簡析檔案管理的電子化趨勢

　　摘要：隨著科技的不斷進步，計算機技術(shù)不斷地普及，已經(jīng)滲透了人們生活中的每個環(huán)節(jié)，尤其是檔案管理工作，電子化管理已經(jīng)成為了社會發(fā)展的必然趨勢，現(xiàn)有的傳統(tǒng)的檔案管理模式并不能夠滿足二十一世紀的發(fā)展步伐，電子化檔案的管理在科技進步、促進經(jīng)濟發(fā)展中都起著重要作用。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理；電子化；趨勢
　　檔案參考作用具有較大的可靠性。檔案是原始記錄，是第一手資料。歷史學家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，它比其他資料來源可靠。其次，檔案參考作用具有一定的廣泛性。因而，檔案也是很廣泛的。每個單位有檔案館，保存著本地區(qū)、本單位各種內(nèi)容的檔案，遇有難題，都可以到檔案部門參考檔案，尋找答案，所以，由于電子化辦公科技的不斷進步發(fā)展，各單位、企業(yè)在形成大量的電子文件時，電子化檔案管理已經(jīng)成為必不可少的重要內(nèi)容之一。
　　一、檔案管理電子化的重要性
　　1.檔案工作現(xiàn)代化，是要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構(gòu)、組織行 、管理方法和手段，以達到預期目的 面對我國檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢、新任務(wù)，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化，建設(shè)是 項耗資巨 、復雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標，抓住機遇，加強協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實現(xiàn)檔案信息化，推動檔案工作的改革。
　　2.電子計算機技術(shù)是當今新技術(shù)革命的先導技術(shù)。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。
　　3.計算機檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用 些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、 儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一 新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。
　　二、檔案管理適應新時期工作的需求
　　1.新時檔案的管理工作需要不但要有文件的檢索功能，又有檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于檔案軟件沒有信息管理的功能，通用性不好，另外，各單位企業(yè)的檔案部門使用的計算機的型號不統(tǒng)一、軟件的開發(fā)功能上各異、也就沒辦法跟上新時期的發(fā)展步伐，就不能利用電腦來完成檔案信息的管理，最終就造成使檔案管理電子化的進度受到約束。
　　2.現(xiàn)在的的機讀目錄檔案系統(tǒng)不利于資源的共享，期刊文章分類查詢，盡在期刊圖書館在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
　　3.相對來講想要實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)是，必須基礎(chǔ)的工作要標準化、規(guī)范化，而因為是歷史的因素，導致檔案基礎(chǔ)差、案卷質(zhì)量不高、最主要的是各類的檔案著錄細則相容性很弱、另外，檔案自動化的工作沒有實行統(tǒng)一的標準、就形成在實現(xiàn)統(tǒng)一實施標準上有制約，也就導致了檔案管理電子化進程。
　　4.目前現(xiàn)有的檔案管理模式不能跟上電子化發(fā)展的腳步，沒有按照計算機信息處理技術(shù)的特點和發(fā)展方面考慮，然而電子化管理的歸檔的文件資料是磁盤、光盤，目前現(xiàn)行的檔案整理方式已經(jīng)不能已不能完全適應。
　　5.要想實現(xiàn)電子化檔案管理必須有現(xiàn)代化的人：也就是說要提高檔案管理人員的知識技能、管理水平，原來的管理人員只是一般的計算機技術(shù)水平，在很多的檔案管理部門形成嚴重的缺乏高技能、素質(zhì)高、信息處理復合型人才，就算有了現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，不能實現(xiàn)電子化檔案管理了。因此，管理人員檔案信息管理人員素質(zhì)、知識、技能必須提高。
　　三、檔案管理電子化是社會進步、科技發(fā)展的必然趨勢
　　目前，所有的檔案管理全部是實行無紙化的辦公，這樣就促使檔案的生成方式發(fā)生了非常大的變化，例如：文件的起草、簽發(fā)、歸檔等、過程都可以在計算機和通訊的線路中進行，也就是說，電子檔案信息存儲密度高與計算機聯(lián)機能力強，影像還原效果好，便于大量復制拷貝，節(jié)省存貯空間，利用率極大提高。因此我們應利用現(xiàn)代的科技手段，加大對檔案資料的收藏力度，延長檔案資料的壽命，利用現(xiàn)代暢通的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息資源共享，因此，檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。
　　四、檔案管理工作的發(fā)展路徑
　　一方面必須做好歸檔電子檔案文件的技術(shù)處理，實行電子文件的管理目標，也就是說新型材料的歸檔是勢在必行的，同時也就對檔案的管理人員提出了更高的要求，就是必須要深入現(xiàn)行的工作領(lǐng)域來，并對產(chǎn)生大量電子文件的接受、存儲、進行學習，要學會保護原始的電子文件，了解相關(guān)重新組合的來龍去脈，另一方面解決好電子檔案文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。因此，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。
　　由此可以看出，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息在現(xiàn)代社會經(jīng)濟生活中的地位和作用已越來越明顯，檔案管理信息化勢在必行，必須利用現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做好檔案管理工作，更好地服務(wù)社會。
　?。ㄗ髡吆喗椋嘿Z彥?。?979.7-），女， 漢，農(nóng)安人，本科，畢業(yè)于長春市廣播電視大學，專業(yè)：會計學，吉林省交通投資集團有限公司，主要研究方向：檔案對現(xiàn)在社會的貢獻