我國高等院校檔案管理發(fā)展趨勢的研究

【摘 要】文章回顧了高校檔案管理所處的背景，闡述了我國高校檔案管理的三個階段，分析了我國高校未來檔案管理的特點，文章闡述了我國高等院校檔案管理未來的發(fā)展趨勢。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;高校;發(fā)展趨勢

0.引言

我國高等學(xué)校的檔案管理工作，是我國高等教育事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，高校的檔案主要記錄了我國高等學(xué)校在培養(yǎng)人才、社會服務(wù)功能、科學(xué)研究以及開展各項活動的內(nèi)容[1]。隨著時代的發(fā)展，我國高等學(xué)校的檔案管理工作已經(jīng)進入了一個新的階段，高科技的發(fā)展使得我們的社會進入了電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的時期，電子信息技術(shù)的發(fā)展對高校檔案管理產(chǎn)生了深遠的影響。如何提升檔案管理水平、最大限度地開發(fā)利用檔案價值，充分發(fā)揮檔案管理工作效能，是高校管理者、檔案工作人員面臨的重大課題[2]。在信息化時代的背景下，作為我國社會主義文化事業(yè)建設(shè)的重要組成部分，務(wù)必迅速、有效地提供檔案材料，為學(xué)校的教學(xué)、科研和黨政管理工作服務(wù)，充分發(fā)揮學(xué)校檔案在教育事業(yè)中的作用[3]。因此，研究我國高校檔案管理的現(xiàn)狀以及未來的發(fā)展趨勢，更好地促進我國高校檔案管理工作為我國的高等教育服務(wù)，是一個非常值得研究的問題，本文正是在這種背景下進行闡述的。

1.我國高等院校檔案管理的三個發(fā)展階段

電子信息技術(shù)的發(fā)展推動著我國高校的檔案管理工作不斷同世界的先進理念接軌，作為我國高科技研究和教育的前沿機構(gòu)，我國高校的檔案管理也走在社會的前列。我國高校的檔案管理工作主要經(jīng)歷了三個階段。

第一個階段是以紙質(zhì)檔案為主要管理對象的管理階段，這個階段起始于上世紀初，從舊中國創(chuàng)辦大學(xué)開始一直延續(xù)到90年代末計算機大規(guī)模普及之前。在這一階段內(nèi)，我國高校的相關(guān)文件、學(xué)生的學(xué)籍信息等都是采用紙質(zhì)的形式由學(xué)校的相關(guān)部門進行保管。在這個時期內(nèi)主要采用的是事后控制的檔案管理方法，各類文件只有在歸檔后，檔案管理部門才能對檔案進行控制和管理。

第二階段主要是紙質(zhì)檔案與電子檔案共同存在階段。計算機在社會范圍內(nèi)的大量普及促使了電子檔案的出現(xiàn)和發(fā)展，特別是近些年網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展使得紙質(zhì)檔案和電子檔案出現(xiàn)了共存的現(xiàn)象，目前我國絕大部分高等院校的檔案管理均處于這個階段。目前各大高校均采用紙質(zhì)檔案和電子檔案各執(zhí)一份的情況，同時擁有紙質(zhì)檔案和電子檔案。電子檔案與紙質(zhì)檔案都是人類在社會活動中形成的真實記錄，都具有歷史價值和憑證價值，高校檔案管理工作應(yīng)將電子檔案與同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案一并保存、整合管理[4]。電子檔案和紙質(zhì)檔案共存在，可以滿足社會對于檔案需求的不同形式，電子檔案彌補了紙質(zhì)檔案傳送的速度問題。這個時期檔案的轉(zhuǎn)化方式有兩類，一種是通過掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)檔案掃描進計算機進而形成電子檔案；另一種則是通過計算機將電子檔案打印成紙質(zhì)的形式。

第三種是辦公自動化完全普及后的電子檔案管理階段。信息技術(shù)和通信技術(shù)的進一步發(fā)展將會形成完全辦公自動化，辦公自動化還依賴于各種管理軟件的不斷開發(fā)和完善，例如教務(wù)系統(tǒng)軟件、學(xué)生管理軟件、財務(wù)系統(tǒng)軟件等等，同時由于電子簽名和網(wǎng)絡(luò)安全保障技術(shù)的不斷發(fā)展以及存儲設(shè)備的發(fā)展，未來的檔案管理將完全實現(xiàn)電子化。

2.我國高校檔案管理的發(fā)展趨勢

我國高校計算機技術(shù)的普及，同時由于我國各大高校正在大力建設(shè)校園網(wǎng)，高校的檔案管理工作必然會伴隨校園網(wǎng)的建設(shè)而形成新的趨勢。

第一，高校檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。高校檔案館要以收藏大容量，高密度，聯(lián)機能力強的電子檔案介質(zhì)為今后收藏的主要方向[6]。電子檔案是一種全新的檔案類型，通過計算機介質(zhì)存儲并被編為計算機代碼而被識別。電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)被不同地方的用戶借閱，又可以不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案需要占用大量的庫房和空間；同時高校通過建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，將全校每個時期不同方面的檔案存儲在一個大容量數(shù)據(jù)庫中，用戶在通過授權(quán)以后可以通過校園網(wǎng)登陸數(shù)據(jù)庫對相關(guān)的檔案進行查閱。

第二，檔案收集的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。傳統(tǒng)的檔案收集是個人或集體通過記錄的方式，而未來的檔案收集方式則完全可以通過網(wǎng)絡(luò)。用戶通過登陸相應(yīng)的管理系統(tǒng)完善個人的信息，并通過網(wǎng)絡(luò)將個人信息傳輸?shù)綄W(xué)校的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)通過特定的編碼方式對每個檔案進行編號，管理人員完全可以在終端計算機前對檔案進行管理，這個過程中不需要人員的面對面，只需要一臺計算機和校園網(wǎng)絡(luò)。

第三，全國高校間信息共享和標準的統(tǒng)一。由于每個高校自己的數(shù)據(jù)庫逐漸建立和完善，同時由于各大高校間的交流逐漸頻繁，未來的高校可以通過校園網(wǎng)的互聯(lián)實現(xiàn)資料的共享。未來由于逐漸實現(xiàn)校園間的信息共享，還需要建立一套統(tǒng)一的標準，數(shù)據(jù)庫的檔案采用相同的格式，相同的編碼轉(zhuǎn)準，相同的存儲格式，而且采用統(tǒng)一的管理軟件，這就使檔案的借閱的人員在不同的地區(qū)可以通過相同的方式對數(shù)據(jù)庫內(nèi)的資料進行無障礙查閱。

第四，檔案的價值的挖掘和利用的深化。高校檔案是社會重要的信息和科技資源，傳統(tǒng)的高校檔案應(yīng)用的范圍比較有限，只限于校內(nèi)人員的使用；在未來應(yīng)該將一些無涉密的檔案面向社會的共享，將一些非涉密的資料同社會大眾的數(shù)據(jù)庫連接，社會上的企業(yè)和個人可以通過相關(guān)的資料解決企業(yè)和個人面臨的問題，因此未來需要對檔案的潛在價值加以深化和利用，讓社會享受到網(wǎng)絡(luò)化資源共享的好處。

3.未來高校檔案管理的特點

3.1檔案管理過程的數(shù)字化

隨著辦公自動化的逐漸普及和實現(xiàn)，同時由于通信技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的不斷進步，促使未來檔案管理逐漸呈現(xiàn)管理數(shù)字化的特點。檔案管理數(shù)字化指的是未來檔案在收集、整理、復(fù)制、搜索以及統(tǒng)計等環(huán)節(jié)，均由計算機輔助來完成并自動存儲到大型數(shù)據(jù)庫，管理員對電子文件的整個生命周期進行統(tǒng)一管理。

3.2管理工具的現(xiàn)代化

未來數(shù)字化的檔案管理完全基于計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，電子化的檔案管理完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，檔案數(shù)字化的特點決定了其保管的復(fù)雜性和安全維護的難度[5]。計算機、打印機以及掃描儀等電子設(shè)備逐漸被高校檔案管理人員采用，同時檔案的，存儲技術(shù)和保護技術(shù)也在更新?lián)Q代，管理工具的現(xiàn)代化提升了檔案管理的效率和檔案工作的準確率，因此未來的檔案管理工具將會逐漸成為完全電子化。

3.3工作人員的復(fù)合化

未來的檔案管理離不開專業(yè)的管理人才，傳統(tǒng)的管理人才已經(jīng)不適應(yīng)未來的檔案管理工作的特點，因此未來檔案管理工作的人員需要具備不同的技能，這些技能不僅包括堅定的政治素質(zhì)、高學(xué)歷的檔案管理專業(yè)背景、具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，還要求未來的檔案管理人員具備一定的計算機知識和堅實的外語基礎(chǔ)，特別是現(xiàn)在我國大學(xué)同外國大學(xué)的交流越來越頻繁，很多需要歸檔的文件都是其他語言，這就要求高校從事檔案管理的人員要具備堅實的外語能力。因此，未來的檔案管理人員是具備多種技能的復(fù)合型管理人員。 [科]

【參考文獻】

［１］金芳.高校檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展[J].城建檔案，2011，(8):68-69.

［２］畢偉.淺談新形勢下高校檔案管理事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇[J].黑龍江志史，2010，(10):54-55.

［３］方圖輝.信息化時代高校檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新研究[J].江西農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版)，2009，8(4):168-170.

［４］陳曦.試析我國高校檔案管理的三個發(fā)展階段[J].黑龍江檔案，2012，(1):68.

［５］廖昌蘭.淺論高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢[J].高等教育研究，2002，18(1):67-68.

［６］姚樂野，關(guān)豪杰，王娟.校園網(wǎng)與高校檔案管理發(fā)展的新趨勢[J].四川檔案，2001，(5):28-29.