試論我國高職院校教學檔案管理

[摘 要]我國高職院校的教學檔案管理質量和水平是衡量教學管理水平和教育質量的重要標志。加強教學檔案的管理，建立健全教學檔案，充分開發教學檔案信息，對于推動教學改革，提高教學質量具有十分重要的作用。它能全面、客觀地反映教、學雙邊活動的全過程。教學檔案的建設是衡量高等學校教學管理水平的重要指標之一。

[關鍵詞]高職院校 教學 檔案管理

一、 我國高職院校教學檔案管理存在的問題如下：

1.我國高職院校檔案意識不到位，學院領導、教師大多數重視教學工作和其它行政工作，然而忽視對教學檔案管理工作，有部分教師對教學檔案的意識不到位，覺得備好課、整理好教學課才、教好書才是職責，至于教學成果是否有效，似乎與己無關，況且有些教師還不愿意把教學成果上交歸檔。由于高職院校教學老師不是專業的教學檔案管理人員，時常會在材料科學分類、備案、歸檔、等重要方面存在欠缺，這樣長久以來會給以后工作留下不必要的麻煩，更會造成組卷不合理、借取不規范、沒有明確的登記、檔案材料再用時不易找到，并且導致教學過程中形成大量重要的教學材料流失，更無法保證教學檔案管理完整性。

2.檔案管理人員素質普遍缺乏。我國高職院校教學檔案管理工作人員尤其是各院系、部門的檔案管理員敬業素質普遍缺乏，如：大多數檔案管理人員不是學專業出身，缺乏專業的檔案管理知識，并且對歸檔文件及檔案保存價值意識缺乏應有的鑒別能力和保存價值。嚴重使檔案材料的收集、整理存在很大的隨意性。

有些高職院系或部門的檔案工作是由院系的老師兼任（或有學生監管），沒有專業的檔案管理人員來看管、統計、保存。才使得更多的教學材料流失。這些兼職人員一方面由于平時忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，沒有多余的時間和精力來學習檔案專業知識；另外一方面也沒有機會接受專業的檔案管理業務培訓與實踐，更無法實現檔案的優化管理。

3.有些檔案信息不足，檔案管理效率不是高。目前，有許多高職院校中存在著信息開發不足中出現的各種問題。各系與各部門之間的教學檔案管理互相封閉，并且無法相互借鑒和交流。盡管有些高校加大了管理教學改革力度，但是從整體上來看這些問題仍比較突出，不少高職院校往往只注重設施、設備、技術的投入、人力物力、使而不注重其效益的產出。現實是21世紀是一個網絡、信息化、科技化的時代。

二、 要高度認識教學檔案管理工作的重要性。

高職院校教學檔案具有一定的教學信息、參考價值和作用教學檔案管理工作，便利于教學單位及各人，所更好的掌握教學過程中實施的措施、效果，更利于了解和掌握教師的教學與學生的學的基木情況，對于了解教學全貌和教學的質量水平等都很重要。此外，高校教師需要了解歷年的任課情況和教學效果、從事教學法研究等，都需查閱教學檔案。

高職院校教學檔案管理方式，很難適應于不斷改革深化的管理工作。如今檔案管理引入多媒體文件、實現圖，能夠更加真實有效地再現當時的活動情況，從而強化了文件對社會的記憶和再現功能。

三、要加強高職院校教學檔案管理的措施。

目前我國高職院校開始了新的一輪人才培養模式評估水平，評估70.8%的相關內容都集中在教學管理中，作為高職院校檔案管理應該抓住這個時機，順勢加強高職院校教學檔案管理工作。

（1） 各院系領導要重視、完善管理體制。

高職院校領導要做好管理工作、要重視、要看到教學檔案存在的有效價值，做好教學檔案管理工作要放在第一位來抓，要明確注重教學管理記錄。形成以高職院校領導為主體的教學檔案管理團隊，要明確分工到各部門、各系部與個人分別設立領導小組來管理，負責指導、收集和整理個部門教學檔案管理工作，并接受教育處辦公室、檔案室的監督和指導工作，要明確建立考核制度，對于那些沒有完成教學檔案收集或者是收集材料不夠完善、整理不夠規范的哪些部門要納入年度的考核制度中去，對于未完成教學檔案管理人員要給與處罰，對于優秀部門和個人要給與獎勵。

（2）要做好平時立卷和整理工作。高職院校檔案工作的最終目的是提供利用。由于高職院校教學檔案管理復雜化，并且有分散，要做好平時的立卷和歸檔工作尤為關鍵。如：在校學生注冊資料、新生入學資料、繳費狀況、學生學籍異動、基本信息更改、畢業生名單、就業信息、導師分配等重要資料，要是平日里做不好收集和歸檔工作，要是等到明年的六或九月份在收集中處理，這樣會導致更多零散的重要資料文件丟失，我們要在實際的操作中有一些最基本的分類，如：新生入學資料、新生繳費狀況、基本信息更改或者畢業生名單、就業信息、導師分配等把工作中形成的文件要及時分類放在相應的文檔中，方便使用，并且要注明資料名稱。平日的立卷和整理工作其實就是一個檔案意識的形成過程，做好日常工作才能保證教學檔案管理的利用質量

結束語：總之，高職院校教學檔案管理水平要提高，需要我們不斷的從思想上、行動上去追求、去創新、去實踐，這是一項重而遠的工作，只要我們對現在存在的問題有一個清醒的認識，并堅持不懈地去追求改進之途徑，高校教學檔案管理水平必將有一個更好的突破。

參考文獻：

[1]《試論規范高職院校教學檔案管理的途徑》中國科技教育第3期、作者：江瑩。

[2]《淺議高職院校圖書館檔案管理》職業教育研究2009年第05期 作者：段藝萍;

[3]《高職院校圖書館檔案管理實踐》科技情報開發與經濟 2010年18期 姚光霞 。

作者簡介：徐頻，女，（1970-），漢族，學歷：本科，職稱：副研究館員，單位：四川職業技術學院。