談高校照片檔案的歸檔管理

張華

摘要：照片歸檔工作是高校檔案管理中的一項重要內容，如何發揮照片的最大價值，取決于檔案管理者對照片檔案歸檔的規范程度，紙質照片和數碼照片都需要規范管理，需要各方面配合共同做好照片的歸檔工作，服務高效建設。

關鍵詞：照片；歸檔；管理

引言

檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。《中華人民共和國檔案法》檔案是直接形成的歷史紀錄。“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性，并以此區別于圖書情報資料和文物。在檔案管理中，照片扮演著記載各政府機關公務、企業生產、學術及科學研究等方面重要的輔助角色。照片檔案以直接且逼真的影像將信息傳遞給使用者，不受語言、文字的限制，讓人猶如身臨其境，故更具有感染力。

照片起始于法國，1826年法國的一個夏天，JosephNiepce拍下了世界上第一張照片。照片檔案是指國家機構、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史紀錄。

在檔案管理中，照片以直接且逼真的影像將咨訊傳遞給使用者，不受語言、文字的限制，讓人猶如身臨其境，更具有感染力。由于其獨特的記錄形式，在檔案利用中發揮了重要的作用，如提供證據、舉辦展覽、編輯圖書以及畫冊等等。在河南大學建校90周年舉辦校史展和出版畫冊，琳瑯滿目的照片檔案以不同內容分門別類展現了學校90年來的發展歷程，使學生通過今昔發展變化，體會到改革開放的偉大成就，激發學生愛國愛校的感情，收到良好的效果。

1 、照片檔案歸檔范圍

記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片領導人和著名人物，參加與本單位有關的重大公務活動照片，本單位組織或個人參加的重要外事活動的照片，記錄本單位重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象的照片，記錄本地區地理概貌、城鄉建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的照片，其他具有保存價值的照片。

2、照片歸檔原則

盡管照片檔案的應用十分廣泛，但它對于事件、內容上所反映的信息往往是影像化且不完整，所以常需要進一步的文字說明，以便于查找和利用。由于影像本身大多不具文字說明，在歸檔過程中一定要注意及時注解說明。

2.1照片檔案的整理 照片檔案卷內目錄的項目包括：照片號底片號、照片題名、頁號、備注。底片經過分類后應編號并編制底片目錄登記簿，一張底片或一組相關的底片為一個保管單位，編一個底片號。如果是一組底片，在底片順序號后面還要編一個分號。底片號是按底片收到的先后次序編號登記的，對已經確定類別的底片號再加分類號。照片檔案的整理應遵循有利于保持檔案的有機聯系，有利于保管，便于提供利用的整理原則。照片檔案應在全宗內按年度——問題進行分類。分類應保持前后一致，不能隨意變動。對于反映同一事件的一組照片可以編一個號，然后每組照片分別編小流水號。底片在全宗內編流水號，格式為全宗號-底片號，并用鐵筆在底片乳劑面片邊處橫排刻上底片號，同時在底片袋的右上方標明底片號。一張照片應有一個說明，一組聯系密切的照片應加總說明。符號說明的內容包括照片號、底片號和參見號，其中參見號為與本張（組）照片有聯系的其他檔案的檔號。文字說明的內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）等六要素。整理完后，編制照片檔案卷內目錄使位置固定下來。

2.2數碼照片歸檔的管理 數碼照片檔案一般由數字圖像（照片）、文字說明兩部分組成。檔案工作人員要根據數碼照片檔案的特殊性，在收集、歸檔工作中堅持前端控制并參與指導，保證這一新型載體檔案的完整與安全。歸檔的數碼照片格式應為TIFF、JPEG格式。對于采用非通用文件格式的數碼照片，收集時應將其在分辨率不變的前提下，轉換成TIFF、JPEG格式，并在備注欄中記載。如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。拍攝數碼照片的像素數應在500萬以上。掃描照片的線數應不低于600dpi。用底片掃描儀對感光膠片進行掃描時，其掃描的分辨率應達到1200～2400dpi。對具有永久保存價值的數碼照片，歸檔時必須沖印或打印出紙質照片，按雙套制要求保存。歸檔時應標明互見號，格式為：全宗號—光盤號—照片號（標注于紙質照片的文字說明中）或全宗號—冊號—張號（標注于數碼照片的文字說明中）。

3、照片歸檔管理注意事項

照片歸檔管理事關以后的查詢使用。全校上下尤其各級領導干部都應該高度重視，防范在先，未雨綢繆。

3.1提高認識，加強領導。加強一級歸檔，完善二級管理。可根據工作需要對歸檔照片進行管理上的適當調整，加強和完善二級照片檔案管理，建立以院系為主的二級檔案保管單位，檔案館做好二級目錄的收集工作，加強二級照片檔案監督指導力度，使照片檔案更加齊全完整，也為教育部的再次評估打下良好的基礎。

3.2制定措施，落實制度。學校早就制定并下發了包括照片檔案在內的檔案管理規章制度。各單位的日常工作活動照片如何拍攝并及時整理移交。保證照片檔案歸檔移交工作有章可循，真正實現制度化、規范化、經常化。采取多種形式，及時做好照片檔案的歸檔整理工作。檔案館還要及時進行照片歸檔提醒、催交、篩選、剔除和編目、說明等整理工作，可采取多種方式，通過接收、征集、交換、復制、購買等多種手段，多渠道、多途徑開展照片檔案的收集歸檔工作，并隨時進行規范整理和保存。

隨著時代的發展，照片檔案以后可以實現在校網上傳，更加便于查詢，提供照片檔案，積極為學校各項工作服務。檔案的利用開發，大大促進了檔案管理工作，有力推動照片檔案管理上新水平。

參考文獻

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2001：18.

[2]王德欣.高校學生檔案管理的新思路[J].蘭臺世界，2005（8）：68.

[3]周冀，孫碧燕.高校學生檔案管理要轉變觀念[J].蘭臺內外，2005（2）：44.

[4]王德欣.做好學生檔案工作 為大學生就業服務[J].中國檔案，2005（10）：32—33.