淺談電子檔案管理工作

彭永珍

摘要：隨著我國經濟和社會的不斷發展，檔案管理由紙質檔案向電子檔案發展。但目前目前檔案管理工作中存在許多問題，因此，提高檔案工作人員的業務素質和技能，運用現代化技術手段，運用現代科學管理，要提高檔案管理效率與質量，提高檔案管理現代化水平。

關鍵詞：電子檔案管理；特點；問題；措施

一、電子檔案的概念

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。

二、電子檔案的特點

①電子檔案不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用，具有虛擬性和依賴性，電子文件必須通過計算機及其相應的軟件系統處理后，才能被人們閱讀和識別，因而它不能離開計算機硬件及軟件系統而獨立存在。另外，電腦屏幕上呈現出來的文件及其格式，是經過計算機程序處理過的，同一電子文件可以被顯示成各種不同格式，因此它只是一種虛擬的文件。

②不穩定性。電子文件的不穩定性表現為三個方面。一是所依賴的系統的不穩定性，現在計算機軟、硬件系統更新換代的速度迅猛，尤其是軟件系統的更新換代，都會產生電子文件存儲的數據結構是否兼容及其數據結構轉換的問題。二是載體的不穩定性，用以存儲電子文件的計算機軟盤、光盤等化學磁性材料壽命較短，不易長久保存。三是電子文件具有可變性，其真實可靠性遠不如紙質檔案，隨時面臨被修改、盜竊、丟失、甚至銷毀危險。

③電子檔案的利用是可共享的，不再受時間和距離的影響；電子文件檔案存到計算機網絡上之后，可以不受時間和空間限制隨時隨地進行查閱和利用。

④電子檔案的保存對場地面積的要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

三、電子文件歸檔面臨的問題

對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其內容真偽易于判別。而電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化。而且失去了固定的形式，較難認定其原始性、真實性和安全性。影響檔案管理物的因素主要區別在于紙質檔案和電子檔案存儲的介質不同。

（1）要解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件。從理論上講能夠長期保存，電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題有待檔案工作者進行深入研究和探討。

（2）要使檔案管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。

（3）對檔案管理人員的要求更高。人是檔案管理的執行者，在管理過程中發揮著決定性的作用。如果檔案管理人員一個錯誤的操作就有可能會造成巨大的損失。因此在檔案管理工作中，必須對管理人員進行管理，提高管理人員的綜合素質水平。

四、有效措施

4.1提高檔案管理人員素質

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的素質。一要注意加強檔案管理人員的培養。選擇政治可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案工作管理工作。并關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。二是作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高。熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率和檔案質量。三是必須強化服務意識，提高服務水平。檔案管理人員要樹立服務觀念，增強服務意識，充分發揮檔案信息資源的作用。

4.2建立適合磁光介質保存環境，保證電子檔案載體的安全。

調節庫內溫濕度、防光、防灰塵、防治有害生物、避開磁場和電場、防機械應力、定期檢測和拷貝、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰爭人為或自然因素的破壞。

4.3采用先進科技手段

一是采集原始信息數據。采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據。確保電子檔案的原始性、真實性、完整性和有效性。二是建立認證措施。采用簽署技術、消息認證、身份驗證和防火墻，防止無關人員進入系統對電子文件或數據進行訪問、修改。從而保護電子文件的真實可靠。三應有防寫措施。可將電子文件設置為“只讀”狀態，用戶只能讀取信息，而不能對其做任何修改或擦除。四有良好保存環境。調節室內溫度和濕度，將電子檔案避光、避磁、避電保存，并定期凈化空氣。五必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的安全性，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。

4.4選擇正確的歸檔方法。紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。

（1）采用專網移交歸檔，利用光盤存貯。網絡移交的途徑有兩條：一是借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性。二是對那些傳輸的具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，再向檔案部門傳輸。建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統，將具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。

（2）做好歸檔電子文件的技術處理工作。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域。對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導。通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

（3）由計算機信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，計算機信息系統開發也從以往的各部門分散管理，轉向多部門的合作管理。計算機信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作，由他們負責將日常工作中形成的電子文件歸檔。并由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定、編目，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。

（4）紙質文件和電子文件同時歸檔。由于印章和簽署是文件生效的主要標志，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性和易改性，目前電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙套制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。在電子檔案存儲介質進一步改進之后，可嘗試對參考價值高的檔案，采取以磁、光介質歸檔為主，紙介質歸檔為輔的做法；而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質歸檔為主，磁、光介質歸檔為輔的做法。

結束語

總之，在新形勢下，隨著計算機在檔案應用中日益成熟，對檔案管理提出了新的要求。我們只有對檔案進行科學、規范的管理，不斷更新檔案管理手段，加大宣傳力度，提高對檔案管理的認識，制定各項相關的管理制度，有關部門要做好監督管理工作，定期對檔案管理人員進行業務培訓，創造良好的保管條件等，從而保證檔案完整歸檔。

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