現代信息技術在檔案信息管理中的應用以及檔案信息管理面臨的挑戰

當今世界已步入信息時代，信息社會中需求量的急劇增加和信息社會功能的巨大變化，使大規模開發利用檔案信息資源成為時代的必然。

一、現代信息技術在檔案信息管理中的應用

隨著計算機網絡技術、多媒體技術的不斷發展，鍵盤及無鍵盤輸入技術、語言合成技術、觸摸屏輸入技術、攝像輸入技術、傳真技術等的廣泛應用，不僅使傳統的文件形成方式、文件載體、傳送方式等發生了根本性的變革，而且使檔案信息的收集、整理，檔案管理的方式、方法，特別是檔案信息的開發利用等一系列問題發生了重大變革。

1.多媒體技術。

多媒體技術是一種把文字、數字、圖形、靜態圖像、活動圖像、聲音等幾種信息的媒體集合在一起，并由計算機綜合控制的技術。其特點為操作方式簡便、用途廣泛、具有理想的用戶界面。

2.光盤技術。

光盤是一種用激光來記錄和讀取信息的圖形盤片，是計算機信息存儲的新型載體。作為一種復合技術，光盤技術集計算機、激光和數字通訊等技術為一體。到目前為止，在大容量、高密度、低成本與快速存取方面是很有發展前途的存貯介質。

3.縮微技術。

縮微技術以膠片為信息載體，采用感光攝影原理，是目前一種比較成熟的文獻資料全文真跡存貯技術，是集光學、機械、電子、化學、計算機于一體的高技術產業。它具有永久保存、節省空間等特點，并在法律上具有證據效力，已成為世界公認的很成熟的一種信息存貯介質。

二、檔案信息管理面臨的挑戰

目前我國的檔案管理狀況還不令人滿意。主要存在以下問題：

1.計算機檢索的數據數量嚴重不足，質量缺乏控制。

2.缺乏正確引導，標準推行不力。

3.檔案網絡化管理方面，我國大多單位仍處于計算機單機運行的階段。

4.缺乏一支既熟悉檔案知識，又精通計算機業務的專業隊伍。

三、未來研究和發展對策

檔案信息管理工作本質上是一項經營信息的工作，它要求人們改變歷來只重視知識生產和保護、忽視知識利用的傳統偏見，人們只有掌握了利用知識、經營知識的能力，才能在應用知識時得心應手，揮灑自如，體現信息開發的社會作用。因此檔案信息管理應走出安全保護為框架主體的狹窄的研究圈，制定面向發展、謀求發展、實現發展的政策目標。針對上述存在的種種問題，我們在檔案信息開發、管理工作中應著重做到以下幾點。

1.研究制定總體規劃，加強宏觀管理。

國家檔案行政管理部門，應把運用計算機管理檔案作為一個重大的系統工程來對待，要對之進行科學管理。根據檔案現代化管理工作要求，盡快制定出全國檔案部門運用計算機進行自動化管理的方向、戰略，制定一個周密的、系統的檔案自動化管理標準，明確規定運用計算機自動管理文件、自動進行檔案整理編目、自動統計、自動檢索、自動完成檔案館（室）的日常管理活動的目標和實施辦法。

2. 明確檔案信息管理政策體系模式，完善檔案信息管理法律保障。

1987年9月，第六屆全國人民代表大會常務委員會第22次會議通過的《檔案法》，是新中國第一部關于檔案工作的法律。《檔案法》所規定的“檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”正是檔案職業道德所提倡的。因此，遵守法紀，便成為檔案職業道德的又一重要準則。嚴守法紀，就是指檔案工作者要嚴格遵守黨和國家有關的方針政策、法規、紀律，不徇私情，不怕打擊報復，為維護黨、國家和人民的利益，自覺地同一切違反政策法規和《檔案法》的現象做堅決的斗爭。檔案工作者肩負著特殊的歷史責任和艱苦的任務，沒有嚴格的紀律，就不能把智慧和力量集中起來，形成強大的戰斗力，也就不可能做好檔案工作。

在新的社會形勢下，檔案信息管理原則，還應該根據新時期的特點和實際工作情況轉變管理工作重心。在保持原有管理原則的基礎上，拓展管理工作的其他職能，使檔案信息管理工作得到全方位的革新；在指導方針的調整上，必須嚴格堅持鄧小平同志關于“開發信息資源，服務四化建設”的指導思想，同時這也是政策目標制定時所提出的管理要求，要立足于檔案信息管理活動自身水平的提高，加強與其他信息部門的聯合協作，充分吸收其他信息部門和其他行業部門的管理經驗，在政策上相互兼容，在實踐上取長補短。

3. 建立激勵機制，加強人才培養。

建立激勵機制、加強人才培養應做到：要合理安排工作，用人所長，人盡其才；要加強思想和業務領導，使之樂于獻身檔案事業，刻苦鉆研業務；建立完善的獎懲制度和激勵機制。

檔案部門掌握現代化技術的人才是非常珍貴的，為了穩定和提高這支隊伍，充分發揮他們的作用，應當運用一定的獎懲手段。要根據《檔案法》的規定，“在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的單位或個人，由各級人民政府給予獎勵”，樹立典型榜樣，開展向先進單位或個人學習的活動，使檔案工作者學有目標，干有方向。按照“政治上更強，業務上更精、作風上更實、紀律上更嚴”的要求，從思想、組織、道德、作風等方面加強隊伍建設，使檔案工作隊伍始終保持堅定正確的政治方向、旺盛的敬業愛業精神、無私奉獻的職業情操、開拓進取的職業熱情，為檔案事業建功立業。只有獎懲分明，才能使檔案工作的職業道德深入人心。

我國檔案專業領域還有兩個不容忽視的問題：第一，缺乏高層次的現代化檔案管理人才；第二，我國檔案學研究深度、廣度不夠，經驗不足。這樣，檔案學教育便需要適應社會的變革，培養造就出一批具備信息文化及網絡文化的復合型檔案管理與研究人才。所以，我國檔案學教育，必須對現有的教育體制專業教育與在職教育、教學內容結構、教學方式等方面做出相應的調整。教學方式上則要求理論聯系實際，多引導學生參加社會實踐，同時鼓勵學生對即將面臨的新理論的建立提出見解或引導學生從事這方面的研究。專業教育既要培養出多層次的現代檔案管理人才，同時也要培訓造就出一批致力于現代化檔案管理理論研究的精華。在職教育則重在提高專業及文化素質，包括計算機文化和信息文化的培訓等等。

總之，面對21世紀，信息管理正處于一個重要的轉變時期，要抓住機遇，積極探索，勇于實踐。信息管理人員只有提高自己的素質，才能迎接信息社會的挑戰，才能適應時代發展的需要。