檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展研究

摘 要： 檔案數(shù)字化建設(shè)，是圖書館檔案建設(shè)的發(fā)展趨勢，但是目前仍有一些需要改進的方面，本文針對檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀進行了如下簡要分析。

關(guān)鍵詞： 檔案數(shù)字化建設(shè) 緊迫性 建設(shè)途徑 新問題

檔案數(shù)字化建設(shè)，主要是指建立檔案的原件、原文、原貌的計算機儲存系統(tǒng)，即所謂電子檔案管理系統(tǒng)，并圍繞該系統(tǒng)建立起電子檔案的檢索系統(tǒng)、法律保障系統(tǒng)、保密和密碼系統(tǒng)、檔案聯(lián)網(wǎng)或因特網(wǎng)查詢系統(tǒng)等，構(gòu)成一個檔案計算機存儲、傳輸、檢索、查詢、復(fù)制、利用的良性運轉(zhuǎn)體系。檔案數(shù)字化建設(shè)的目的，是提高檔案管理和利用的效率和質(zhì)量。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

1.檔案數(shù)字化可以有效改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限性，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.檔案數(shù)字化是形勢發(fā)展的需求。2l世紀是信息化的時代。檔案數(shù)字化建設(shè)是經(jīng)濟信息化的重要組成部分。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案數(shù)字化。

3.檔案數(shù)字化是社會的強烈需求。當(dāng)今社會，人們的時間意識越來越強，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加。這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數(shù)字化的主要作用

1.檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大方面任務(wù)：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和館藏重要檔案及照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

2.檔案數(shù)字化能有效地保護檔案原件。（1）代替原件使用，保護檔案原件。（2）數(shù)字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致遭到毀滅性的破壞。（3）恢復(fù)檔案材料模糊退色的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復(fù)。

3.檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。（1）不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人。（2）數(shù)字影像文件可以通過計算機局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間，讓更多的人來了解檔案，利用檔案。（3）“時間”不再是限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。檔案數(shù)字化以后，將已開放的檔案公布在網(wǎng)上，這樣所有利用者就可以在任何時間上網(wǎng)獲取檔案信息資源。

4.檔案數(shù)字化能充實各檔案館網(wǎng)站的內(nèi)容。對我國大多數(shù)已上網(wǎng)的檔案館網(wǎng)站來說，普遍存在網(wǎng)上信息資源貧乏的通病。信息加工深度不夠，指引性信息多，實質(zhì)性信息少。要改變這種尷尬的局面，就要盡快將豐富的館藏信息化和數(shù)字化。

5.檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案館走向數(shù)字檔案館的必經(jīng)之路。數(shù)字檔案館無疑是21世紀各級各類檔案館的發(fā)展方向。盡管當(dāng)前它的具體組成結(jié)構(gòu)、組織管理模式還處于探索之中，可其“館藏”的數(shù)字化特征是肯定的，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化將是其“館藏”的重要組成部分。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑

單就檔案數(shù)字化而言，其途徑是很多的。計算機數(shù)據(jù)錄入、電子掃描、數(shù)碼照相、模擬信息的計算機轉(zhuǎn)換等，都是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的方法和途徑，而其主要方法就是對檔案信息的計算機數(shù)據(jù)錄入。那么，對過去已有的非數(shù)字檔案進行數(shù)字化的時候，可不可以同樣采用檔案信息的數(shù)據(jù)錄入方法呢？換句話說，就是可否把過去形成的所有檔案回過頭來再重新一字一句地進行計算機數(shù)據(jù)錄入呢？當(dāng)然不行。因為，第一，勞動量太大，要完成現(xiàn)有非數(shù)字檔案的錄入工作，就如檔案著錄一樣，動則需要幾十年時間，甚至成為“永遠還不完的債”；第二，重新錄入檔案文件，僅是完成了檔案文件信息內(nèi)容的錄入，而檔案原件的外觀原貌、真實可靠性標志、法律地位和權(quán)威性，等等，卻通通無法轉(zhuǎn)移到新錄入的電子版本中。這樣，數(shù)字化后的檔案就完全喪失了法律效用和憑證作用，成為不足為憑的依據(jù)。所以，對于過去形成的非數(shù)字檔案的數(shù)字化，只能采用電子掃描、數(shù)碼照相、縮微轉(zhuǎn)換（先拍成縮微膠片，再通過計算機軟件轉(zhuǎn)換為電子檔案存儲在計算機中）等，才能實現(xiàn)檔案原文原貌的數(shù)字化儲存和利用。

1.建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫，在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，實現(xiàn)原文件的信息數(shù)字化。

2.建立檔案局（館）網(wǎng)站，并與各級黨委、政府政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)，實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱、政策法規(guī)查詢；舉辦網(wǎng)上展覽，展示四個文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務(wù)公開，營造有利于經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。

3.加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，加強檔案數(shù)字化建設(shè)要求進館單位實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既可以推進機關(guān)檔案室的電子化進程，又可以減少檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。

4.加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，筆者認為，印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度都做出規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準確性和有效性。

四、檔案數(shù)字化建設(shè)所包括的內(nèi)容

檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅包括各種機關(guān)、企事業(yè)單位檔案室的數(shù)字化建設(shè)，而且包括各級各類檔案館的數(shù)字化建設(shè)。需要指出的是，無論是檔案室的數(shù)字化建設(shè)，還是檔案館的數(shù)字化建設(shè)，都不僅僅是把過去形成的非數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案存儲于計算機就能大功告成的。因為，檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是一個技術(shù)概念，而且是一個歷史概念，是指為適應(yīng)數(shù)字化時代的檔案管理要求所做的所有工作和建設(shè)。

1.推進檔案數(shù)字化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設(shè)，就要抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

2.數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平。檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經(jīng)驗，這對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

3.有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學(xué)的管理和方便的使用。建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。

當(dāng)然，這不是說檔案館的數(shù)字化建設(shè)就顯得輕松和容易。檔案館有檔案館的工作，它既要把過去歷史上形成的非數(shù)字檔案（其數(shù)比機關(guān)檔案室大幾十倍、上百倍）進行數(shù)字化處理，還要在接收檔案進館時，按雙軌制管理的要求，一方面接收檔案室移交的紙質(zhì)檔案及其他非數(shù)字檔案，另一方面接收檔案室與非數(shù)字檔案并行的數(shù)字化檔案。可是，數(shù)字化檔案怎么接收是一個新問題。是實際接收，即將檔案室的電子檔案復(fù)制或通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案館；還是虛擬接收，即以檔案室保存的電子檔案為基礎(chǔ)，制定法律和規(guī)章制度，通過網(wǎng)絡(luò)與檔案室分享其電子檔案的管理和使用，建立虛擬數(shù)字檔案館呢？這其中涉及方方面面的問題，均須加以研究和解決，這是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。

此外，檔案數(shù)字化建設(shè)絕不僅僅是將紙質(zhì)檔案及其他非數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案儲存保管起來那樣簡單，它有著相當(dāng)廣泛的內(nèi)容和嚴格的要求，是檔案管理現(xiàn)代化進程中三個階梯（觀念現(xiàn)代化、建立健全科學(xué)的管理制度、采用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案）中的第三個階梯。可見，在實踐中，檔案數(shù)字化建設(shè)絕不僅僅是單純的技術(shù)問題，它必然涉及觀念的改變和管理理念的創(chuàng)新，以面對不斷產(chǎn)生的新問題。所以，檔案數(shù)字化建設(shè)過程也是一個摸著石頭過河的過程。

五、檔案數(shù)字化建設(shè)中會遇到的相關(guān)問題

檔案數(shù)字化建設(shè)是用現(xiàn)代信息技術(shù)來武裝檔案管理，是比較新的事務(wù)，必定會遇到很多新問題，需要引起我們的注意。

1.電子檔案的信息安全問題，包括檔案信息的丟失、篡改、盜取、遭受攻擊等偶發(fā)事件，在計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可以隨時發(fā)生。比如，電子文件以數(shù)字形式記錄信息，使它很容易被篡改和刪除；網(wǎng)絡(luò)中密碼易被破解，使其很容易被盜取，也很容易遭受惡意攻擊而受到毀滅性破壞等。因此，不僅要采用已知的一切方法來加以防范，而且要研究更加有效的措施來保護電子檔案信息安全。

2.加強元數(shù)據(jù)的管理問題。所謂元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境，以及文件和圖形處理軟件、字符集等數(shù)據(jù)。檔案數(shù)字化建設(shè)中要在若干場合中使用元數(shù)據(jù)：如在編目中用元數(shù)據(jù)概括地描述檔案文件的形式和內(nèi)容；在電子文件的存檔、保護、傳輸過程中用元數(shù)據(jù)來保證電子文件的法律地位、抗拒數(shù)據(jù)被修改以保證電子文件的真實性和可靠性；或者使用元數(shù)據(jù)來指明今后閱讀、復(fù)制電子文件的途徑，等等，其用途很多。元數(shù)據(jù)之于電子文件的種種功用及如何選擇使用元數(shù)據(jù)問題，不僅檔案部門在研究，而且圖書、文獻部門在研究，我們可以借助一些外在的智力。而對于檔案部門自身而言，則要以元數(shù)據(jù)為杠桿推動檔案著錄項目的研究，以提高檔案的著錄水平。元數(shù)據(jù)究竟應(yīng)該怎樣選擇和使用是一門相對獨立的學(xué)問。筆者認為，電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理（編目和著錄的項目實際上也是元數(shù)據(jù)）中使用元數(shù)據(jù)的種種場合，統(tǒng)統(tǒng)都可以看作檔案著錄；著錄所使用的項目數(shù)據(jù)，統(tǒng)統(tǒng)都可以看作元數(shù)據(jù)。在編目、著錄和各種使用元數(shù)據(jù)的場合，其核心問題都是選擇元數(shù)據(jù)，而不是創(chuàng)造元數(shù)據(jù)，都僅僅是從檔案文件的內(nèi)容和形式中選擇元數(shù)據(jù)、確定元數(shù)據(jù)、抽取元數(shù)據(jù)、使用元數(shù)據(jù)。

3.以“實際運用”帶動檔案數(shù)字化建設(shè)。進行檔案數(shù)字化建設(shè)的目的，是提高檔案管理的效率、提高檔案服務(wù)質(zhì)量。因此，進行檔案數(shù)字化建設(shè)，一定要以“用”字當(dāng)頭，把檔案數(shù)字化的成果，盡快運用到檔案管理和檔案服務(wù)工作中去，絕不能為數(shù)字化而數(shù)字化。此言絕非無病呻吟，那些總結(jié)工作、上報統(tǒng)計時標榜的建立了多少數(shù)據(jù)庫、輸入了多少萬條目錄，而檔案的管理和利用還是老樣子的情況，實在屢見不鮮。“運用”是檔案數(shù)字化建設(shè)的靈魂和動力，只有積極運用，才能促進檔案數(shù)字化工作不斷改進，不斷完善，保質(zhì)保量地持續(xù)進行；只有積極運用，才能把檔案數(shù)字化建設(shè)有始有終地堅持到底。

總之，檔案數(shù)字化是信息化時代對檔案部門的挑戰(zhàn)，也是給檔案部門帶來的機遇，檔案信息化并不能取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。除了檔案內(nèi)容外，檔案載體等媒介也是人類社會記憶的重要部分，這些信息可以判斷檔案信息的真實性及其他方面的價值。紙質(zhì)檔案已經(jīng)經(jīng)歷了上千年的考驗，而數(shù)字化檔案還沒有經(jīng)歷百年以上的考驗。因此，目前數(shù)字化的檔案只有和傳統(tǒng)的檔案信息保存方法相結(jié)合，才能確保檔案事業(yè)的發(fā)展并將更好地服務(wù)于社會。

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