火力發電廠檔案管理淺析

【摘要】檔案是一種信息資源， 在人類文明進步的歷史長河中， 檔案一直起著承前啟后的作用； 在知識經濟時代， 檔案以其所載信息的原始性、真實性， 技術成果的可重復性及可考查性等特殊性質使其具有更高的利用價值和特殊的地位。本文通過對火力發電廠檔案管理進行分析和闡述，并給予合理建議，希望能對相關人士提供參考和幫助。

【關鍵詞】火力發電廠；檔案管理；途徑；方法

目前，火力發電廠檔案管理工作存在著很大的問題，檔案建設缺乏規劃性，由于沒有對檔案的重要性引起足夠的重視，大部分的檔案流于形式化，所做的檔案工作也只是為了應對上面的檢查而開展的。在這種意識之下，所做到檔案當然是不完善的了，檔案甚至是用了很多編造的資料，缺乏起碼的真實性。在這種影響之下，檔案工作長期受到了很大的制約。所以要建立完善火力發電工程建設中的檔案管理，就要針對解決以下問題。

１．首先是提高檔案管理人員的素質

檔案的管理的是有其自身的特點的，相關的專業學習，在實踐中的結合，才能夠勝任該項工作。要求收集相關的工程建設的信息，比如工程的文件、審批的材料、建設的方案等等。在這個過程中還要注意的是辨別材料文件的真實性。因此很有必要加強這些工作人員的職業素養，定期參加檔案業務知識培訓，提高業務技能，與時俱進，以確保檔案建設和管理的權威性。檔案的建設絕不僅僅是火力發電企業一方的事，在工程的建設當中，承建工程的一方也很重要，而且檔案的很多資料是需要兩方提供的。高素質的檔案工作者能夠運用好專業的知識，來溝通好各方，掌握全面的資料。其次檔案建立和工程開展同時進行。

由于火力發電工程建設中的檔案是針對工程建設而開展的，因此就要突出它在這方面的特點了。要求做到檔案建立和管理始終是圍繞著工程的建設來進行的。即要在工程建設一開始的時候（甚至是進行工程前期準備工作的時候），就把兩項工作建立起來，一邊要抓好工程的建設，一邊要敦促檔案的建設，做到兩者結合，同步進行。在工程的建設當中，檔案的建設重點在于收集資料，相關的資料不僅要求完整，而且是真實可靠的。要求的是檔案的建設者能夠盡可能地參與到建設的單位中，通過開展溝通，以便收集到真實、可靠、完整的資料。在這些材料的收集基礎之上，還要進行有序的歸類和編制，同時進行材料入檔的審定工作。最后的檔案完成是在竣工之后結束的，這一項工作顯得很有必要，因為它可以為后面的工作驗收提供依據，也是一項完整地記錄了工程的全部內容檔案。通過這些同步的工作，可以建立起一個火力發電工程建設中的檔案。

總體上來說，檔案的書寫要做到規范和準確，保證檔案的有條理和系統化。在目前信息化的社會中，檔案建設中充分利用計算機的作用日漸成為了一種趨勢。由于計算機的強大功能，可以通過對技術機的熟練操作來將零碎的檔案資料進行有序的編排。計算機中的相關軟件內就已經有了程序，只要檔案工作者掌握了操作的知識就能夠進行有目的的準確的操作了。在運用計算機建設檔案的時候，要進行的是兩類資料的劃分，一類是與所有火電工程建設項目都有關系的基礎數據，指標、定額、法律等等；一類是只與本項目有關的各種數據，施工文件、材料設備。但是，檔案建設中計算機的應用要注意兩點問題。一是在工作中要依據實際的情況來進行計算機造型的標準的選擇。因為數據準備，標準化和建庫這三項工作是檔案與計算機之間的結合部，是關系到檔案自動化系統成敗的關鍵一環。二是，檔案工作者的計算機技能要求是過硬的，能夠勝任自動化系統在檔案工作中的應用。

2.加強火力發電企業檔案管理工作的途徑和方法

2.1加快電子檔案管理人員培養和人才儲備步伐

社會發展和科學技術的不斷進步，使檔案管理工作的任務、工作環境、服務對象、管理模式都發生了很大的變化。我們可以注意到，檔案管理工作由以前的保管、記錄活動的證據，演變為目前這種證據的確實產生，進而確保上述活動本身有可信證據作為證明。檔案管理人員也因此由以前的文獻記錄者、保存者、變為檔案遺產的積極塑造者，從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者、整理者、演變為在檔案形成過程中，明確歷史責任感的積極干預者。這一系列的巨大變化，迫使我們盡快地調整自己的工作思路和方式，來迎接電子時代帶來的挑戰。如何迎接這一歷史性的變革，關鍵是要提高當前檔案管理工作者如何掌握和應用新的科技知識，更好的服務于社會。各級政府、企業領導者以及檔案館的領導也越來越意識到，電子文件檔案管理人才在信息化管理工作中的重要性，紛紛投入資金，引進先進的電子文件檔案管理程序和人才，同時也清醒地認識到目前的檔案人員知識結構方面存在的問題。為此，加強檔案館現有人員的繼續培訓是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作。如何提高現有人員的業務能力，這就要靠我們的管理者，根據人員的知識結構水平，全面制定并明確每個人的培訓計劃和目標，定期進行全面業務知識的考評。建立和完善館與館之間的技術交流平臺，從中發現、培養、儲備電子文件檔案管理的人才。

2.2進一步推進檔案標準化、規范化管理

目前，檔案信息自動化系統的要求是檔案標準化、規范化，滯后的管理理念和應用軟件的魚目混雜，直接影響了電子文檔檔案管理系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是管理環境沒有充分得以提高和發揮。筆者認為，對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次跨越，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化建設，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2.3抓好數據庫建設是關鍵

目前，火力發電廠檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機、工作站。服務器性能的提高，網絡技術的成熟與否，直接影響到數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合實際。因此，要避免發生買了設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。

2.4 建立完善發電廠電子文件全過程管理制度

火力發電廠電子文件全過程管理中有關維護其信息安全方面的措施，首先要加強對電子文件制作和管理人員的管理。電子文件是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸等處理都是按人的意愿進行的，因此，對參加電子文件制作和管理的人進行審查是至關重要的。要禁止那些工作不認真負責、沒有良好的工作作風的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴格把關，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實性的最關鍵措施。人是活的因素，易受外界影響。加強對電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實性的重要措施。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況，確保電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。

3.結束語

火力發電廠檔案工程建設的重要性是顯而易見的，需要相關的企業引起重視，把檔案工作當成一項必要的工作來抓。檔案的工作者則應該本著負責的態度，扎扎實實做好每一步的工作。以求真務實的工作作風，與檔案管理的其它方面一起與時俱進，有效地控制這項工作，從而更好地利用這項資源。 [科]

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