對現代企業合同管理制度的探究

耿曉陽

（中鐵隧道集團徽州制梁場，安徽 黃山 242700）

合同是兩個或兩個以上當事人實現經濟利益而達成的協議，是商品交換的法律表現形式。在市場經濟條件下，企業為實現一定的經濟其他當事人而簽訂合同，現代企業的經濟往來，是企業經營活動中不可避免的行為。企業合同管理的問題并不是說合同管理的前期階段就沒有問題，多數是由于急于簽訂合同而過于草率，前期階段所出現的問題，不能夠將涉及到的問題考慮全面。合同產生在合同管理的前期階段，在這一階段企業往往比較重視，一些企業往往就把合同拋之腦后了，甚至忘記了合同履行過程是實現權利義務的過程，合同管理制度體系設計對于企業合同管理的科學性，而僅僅把它看成是生產過程的一部分。一個設計科學、程序嚴密的合同管理制度體系，并且可以最大限度地防范風險。合同管理是防范企業法律風險的基礎性工作。合同管理過程貫穿于企業整個生產經營管理過程，不但能大幅提高企業合同履行的效率，是企業管理的一項重要組成內容。

1 現代企業合同管理風險

合同法制觀念淡薄，風險意識差。企業簽訂合同時缺少對對方資信的調查了解，沒有審查對方的法人營業執照或自然人身份證、法人授權委托書等相關資質材料。更有一些企業沒有建立有效的合同管理制度，致使合同原件丟失或僅保存一些復印件，由于司法實務中對證據認定規則以及民事責任歸屬確認都有較明確規定，另外對銷售人員的相關授權不明也是容易引發糾紛的原因之一。對這些未經授權人員所訂立的合同所致的結果，往往做出對企業不利的處理。有的企業沒有明確的銷售人員授權制度，有的單位超過應有的權利范圍對外簽訂合同，合同主體不當。有的一般員工未經授權也對外簽訂合同，合同當事人主體合格，是合同得以有效成立的前提條件之一。現實中一些企業的供應站、銷售科等職能科室或分支機構經常代表法人對外簽訂合同。同時作為法人職能科室是無權對外簽訂合同的，法人的分支機構需由法人的授權委托書才可以享有對外簽訂合同的資格，更有一些企業的銷售人員直接代表法人對外簽訂合同，一旦發生糾紛責任很難明確。一些企業簽訂合同的條款過于簡單，或僅約定幾條意見，既無法人授權委托書，又無身份證明，對合同主體雙方的權利義務及違約責任等條款不作約定。或合同條款約定的意思不明確、不具體等都容易產生法律風險。

2 合同管理制度存在風險原因分析

2.1 管理制度缺失

企業中合同管理者負有企業合同管理政策的研究。不但能夠處理具體事務，對企業生產經營運作模式把握不恰當，還必須具備對企業生產經營情況的宏觀掌握。這對合同管理者的綜合素質提出了較高要求，對關鍵環節識別不到位，企業的合同管理者往往達不到要求，但在合同管理實際情況中，不但對企業內部生產經營運行模式了如指掌。由于對合同運行環節掌握不充分，這一職責要求合同管理者對合同管理的每一環節完全掌握其運行規律，使合同管理者在制訂合同管理相關制度時存在顧此失彼，不符合公司管理實際和國家有關法規。

2.2 制度缺失或瑕疵

有些企業實際已經意識到管理制度體系對合同管理的重要性，就在于管理制度本身的缺陷和瑕疵，并且在管理實踐中也尊重程序的權威性，但卻仍然不能避免合同管理出現問題。因此對于違反規定的行為，實際上并沒有進行責任追究和處罰，沒有起到應有的約束和規范作用。合同管理制度的制訂者沒有完全掌握企業合同運行的相關情況，導致這些條文僅僅掛在墻上，無法因地制宜地制訂出適合本企業實際的情況的管理辦法，管理辦法的制定者不愿花費精力和時間潛心研究企業合同原作的實際情況。合同法的設置許多規則，而企業在制訂自己的合同管理制度時，可以由合同雙方當事人在法律允許的范圍內自由約定。大量地存在著照搬條文的現象，這種管理制度用大量的篇幅說明那些是禁止性的行為，但并沒有對違反這規定相應地采取何種懲罰措施予以說明。

2.3 合同管理程序運行不到位

在企業生產經營過程中，仍然采取簡化合同管理程序，對員工的業績考核往往注重收益金額的大小。有些企業管理層處理事務的效率等結果性指標，很多企業都存在為了趕工期、提高效率，在已有制度明文規定的情況下，而對過程性指標重視相對弱化。甚至超越合同管理程序的做法，以達到預期目的。

3 對策

3.1 合同應由企業的專門機構來執行

既然企業通過合同所確立的民事關系，由于合同本身的特征，是一種受法律保護的民事法律關系，訂立合同的行為就是一種民事法律行為。已超越了企業自身的界限，使之成為一種受法律規范和調整的社會關系，涉及大量的法律專業問題，所以由企業法律部門管理可以有效地降低合同風險，決定了合同不同于企業內部的生產、人事、財務等管理工作，更好地維護企業的合法權益。

3.2 采取適合企業自身的合同管理模式

企業的經營規模和企業的組織機構不同，企業和所屬各部門、各單位對合同的管理做到機構、人員、制度三落實，一些大中型以上的企業，因為其各部門分工不同，其選擇合同的管理模式也不盡相同。其合同管理的模式應采取企業法律部門統一歸口管理和各業務部門，各單位分口管理的模式。對合同實行分級、劃塊管理，各業務部門法律顧問部門隨時檢查和監督。形成完善的合同管理體系，有效避免合同風險的發生。企業法律部門作為企業合同的統一管理部門，對企業合同的簽訂和履行負有監督、檢查和指導的職責。

3.3 制定合同管理制度及流程

要使合同管理，從完善制度入手，合同審批流程可以使合同的管理，制定切實可行的合同管理制度，審批工作有章可循，同時通過層層審核把關，將合同風險降到最低。企業通過建立一整套規范、科學的合同管理制度和有效地實施和落實各項制度，做到管理層次清楚、程序規范具體、職責權限明確，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態。

結論

企業合同管理制度首先應當遵循法律法規的強制性規定。合同管理是企業經營管理中的一項重要工作。該制度體系賴以存在的前提，企業合同管理制度體系只能是空中樓閣，充分運用現有的法律規則來管理合同，無法對企業的合同運行進行監控，構筑合理的合同管理制度體系，是合同規范管理的基礎和出發點。履行合同中采取有效的管理，合同履行后進行妥善的補救才能做好合同管理，避免產生損失，真正提升企業的管理水平。在企業更應加強自我保護意識，將為企業管理水平和經濟效益的提高產生巨大的推動力。

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