事業(yè)單位檔案管理中的基本問題與對策探析

摘要：從檔案管理基本內涵與原則出發(fā)，從一般性角度指出了事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，包括管理人員缺乏專業(yè)知識、現代管理手段應用缺失及管理本身缺乏系統(tǒng)性等。最后提出了提升事業(yè)單位檔案管理水平的幾點思考和建議。

關鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；現代管理手段

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）31-0219-02

檔案管理作為事業(yè)單位管理活動的一項內容是事業(yè)單位正常運行的前提，對事業(yè)單位的職能發(fā)揮和持續(xù)發(fā)展起著重要的基礎性作用。因此，檔案管理作為事業(yè)單位的一項基礎性工作，必須認真對待和扎實有序推進。在任何一個事業(yè)單位發(fā)展歷程中其檔案管理發(fā)揮了應有職能和重要作用，也為事業(yè)單位積累了大量史料和實踐參考文獻。本文從事業(yè)單位檔案管理現狀出發(fā)，針對其存在的基本問題提出了一些思考和對策。

一、檔案管理內涵與基本原則

檔案管理主要包括兩個方面，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的過程，具體包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等環(huán)節(jié)。從管理活動過程角度看可以概要分為基礎工作和利用工作兩大部分。檔案管理的最終目是提供檔案信息為社會實踐服務，其中每項工作都必不可少并有一定程序，為實現檔案管理的整體功能而發(fā)揮各自的作用。檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質、專指、廣泛之間的矛盾。

事業(yè)單位檔案管理從其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作和政治性的工作。檔案管理工作不直接生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是事業(yè)單位管理中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為事業(yè)單位實踐服務，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。

事業(yè)單位進行檔案管理要遵循集中統(tǒng)一管理、維護檔案完整與安全及便于利用的原則。集中統(tǒng)一指檔案要由各級各類檔案保管機構分別集中保存，并制定統(tǒng)一的法規(guī)進行管理。維護完整有兩方面的含義：一是從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；二是從質量上要保持檔案的有機聯系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；二是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。檔案反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性和保持檔案的原貌也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

二、事業(yè)單位檔案管理幾個基本問題

事業(yè)單位的檔案包含很多方面，這些方面對于人才的選拔、考核以及單位其他工作都是有很大的幫助的。隨著信息技術的發(fā)展，事業(yè)單位對檔案管理工作已經越來越完善，但是還有一些問題存在于檔案管理中，如果不能及時的去發(fā)現并解決這些問題，那么對于事業(yè)單位來說無疑會有很大的負面影響，所以事業(yè)單位必須要及時發(fā)現并解決檔案管理中的問題。

1.管理人員缺少專業(yè)知識及必備工作態(tài)度。在事業(yè)單位中，檔案管理的工作人員普遍缺少專業(yè)知識，一些事業(yè)單位對檔案管理職能認識不清，任用非專業(yè)人員擔任此崗位，往往造成的檔案管理雜亂而制約文獻參閱，影響事業(yè)單位工作正常運行和職能發(fā)揮。

2.缺乏現代化管理理念和手段。隨著信息技術的發(fā)展進步，事業(yè)單位缺少引進高科技來管理和保護檔案的意識，原有的檔案管理方式和管理設備已經不能適應發(fā)展的需要，但是一些事業(yè)單位未有認識到或還未能解決這一問題，對于檔案的損壞也是需要引進高科技產品來修復，很多事業(yè)單位不能有效應對。

3.檔案管理缺乏科學系統(tǒng)性和持續(xù)性。檔案的管理工作是一項復雜有序、系統(tǒng)性的工作，很多事業(yè)單位對于檔案管理沒有建立科學規(guī)則，工作中存在隨機性，如想到怎么做就怎么做，根本沒有規(guī)律性。而且檔案里的紙張往往散亂無章，當需要的時候查找卻要耗費大量的時間，影響工作效率。還有一點就是缺乏持續(xù)性，表現在事業(yè)單位檔案管理人員變換時，對于檔案管理的交接工作并沒有做好，最后造成很多檔案變成了“死檔”、“棄檔”，這對事業(yè)單位來說是一種損失。

三、提升事業(yè)單位檔案管理的幾點對策

1.加強對事業(yè)單位檔案管理人員的技能培訓。事業(yè)單位應當定期的安排檔案管理人員進行相關工作培訓，提升管理人員的專業(yè)知識和技能，并使其認識到此工作的重要性，樹立正確的工作態(tài)度。

2.提升檔案管理人員的工作交接的連貫性。事業(yè)單位要建立檔案管理規(guī)章制度及工作人員責任制度，對檔案工作人員的工作交接問題作出嚴格的規(guī)定。當一個事業(yè)單位的工作人員因為一些原因需要離開崗位時，要在臨走之前做好檔案的交接工作。

3.建立科學的檔案管理規(guī)則。事業(yè)單位應當在檔案管理的過程中，需要逐步形成和完善自己的管理規(guī)則，不能雜亂無章進行管理檔案；要采用合理有效的方式管理檔案，消耗最小的人力、物力、財力管理更多的檔案是當下每個事業(yè)單位的目標，只有這樣才會使檔案工作更加有效率。

4.引進現代管理手段。檔案管理設備的落后必然影響事業(yè)單位的發(fā)展，所以事業(yè)單位應當引進先進的信息技術設備來管理檔案。電子檔案的使用是新時代檔案管理必經的一個步驟，每個事業(yè)單位的檔案管理工作都應當努力朝著此方向發(fā)展，這樣才能使檔案更好的服務于自身發(fā)展。

[責任編輯 王曉燕]