高等學(xué)校學(xué)籍管理工作研究及探索

【摘 要】高等學(xué)校的學(xué)籍管理工作是高校學(xué)生管理和教學(xué)管理的重要組成部分，為了順應(yīng)教育改革的發(fā)展要求，高校必須以學(xué)生為本，與時(shí)俱進(jìn)，加快學(xué)籍管理的信息化建設(shè)，提高服務(wù)水平，積極做好三大電子注冊(cè)工作，推進(jìn)學(xué)籍二級(jí)管理，完善學(xué)籍檔案管理，這樣才能讓學(xué)籍管理服務(wù)于學(xué)生，服務(wù)于教學(xué)。

【關(guān)鍵詞】高等學(xué)校 學(xué)籍管理 信息化 檔案

【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674—4810（2012）18—0029—01

高等學(xué)校的學(xué)籍管理工作是高校學(xué)生管理和教學(xué)管理的重要組成部分，是教務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)，是教育質(zhì)量保障體系中的基石。目前，高等教育已經(jīng)進(jìn)入大眾化教育階段，隨著在校學(xué)生數(shù)量的日益增多，學(xué)籍材料的范圍和內(nèi)容日益擴(kuò)大，學(xué)籍管理工作面臨著一些新問題。如何增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，做到以學(xué)生為本，科學(xué)地提高學(xué)籍管理工作效率，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為教學(xué)服務(wù)，是眾多高校學(xué)籍管理工作者需要積極探討的一項(xiàng)重要課題。

一 完善教務(wù)管理平臺(tái)，加快高校學(xué)籍管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)

管理手段的網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)科學(xué)、公正、高效和準(zhǔn)確的學(xué)籍管理的基本條件，它在保證教學(xué)質(zhì)量、提高管理效率、優(yōu)化教學(xué)資源等方面有著非常積極的作用。隨著高校教育改革的逐漸深入和辦學(xué)規(guī)模的逐步擴(kuò)大，學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)量越來越多，學(xué)籍管理任務(wù)越來越繁重，在實(shí)際的學(xué)籍管理工作中難免出現(xiàn)科學(xué)性低、安全性差等問題。所以，高校應(yīng)結(jié)合本校實(shí)際情況，及時(shí)建立并完善教務(wù)管理平臺(tái)，建立學(xué)生的學(xué)籍信息電子檔案，實(shí)現(xiàn)在任何地方、任何時(shí)間利用網(wǎng)絡(luò)都能方便地掌握學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)和學(xué)習(xí)質(zhì)量情況。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其能夠熟練創(chuàng)新地操作教務(wù)管理平臺(tái)。筆者所在學(xué)校所采用的教務(wù)管理系統(tǒng)軟件就是國(guó)家火炬項(xiàng)目正方數(shù)字化校園軟件，基本能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)籍信息在各部門的資源共享，學(xué)籍管理的信息化得到了大幅度的提高。

二 加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高學(xué)籍管理服務(wù)水平

目前，大部分高校的學(xué)籍管理工作主要集中在教務(wù)、學(xué)工兩個(gè)職能部門，學(xué)籍管理隊(duì)伍的人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平和工作能力直接影響到全校的教學(xué)質(zhì)量。但是，一些人員只是把學(xué)籍管理當(dāng)做一項(xiàng)簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作，停留在常規(guī)的管理上，在學(xué)籍管理中工作不積極，措施不得力，處理不嚴(yán)謹(jǐn)。比如經(jīng)常有在校生申請(qǐng)休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)和轉(zhuǎn)學(xué)，如果在申請(qǐng)的過程中，學(xué)籍管理人員不能正確地引導(dǎo)這些學(xué)生，不能給予制度、政策的提醒和解釋，可能會(huì)影響學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活，甚至無法正常畢業(yè)。因此，學(xué)籍管理人員要努力提高個(gè)人素質(zhì)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)責(zé)任感和事業(yè)心，提高服務(wù)水平；要學(xué)會(huì)研究新情況，解決新問題，總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，探索新規(guī)律，始終堅(jiān)持“以學(xué)生為本”的服務(wù)理念，不斷提高學(xué)籍管理水平。

三 積極做好高校三大電子注冊(cè)工作

新生學(xué)籍電子注冊(cè)、在校生學(xué)年電子注冊(cè)和畢業(yè)生學(xué)歷證書電子注冊(cè)，這三大電子注冊(cè)是高校學(xué)籍管理的重要內(nèi)容，需要學(xué)籍管理人員將學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤地上傳至教育部學(xué)籍管理平臺(tái)。新生學(xué)籍電子注冊(cè)是電子注冊(cè)的入口是加強(qiáng)高等學(xué)校招生行為監(jiān)督、保障高等教育改革健康發(fā)展的需要，維護(hù)高考的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。在校生學(xué)年電子注冊(cè)是電子注冊(cè)的中間環(huán)節(jié)，是將在校生的學(xué)籍異動(dòng)情況上報(bào)至教育部學(xué)籍管理平臺(tái)，有助于規(guī)范高校辦學(xué)行為，加強(qiáng)高校學(xué)生管理。畢業(yè)生學(xué)歷證書電子注冊(cè)是電子注冊(cè)的出口，各高校對(duì)擬畢業(yè)的學(xué)生進(jìn)行畢業(yè)資格審核，即對(duì)符合畢業(yè)資格的學(xué)生進(jìn)行“畢業(yè)”標(biāo)注，對(duì)不符合畢業(yè)資格的學(xué)生進(jìn)行“結(jié)業(yè)”標(biāo)注，這有助于學(xué)歷證書的管理，保障畢業(yè)生的利益，促進(jìn)人才市場(chǎng)的有序健康發(fā)展。

四 加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，推進(jìn)學(xué)籍二級(jí)管理

學(xué)籍管理已經(jīng)不是一個(gè)或兩個(gè)部門就能完成的工作，需要多個(gè)部門協(xié)調(diào)配合。目前，江西理工大學(xué)的學(xué)籍管理工作涉及教務(wù)、學(xué)工兩個(gè)職能部門和各系部的二級(jí)學(xué)籍管理部門。在日常學(xué)籍管理中，由職能部門下發(fā)學(xué)籍工作任務(wù)至各系部的學(xué)籍干事，由學(xué)籍干事收集、統(tǒng)計(jì)各自系部的學(xué)生學(xué)籍信息，再匯總至教務(wù)或?qū)W工部門，這樣就把繁重復(fù)雜的學(xué)籍工作分派到各個(gè)二級(jí)管理部門，落實(shí)責(zé)任到人，提高了工作效率。基于這樣一個(gè)工作流程，高校就必須制定符合二級(jí)管理的學(xué)籍管理制度，設(shè)計(jì)科學(xué)有效的學(xué)籍辦事流程，加強(qiáng)職能部門和各系部的溝通協(xié)調(diào)，落實(shí)工作責(zé)任制，推進(jìn)學(xué)籍二級(jí)管理的有序化進(jìn)行。

五 完善學(xué)籍檔案管理

高校學(xué)籍檔案管理主要存在如下問題：學(xué)籍檔案管理制度宣傳不夠，管理手段落后，信息存儲(chǔ)分散，各部門缺乏溝通等。近年來，江西理工大學(xué)結(jié)合實(shí)際情況對(duì)學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行了改進(jìn)，設(shè)計(jì)編制了新的學(xué)籍表，制定了學(xué)籍檔案管理制度，強(qiáng)化了學(xué)籍檔案工作規(guī)范，明確了學(xué)籍檔案辦事流程，要求學(xué)籍表信息的填寫要落實(shí)到學(xué)生個(gè)人，保證信息的準(zhǔn)確性和連續(xù)性，對(duì)學(xué)生的錄取、注冊(cè)、考勤、考試、學(xué)籍異動(dòng)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、畢業(yè)等信息要做到準(zhǔn)確、完整、真實(shí)、及時(shí)地記載，并且要求電子和紙質(zhì)檔案同時(shí)保存，這樣才能做到電子檔案、紙質(zhì)檔案和學(xué)生情況完全一致。真實(shí)的學(xué)籍檔案能夠反映學(xué)校的管理質(zhì)量和教學(xué)情況，為學(xué)校政策和發(fā)展方針的制定提供科學(xué)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。

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〔責(zé)任編輯：李錦雯〕