水利檔案在普查的重要作用

郭穎

摘要：水利普查檔案是指全國各級水利普查機構在水利普查工作中形成的、具有保存價值的、各種形式與載體的歷史記錄。水利普查檔案屬于水利普查的重要成果，是國家檔案資源的重要組成部分。水利普查檔案應真實、準確、全面、系統地反映水利普查工作的過程與結果。

第一次全國水利普查主要包括河湖基本情況普查、水利工程基本情況普查、經濟社會用水情況調查、河湖開發治理保護情況調查、河湖開始治理保護情況普查、水土保持情況普查及其他普查等內容。主要是收集我國河流、湖泊、流域的水資源與水文特征，河湖的利用與保護情況，水利工程的數量、分布、規模、效益，社會經濟用水及其水環境，水土流失與水土保持措施的特點、分布、數量，以及進行水利行業能力建設情況、灌區專項、地下水取水井專項普查等。

依據水利普查的內容可以預期形成水資源、水利工程、社會經濟預期形成水資源、水利工程、社會經濟用水、水資源開利用和保護、水土保持等方面的檔案材料，以及水利行業能力建設、灌區基本情況、地水取水井等專項檔案材料。檔案的存貯介質包括管理文件、調查匯總統計的紙質資料，也包括錄入的電子文檔以及數據庫與相關專用軟件資料。

一、普查檔案形成過程

本次水利普查劃分為4個階段：（1）前期準備階段：開展普查方案設計、試點、培訓和宣傳動員工作。（2）清查登記階段：開展清查登記、臺賬建設和現場調查等工作。（3）填表上報階段：開展填表上報、數據處理、審核驗心等工作。（4）匯總發布階段：開展普查成果驗收、匯總發布和資料開發等工作。

以上四個過程中，水利普查要形成調查與統計表格、圖件、文檔、影像資料等基本調查材料，這些材料直接記載著原始的水利信息，是最為珍貴的第一手材料，具有極高的檔案保存價值；在第三階段進行填表和數據統計分析，形成的統計數據期間將會產生相關的電子文檔，包括統計數據庫和相關統計分析軟件，是水利普查重要的中間成果；在前三個階段材料的基礎上所不同級別的水利普查報告以及相應的分專業報告，是水利普查的最終成果。因此，檔案工作要貫穿在全國水利普查的各個階段，跟隨普查的時展，幫助有關普查單位做好各種資料的歸類與整理，不僅可以提高水利普查工作的質量與效率，而且為普查完成后務類資料的有效歸檔、防止重要資料的差錯遺漏奠定良好的基礎。

二、水利普查檔案管理

在水利普查檔案工作開展前，要熟悉和掌握一般檔案工作方法，尊重檔案學的普遍規律。認真分析水利普查的任務和目標，熟悉檔案普查的工作流程，了解普查的工作方法與資料獲取的手段，根據普查工作不同階段采取不同的工作方式，結合水利虎作的自然、社會和工程特點，在關鍵點與關鍵環節上與普查人員緊密配合協調，爭取在第一次全國水利普查中采用走出去的方式不斷改進檔案工作，以適應水利普查對檔案工作的要求。

水利普查檔案工作方法要符合《中華人民共和國檔案法》《中華人民共各國統計法》《水利檔案工作規定》和水利普查工作相關規定。

1、把握檔案工作的關鍵時間點

檔案工作要參與水利普查的全過程，是指平常的檢查督促要與檔案形成的幾個關鍵時間點相結合。檔案工作是一項帶有基礎性、永久性的工作是一項帶有基礎性、永久性工作，檔案工作者不可能經常檢查普查人員文件材料收集整理情況，也沒有那么多的檔案人力資源，選擇檔案工作的時間點關系到檔案管理的質量與效率，可以起到事半功倍的效果。在培訓階段，檔案工作人員就要對調查人員進行有關檔案知識的培訓，從開始就進行規范化和調查資料的整理，方便以后的資料檔案收集；在填表上報表的原始調查材料按照檔案形成規定進行仔細核對、科學分類，以防止原始資料在報表填寫完成后丟失；在普查完成后對檔案工作進行監督，保障普查資料文件能盡快完整歸檔，沒有遺漏、丟失、損毀。

2、指導普查工作人員做好檔案工作

在水利普查過程中，檔案工作者要與調查人員和機構經常進行溝通，隨時掌握普查的進展情況，對調查、資料整理人員不清楚的資料歸檔問題及時進行技術指導，以避免把問題遺留在驗收時期。可以采用聯絡人的方式，檔案管理部門指定水利普查檔案的聯第人負責日常的指導與聯絡工作。依據普查規定的相關內容，及時了解對應資料文件的調查、整理、分類、編碼進展情況，督促普查人員對相關資料按照檔案管理規定要求及時進行整理。檔案主管部門可以派出檔案管理人員在普查期間進行巡視，對調查資料整理、歸類情況進行檢查，發現問題及時進行糾正，以防止將來歸檔資料混亂，預防由于資料混亂造成歸檔資料缺失或分類錯誤；在檔案材料形成的幾個關鍵時間點，應該對普查人員進行重點指導，以提高檔案案卷形成質量。

3、明確檔案工作責任制

明確普查檔案工作人員的職責，是普查檔案工作的根本保障，要在不同級別機構上實行檔案責任制。按照規定各級水利普查機構的檔案工作應該接受同能水行政主管部門和檔案行政管理部門的、指導、應采取多種方式開展對水利普查檔案工作的監督、檢查，督促普查檔案管理辦法貫徹落實和有關制度的完善，主動提供檔案亞務指導與技術支持；積極協助水利普查機構搞好職責范圍內普查檔案的專項檢查、驗收工作。

各級水利普查機構是水利普查檔案工作的責任主體，要明確分管檔案工作的領導，將檔案工作納入水利普查工作計劃和管理工作程序，實行同步管理；配備檔案工作人員，統籌安排經費，為水利普查檔案的收集、管理、保管、利用等創造條件，提供保障。

普查機構對普查過程中形成的應歸檔文件材料，要指定專門的部門或人員負責收集，整理與歸檔，并在普查工作完成時，向同級水行政主管部門檔案部門移交。

縣級以下水利普查工作機構形成的需歸檔文件材料，應在完成收集、整理工作后，及時向縣級水利普查機構歸檔。任何部門或個人不得將應歸檔文件材料據為己有，或拒絕歸檔。

4、規范歸檔程序和嚴格質量控制

水利普查由于涉及的范圍較廣，文件資料類別比較多，檔案管理人員在做好必要的前期指導和資料整理外，為了保障歸檔資料的完整性和分類、編目的準確性，要嚴格歸檔過程中各環節檢查和注意歸檔方法。

普查機構準備好所有應歸檔文件材料后，向檔案管理部門提出 歸檔移交申請，檔案管理部門應對檔案進行質量檢查，檢查合格后方可同意歸檔，然后按照“移交目錄”“普查檔案歸檔說明書”要求，經過主管機構各方領導簽字后輸檔案移交手續。在這個過程中，一定要嚴格執行申請、檢查、核實、確認的工作流程，把不合格檔案堵截在移交的過程中。

水利普查文件材料的歸檔應該符合如下要求：（1）紙質文件材料歸檔，應該字跡工整、數據準確、圖樣清晰、簽字蓋章、日期等完整齊備。書寫和裝訂材料應符合耐久性要求。翻譯為少數民族文字的水利普查文件材料，應將原件及翻譯文一同歸檔。（2）實物與音像文件材料歸檔，應該規定注明時間、地點、事件、人物等相應的文字說明。（3）電子文件材料歸檔，應符合《電子文件歸檔與管理規范》的要求。

要嚴格執行規定的水利普查檔案的歸檔時限。根據規定各級普查機構的歸檔工作可根據工作進展情況分階段進行歸檔，但最終完成任務的時限是地（市）、縣級應在普查工作完成后3個月內；國家和省級普查機構應在普查工作完成6個月內。向同級水行政主管部門的檔案部門移交普查檔案的工作，應該在普查機構撤銷前完成。檔案交接雙方應對移交檔案進行認真檢查，并辦理手續。

水利普查檔案應該按要求建立歸檔文件材料的案卷和文件級目錄及重要文件材料全文數據庫，并依托相應的管理系統，逐步推進水利普查檔案信息化管理，滿足各項工作對利普查檔案的利用需求。

5、嚴格檔案驗收標準

水利普查的成果是以后普查工作的基礎，同時也是珍貴的歷史資料。水利普查工作應嚴格執行有關檔案驗收質量標準，遵守檔案檢查、驗收制度。按照規定，國務院第一次全國水利普查領導小組辦公室 負責省級和水利部所屬單位水利普查檔案的檢查、驗收，省級水利普查機構負責組織省級以下單位的檢查驗收。完整、準確、系統的水利普查檔案是水利普查項目驗收的必要條件，凡水利普查檔案驗收不合格的單位或項目，不得進行水利普查工作驗收。