抓好檔案利用工作方法探析

　　摘要：檔案工作是服務性的工作，它的服務性集中表現在檔案提供利用工作上。要在檔案的提供利用工作應遵守明確服務方向，端正服務態度；熟悉檔案，了解和研究利用者的需要；正確處理檔案提供利用和保密的關系三點要求：
　　關鍵詞：檔案提供利用；方向；態度；需要；保密
　　檔案提供利用工作是將檔案館收藏的檔案信息以不同的方式提供給利用者利用，是檔案工作為社會主義各項事業和人民大眾服務的手段，直接體現整個檔案工作的作用，在檔案工作中占有突出的地位，做好檔案提供利用工作具體要求如下：
　　一、明確服務方向，端正服務態度
　　檔案提供利用工作以服務于社會主義現代化建設事業為中心，全面地為黨和國家各項工作服務、為人民大眾服務，這是檔案提供利用工作的服務方向。隨著全黨全國工作重點的轉移，我國進入一個新的歷史時期，作為黨和國家的檔案工作，也必須隨著全國工作的重點轉移而轉移，檔案工作的服務重點從政治斗爭轉移到經濟建設、科學研究、技術發展和精神文明建設方面來，以服務于建設有中國特色的社會主義和集中力量進行社會主義現代化建設為根本任務。各檔案館（室）的檔案工作人員必須解放思想、明確方向，適應建立社會主義市場經濟體制的新形勢的發展要求，根據各館（室）保存檔案的性質、內容和范圍等特點，具體安排為黨政領導和機關工作、生產建設、文化教育、科學研究、經濟體制改革等各項工作服務以及為人民大眾服務的不同重點，處理好既要為經濟建設服務，也要為社會發展服務，既要為現實服務，又為歷史服務，既要為機關工作服務，還要為社會各方面服務的關系，積極做好檔案的提供利用工作。
　　二、熟悉檔案，了解和研究利用者的需要
　　要想做好檔案的提供利用工作，必須熟悉本檔案館（室）保存檔案的內容和成分，做到這一點，工作才會由被動變為主動，及時、準確地把檔案提供給利用者。所謂熟悉檔案主要是熟悉館（室）藏檔案的數量、成分、內容及存址，熟悉每一個全宗的檔案形成和整理狀況以及全宗與全宗之間的有機聯系，熟悉各全宗檔案的利用價值。熟悉檔案的方法很多，一般是結合收集、整理、鑒定、保管、統計等日常工作，有意識地熟悉檔案；通過編制檢索工具和開展編研工作，系統地熟悉檔案的內容和成分；此外，還可以通過定期或不定期的檢查，或有計劃、有目的地翻閱某些重要檔案，以及結合提供利用工作來熟悉檔案。只有熟悉檔案的內容和數量等方面的狀況，才能減少提供利用工作的盲目性。
　　了解和研究利用者的需要，就是做好檔案提供利用的預測工作。利用者對檔案的需要千差萬別，變化多端，但仍有規律可循，有共同性的利用傾向，有機關團體和個人的不同利用傾向。各種利用者利用檔案都要受社會某種主要因素的影響和制約，而且，在不同的歷史時期，同一個歷史時期的不同發展階段，有著不同的政治形勢，不同的經濟要求和文化狀況，不同的路線、方針、任務，都會產生不同的利用檔案的傾向。因此，檔案館（室）必須根據社會主義事業的發展，結合當前黨和國家各項工作的動向，通過利用統計的分析或直接訪問利用者，或向有關機關詢問等方式，了解各個時期需要利用什么檔案，怎樣利用等情況，才能未雨綢繆、有地放矢，做好檔案提供利用工作。要做到這一點，檔案工作者應認真學習黨的方針政策，關心國家大事，加強調查研究，注意社會發展和各項工作動向，了解和研究利用者的需要。一般來說，檔案提供利用工作是被動性的工作，但如果既熟悉檔案，又了解研究客觀需要，做到知已知彼，掌握利用的特點和規律，就能化被動為主動，做好檔案提供利用工作。
　　三、正確處理檔案提供利用和保密的關系
　　利用和保密的關系問題，在提供利用工作中表現得最為突出，應特別注意解決好。我們保存檔案的目的，是為社會主義事業，提供檔案給各方面使用，充分發揮檔案的作用。檔案館的檔案，黨和國家以至全社會都要用。機關的檔案機關用，這個機關的檔案的，那個機關也可能需要用。保存檔案是為了用，如果只鎖在箱柜里，長期禁錮起來不準使用，就失去了保存檔案的意義。但是，檔案不僅是可供各項工作利用的重要材料，而且有一部分又屬黨和國家機密。因此，在檔案提供利用工作中要注意保守黨和國家機密，這是關系到黨和國家安危的大事，是社會主義革命和建設取得勝利的重要保證，每個檔案工作者必須嚴守黨和國家的機密，同一切失密、泄密現象作堅決的斗爭。所以，在開展檔案提供利用工作時，既要積極提供檔案為各項工作服務，又要堅持保密原則。利用和保密，從根本上說，二者是一致的，都是為了更好的利用。保密只是相對地把檔案的使用限定在一定的范圍和人員。那種認為保密就不準任何人使用，或永遠無限期地保密下去，都是不正確的。對這一部分人保密，對另一部分人不保密，對外保密，對內不保密。保密是動態的，不是靜止一成不變的，而是隨著形勢的發展，時間、地點等條件的變化而不斷變化，可能昨天是保密的，今天就公開了。但在實際工作中，對什么樣的檔案要繼續保密，什么樣的檔案可以解密，由于國家未制定解密法而發生困難，加上有時利用與保密確有矛盾之處，因此不好處理。以往對處理利用與保密關系的提法是：利用服務保密，在保密的前提下提供利用，以及保密服從利用等。檔案在什么情況下提供利用，給誰提供利用，以什么方式提供利用，在什么情況下需要保密，范圍多大，什么情況下需要解密等，都要服從黨和國家的利益，在這個總的前提下，依據黨的方針政策為標準，把二者統一起來。凡是檔案提供利用有利于改革開放、促進安定團結和社會主義現代化建設就積極大膽地提供利用，反之則應注意保密。在具體處理提供利用與保密的關系時，要深入審查檔案內容，根據時間的推移、地點和條件的變化、調整檔案的密級，逐步擴大利用范圍，減少煩瑣的批準手續，方便利用者。
　　（作者簡介：張方林（1971-），男，漢族，吉林通榆人，現任吉林省通榆縣人才交流中心主任，研究方向為人事檔案管理