電子檔案管理問題探討

【摘 要】本文從電子檔案管理的特殊性，以及所要求的電子檔案管理人員所具備的知識技能和管理人員隊伍建設進行了論述。

【關鍵詞】電子檔案管理；特殊性；知識技能

隨著辦公自動化的進一步擴展，特別是信息產業和網絡化技術的廣泛應用，許多電子文件歸檔后形成了電子檔案。電子檔案雖然與紙質檔案都遵循著收集、整理、鑒定、保存與利用等檔案管理的基本原則，但電子檔案與紙質檔案仍有很大的不同——因為紙質檔案的信息內容一旦與載體結構形式構成相互關系后就永遠無法分離，人們不依靠任何技術就能識別檔案的內容。而電子檔案則須使用技術和設備把信息內容記錄于存儲載體上后，就離不開這種技術和設備，并要利用這種技術和設備進行逆處理才能識別它的內容，這就造成了電子檔案管理的特殊性。

研究電子檔案管理的特殊性，探討建設一支與之相適應的具備一定知識技能的電子檔案管理隊伍，是實現檔案管理現代化必須解決的課題。

１．電子檔案管理的特殊性

電子檔案管理與紙質檔案管理不同的主要原因，是電子檔案管理要依賴電子計算機的軟硬件技術平臺。因而電子檔案管理的特殊性表現為以下幾個方面。

1.1電子檔案管理的信息內容數碼化

電子文件、電子檔案是將文字圖形、影音影像等信息，轉換為數碼或符號來存儲和傳輸的。人們對電子文件、電子檔案所記錄的信息必須通過相應的軟硬件技術還原后才能閱讀。

1.2電子檔案管理必須實行文檔處理一體化

從管理的角度看，電子文件、電子檔案之間很難劃分出明顯的界限。紙質檔案在歸檔前的文件階段，檔案人員無須參與管理，但電子文件在形成階段，檔案人員就要參與設計指導，使產生的電子文件能按歸檔要求歸檔管理;同時還要了解電子文件產生的背景、設計思想、數據格式及計算機軟硬件技術等，因此，在電子文件時代，電子文件的形成者，電子檔案的管理者，必須通力協作，實行文檔一體化管理，才能保證電子文件、電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。

1.3電子檔案保存保管技術復雜化

紙質檔案只要符合保管保護條件，就能達到長期保存目的，而電子檔案長期保存就要面臨許多的技術上的問題，例如電子檔案可存取性、可用性、可理解性因素，電子軟件所依賴的計算機軟硬件發展水平，電子信息存儲載體的耐久性等等因素，都會影響電子檔案的有效保管，必須要有一整套的技術措施來給予支持。

1.4電子檔案開發利用形式多樣化

對于紙質檔案的開發利用，我國已有一整套的方針政策和方法，但電子檔案的開發利卻面臨著許多新問題，如電子檔案的利用是通過通信傳輸，還是提供存儲載體的拷貝件，抑或是直接利用計算機系統提供利用;還是電子檔案的利用場所、保密問題、開放時間、應用范圍等等，這些都要根據電子檔案的特性來制定相應的政策方法，并提供足夠的軟硬件技術保證才能開發利用好電子檔案。

2.電子檔案技術管理

2.1電子文件分類

檔案管理工作中的全部電子文件，按照業務類別劃分，可分成公務文書類、科技圖文類、財會文件類、人事文件類等，這是按業務范圍進行的分類；目前比較普遍而公認的分類方法是按照電子文件的來源劃分，這種來源是形成電子文件的軟、硬件設備。據此電子文件可分成文本類、圖形類、數據類、程序類、圖像類、聲音類、多媒體類等。如通過文字處理軟件形成的文件為文本類文件，通過AUTOCAD等軟件形成文件為圖形類文件，通過編程軟件形成的文件為程序類文件，通過照相機等設備形成的文件為圖像類文件，而通過音頻設備形成的文件為聲音類文件、通過多媒體軟件制作的文件為多媒體類文件。這一分類方法基本涵蓋了檔案管理中所有電子文件，是科學而實用的電子文件分類方法。

2.2電子文件的檢索原則應當是方便利用和便于文件保密

但電子文件只有做到科學分類，才能實現查找便捷。計算機對文件的檢索。基本上也是模擬人工檢索，只不過是信息處理速度遠遠地超過人腦對檢索詞的反映速度。但是，如果機內文件雜亂無章，文件名稱不規范，同樣會制約機檢速度和準確率。查找網上文件，更不可以盲目檢索.而必須知道所查找文件的網址、系統、文件制發單位和文件名稱等等一系列檢索符號，才能以最快的速度命中目標，否則如同大海撈針。另一方面，電子文件也需要保密或限制利用。對于這一部分文件一般的用密鑰加以控制。隨著網上竊密技術的不斷完善.進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。所以，對于檔案管理工作的核心機密，應當采用更加穩妥的保密手段。

2.3電子文件的鑒定也存在著區別真偽問題

檔案部門所保管的電子檔案，應當是電子文件的原件或真實的電子文件;否則.電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應當區別出原件與復制件。文件制發單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據性。

2.4電子文件的歸檔方式

目前普遍是光盤歸檔和電子文件在線歸檔兩種方式，即通常所說的物理歸檔和邏輯歸檔。光盤歸檔要歸A、B套，A套作為母盤保管，B套提供利用。光盤按照電子檔案的編號規則進行編號和管理。網絡之中的電子文件在移交前應通知檔案部門做好電子文件接收準備工作，然后由文件管理部門通過網絡系統向檔案部門傳送歸檔文件并將文件管理權向檔案部門移交。電子文件的在線歸檔也應打印出文件目錄以備交接查存.重要文件應刻錄光盤備存。

3.電子檔案管理隊伍的建設

電子檔案管理的特殊性，要求電子檔案管理人員既要具備檔案管理基礎知識，又要掌握自然科學知識和電子計算機應用技術，才能對電子文件及電子文件歸檔后形成的電子檔案進行有效管理。這些知識和技能主要表現在以下兩個方面:

3.1電子檔案管理人員必須具備檔案管理基礎知識

對檔案學概念、檔案管理學、文書學和檔案保護技術學等知識予以深入了解和掌握，能熟練運用檔案管理的理論知識來指導檔案管理實踐，不僅要知其然，還要知其所以然，面對不斷出現的新問題，研究探討新的管理方法，才能對電子檔案按檔案管理的原則和要求不斷深化，實施常態化管理。

3.2電子檔案管理人員還必須加強自然科學基礎知識的學習，掌握電子計算機應用技術

對自然科學基礎學科、微電子技術知識、電子計算機技術、計算機軟件技術、現代通信和計算機網絡技術及其在檔案部門應用知識必須要有一定的了解和掌握，而對計算機操作、保養、維護的實際操作技能應達到國家規定的中級水平，只有這樣才能對電子文件、電子文件歸檔和歸檔后形成的電子檔案進行有效管理，達到長期保存和開發利用電子檔案的目的。

建設一支高素質的電子檔案管理隊伍，一方面應引起各行業單位的高度重視，把培養電子文件、電子檔案管理人員當作大事來抓，通過繼續教育、學歷提升等途徑，盡快培養高素質的電子文件、電子檔案管理人員;另一方面檔案部門可以引進具有計算機技術的人員，改變檔案部門人員知識結構單一帶來的不足。

知識經濟時代下，高新技術迅猛發展，既給企事業單位檔案管理工作提出了挑戰，又為開展電子檔案管理提供了有力的技術支持。相信只要敢于迎接挑戰，以科學的態度來研究電子檔案管理的特殊性、規律性問題，并加強電子檔案管理人員新知識、新技能的培訓，迅速建設一支高素質的電子檔案管理隊伍，我們就能夠管理好電子檔案，保證在電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存。 [科]

【參考文獻】

［１］鄭玉祥.信息時代黨委辦公廳(室)更應重視公文信息檔案保密工作[J].科技信息(科學教研)，2007，(33).