物料管理中存在的問題及解決措施探討

　　摘要：在川東北元壩油氣區塊的開發建設中，相關項目所用物料是由不同的管理單位和部門執行。經調研發現物料的管理中存在著一些問題，如需求提報分類不清；缺少相關物料單據、憑證等。這些問題極大地降低了物料管理工作的效率。在面對這些問題的時候，文章結合實際工作經驗提出了相應的解決措施，并經過實際工作驗證，說明相關方法和思路是可行的。
　　關鍵詞：川東北；物料管理；管理效率；措施
　　隨著元壩區塊開發的深入，在川東北地區部署的勘探開發油氣井已達到30多口。但單口井所用物料的調度和管理則是由不同的單位和部門來執行。加強川東北采氣廠項目用物資的系統化管理，實現項目物資管理的進一步規范、系統。本文從物料管理理論軟件ERP切入，針對物料管理中的具體問題進行分析、總結，并結合中石化西南油氣分公司川東北采氣廠實際情況尋找解決辦法。
　　一、物料管理概述
　　（一）物料管理基本概念和流程
　　物料管理部門的重點是應用ERP系統對工程中的材料進行管理。在項目用料管理的介紹中，首先需要了解幾個基本概念。
　　工廠：指進行供應、倉儲等業務的場所。工廠代表物資供應部門的一級庫，負責統一儲備工作。
　　庫存地點：工廠級的細分單元，可能是倉庫、庫房或倉庫/庫房的某一特定的位置；在ERP系統中庫存地是對庫存物資進行有效管理的最基本的組織單元，ERP系統的庫存地可以是實際的倉庫或虛擬的倉庫。
　　采購組織：對應實際業務中的采購管理部門。如果是集中采購，在系統內只須設置一個采購組織，采購組織代表物資供應部門，負責歸口管理與集中采購；采購組織為一個或多個工廠或公司與供應商談判采購條件，對某一特定的采購行為負責，采購組織對采購合同負完全的責任。
　　采購組：每個采購組織可由一個或多個采購組進行日常具體業務操作。如物裝供應處可在同一個采購組織下按不同的專業科室分別設立采購組。
　　物料的出入庫管理可以用圖1來表示。
　　（二）ERP在具體項目用料上的應用
　　在油氣井的施工中，各種材料消耗占了相當大的比例。因此加強材料的管理是控制成本的一項重要措施。ERP系統進行物料管理的目的是按照工程施工計劃進度供應物資，不會超量采購，導致過度占用流動資金；也不會因采購不足，而造成停工待料。同時，保持合理庫存。做到需求有計劃，采購按計劃，供給有保障，資金不占用。
　　ERP系統可以隨時監控材料的購進與消耗，并可以掌握到管理人員的各種工作情況，最大限度地減少失誤和浪費。同時，預算和財務部門可以利用材料計劃和材料報警等功能來豐富數據報表，可以隨時隨地地查詢到想要的數據，最大程度地提高工作效率。
　　該系統在項目物料的管理流程上包括材料的入庫、直進直出、出庫、返料、退貨、調撥、損耗管理、材料結算；多項技術用于減輕倉管員工作強度，系統盡量減少不必要的數據錄入，同時系統提供多種數據的導入方式，如PDA、送貨單、采購計劃、EXCEL等方式；錄入相關材料時采用智能模糊查詢選擇；在入庫中我們同時可以錄入相關附加費，在出庫時軟件會自動顯示入庫的材料，減少用戶選擇材料的強度。在材料結算方面，系統采用先入庫后集中結算方式，這樣倉管員只管入庫，最終結算有相關人員根據入庫單匯總后再按統一協議價進行結算。為了方便分析材料情況，系統提供強大的查詢功能，可以幫助用戶進行各種查詢匯總。
　　二、西南油氣分公司川東北采氣廠物料管理現狀研究
　　為了實現物料管理的規范化和流程化，結合ERP管理系統對西南油氣分公司川東北采氣廠轄區范圍內的在鉆、勘探、開發井所用的物料進行調研和分析，發現物料的管理仍存在一些問題。
　　（一）用料管理中存在的問題
　　1.需求分類不清
　　明確的物資需求計劃是物資供應的龍頭。及時、準確地制定并提報物資的需求計劃是實施采購、控制進度和成本的一種根本保證。
　　在實際的項目用料管理中發現，通過調研發現很多井站在對自己的井站需求計劃進行提報的時候，往往并沒有分清楚物料的類別。
　　根據半年來的統計，有多達30多個井站不同程度地存在分類不清的問題。這個問題的存在使得物料的計劃、購置、調撥方面存在著一定的麻煩。
　　2.缺少相關物料單據、憑證
　　進行物料清查和盤點，發現存在缺少相關單據的問題。具體如下：一是消耗的項目用料缺少領料聯。二是物資回收核對時無回收單。前一個問題使物裝部門不能準確、及時地掌握物資的明細，不能提供有力項目的物資結算保障。領料單的缺少會給留料部門備查造成不便，同時對會計部門的材料出庫核算，倉庫部門記材料明細和物資供應部門對物資供應統計都會造成工作上的不便。第二個問題使物管部門對物資的回收核對、檢驗、計劃等工作造成不便。同時，物資回收核對盤點在財務上要注意同時更新賬目卡，即回收舊的賬目卡，重新掛新的卡，但需注意新舊卡的名稱不要寫錯。將舊的賬目卡核對后，分類包裝再統一交會計存檔，以便今后審查。
　　3.部分物料數據庫不完善
　　物料的使用和消耗后，在物資裝備中心的數據并沒有得到完全的記錄和統計。存在的問題主要體現在以下三個方面：一是無單個項目已使用和未出庫物資分類明細數據。二是歷年項目使用剩余的物資明細數據沒有查清。三是項目出庫和未出庫物資明細沒有整理。
　　這些問題的存在對中石化西南油氣分公司川東北采氣廠在設備、物資管理、物資的有效利用、項目投資成本核算等方面的管理工作造成了不便。
　　4.價格核算手段的改進
　　在ERP投資工程PS項目模塊的出庫預留工作方面，因為沒有一種可靠的移庫物料金額的查找方法，使財務PS預留物資的金額不能直接和計劃處下撥的分期金額數相比較。
　　基于上述問題，我們急切需要建立一種方便的金額查找方式，并靠這種方式使PS預留操作的信息完整準確。
　　（二）相應問題解決措施
　　1.需求計劃的分類
　　針對需求計劃提報分類不清的問題，可以按照鉆井、測試、地面建設三種不同的分類將各個井站提報的需求計劃進行分類保管。以地面建設為例，需求計劃是由油氣開發科根據井站建設的《投產建設物資材料表》進行提報。
　　根據調撥單據對需求的物資進行了分類匯總，共計31個井站的項目物料。從工作流程上來說，為了更好地在物料需求提報分類上開展工作。進行了下面的工作流程規劃，如圖2所示。
　　2.物料單據的查詢和清理
　　針對缺少領料聯，通過在**配送中心查詢復印回項目未出庫調撥單100多張300多項已使用物資缺失的領料聯，為項目出庫**多萬元物資提供了準確的物資明細。
　　進行了項目物資回收單的清理。在清理中發現物資回收單20多張，涉及到各類物料**項。對各項物資數據統計表明共計各型油管、短節、套管幾百根。
　　進行缺少單據查詢和整理的這一過程可以發現如果能更好的完善前期工作，這一問題是可以的解決的。因此項目相關人員根據實際的一些情況，提出了一種工作流程，如圖3所示。
　　從上圖可以知道，整個流程中最關鍵的是物料收發人員進行的工作。如紅色框圖所示，形成一個按時核對檢查的制度，并將相關數據進行準確、及時的歸檔是重點所在。
　　3.物料數據庫的完善和清查
　　針對”無單個項目已使用和未出庫物資分類明細數據”問題，項目相關人員建立了30個物料的明細數據庫。該數據庫共包括了1000多項物資，涉及金額高達**元。同時也包括了移庫但是沒有出庫的物資，這些物資共計14個涉及金額**元。
　　針對“歷年項目使用剩余的物資明細數據沒有查清”問題，進行了移庫后的物料清查盤點，發現庫房中存在各類物資共計1600多件。碳素槽鋼和套管以鋼材來計共有470多噸。該項工作提高了中石化西南油氣分公司川東北采氣廠物料的管理水平和利用率，節約了項目投資方面的成本。
　　針對“項目出庫和未出庫物資明細沒有整理”問題，對2011年12月份前的**個出庫物資項目進行了匯總整理。涉及井站**個，按照鉆井、測試、地面建設的分類，統計后金額高達**元。接著又統計了2011年11月30日前未出庫的物資。可以發現涉及井站共計**個，仍然按照鉆井、測試、地面建設進行分類所有物資涉及金額高達**元。
　　4.消耗物資價格核算手段的建立
　　需要找到一種有效的函數手段，能計算需要出庫的物料金額，同時方便移庫物料金額的查找。而函數VLOOKUP則有效的解決了這個問題。
　　該函數的詳細表達式：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，[range_lookup]）。其具體的語法含義可以通過查找相關相關工具手冊知道。通過該函數可以為財務PS預留物資的金額和計劃處下撥的分期金額對比提供直接參考。這樣便于PS預留操作信息完整準確，有力的支撐了ERP投資工程PS項目模塊出庫工作的開展。
　　三、結論
　　第一，對川東北項目物資需求計劃物資進行分項保管。
　　第二，對川東北采氣廠項目實際使用物資和ERP系統移庫物資清查核實，找出缺少的使用項目的領料聯100多張。清理了物資回收單23份，核對了49條物料的使用情況。整理好了該年12月前涉及金額**出庫物資明細表和出庫物資明細表。
　　第三，建立了移庫物料的金額查找方法，方便了PS根據金額掌控出庫結算執行。
　　第四，進行了各類剩余物資共計1652件的清查。促進了物料的管理，節約了項目投資成本。
　　第五，在項目研究的基礎上，完善并建成項目用料物資的數據庫。
　　第六，進一步完善相關工作制度和流程圖。
　　參考文獻：
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