的措施

1.明確管理責任、建立高職院校檔案管理領導體制。高職院校領導首先應該認識到檔案工作的重要性，加強對檔案工作的領導力度，將其納入學校整體發展的計劃中來，促進檔案工作建設與學校其他工作協調發展，根據檔案工作的主要特點建立科學管理的層次體系和檔案工作網絡體系。完善檔案管理規章制度，依法治檔。高職院校應按照教育部和國家檔案局頒布的《高等學校檔案管理辦法》有關要求，建立與學校辦學規模相對應的、專門的檔案管理部門，統一、集中管理學校的各類檔案。

2.實現高職院校檔案管理電子化和文檔一體化。文檔一體化是實行檔案信息化建設的基本原則，是辦公自動化對檔案管理提出的必然要求。計算機電子技術是檔案信息化建設的硬件保障。現在已經到了計算機普及的時代，高職院校都已開始使用計算機管理檔案，還沒有使用計算機管理檔案的高職院校，要創造條件，逐步到位，使檔案信息化工作與辦公自動化同步發展，以實現文檔一體化管理。

3.編制出適合高職院校改革和發展的檔案編研資料，以加強檔案信息資源的開發與利用。①建設數字化檔案室，首先要用現代信息處理技術對檔案室中存儲的檔案包括紙制檔案、照片底片檔案、錄音、錄像（視頻）檔案等各種載體的檔案和現行文件進行數字化處理和存儲。②信息資源庫的建設。充分運用計算機電子技術，加快檔案目錄數據庫建設，提高檔案檢索利用服務質量。③積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。對各種類型檔案進行數字化管理，積極建設相關的全文數字庫和多媒體數據庫，盡快實現檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率和質量。④加強電子文件歸檔管理。

總之，高職院校檔案信息化建設不僅僅可以提高教育教學質量及管理效率，還對維護學校權益等起著不可替代的作用。檔案信息化建設是一項復雜而艱巨的系統工程，需要檔案工作人員和相關部門共同努力。

參考文獻

[1] 李琳.高校檔案管理信息化建設策略研究[J].文教資料，2008（23），187

[2] 向澤紅.對高職院校檔案信息化建設的思考[J].廣東交通職業技術學院學報.2007（3），120