引導員工運用時間管理有效降低部門加班頻率

顧曄GU Ye

加班，對于我們上班族而言，就像是家常便飯，并已成為習慣。我們上班族普遍認為，只有在辦公室待到很晚，才會為單位付出更多。其實恰恰相反，這剛好說明我們還沒有認識到，自己花費大量時間來做的事情，對于工作業績竟然是無關緊要的。

事實上，我們都知道時間管理的重要性。當準備開始工作的時候，我們的計劃和想法都是好的。但還沒等我們坐穩，可能就會完全被其他繁雜的事情包圍了，時間不知不覺地全被侵占了[1]。

何謂時間管理

時間管理（Time Management）就是用技巧、技術和工具幫助人們完成工作，實現目標。時間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間。時間管理的目的是如何克服時間浪費，更好地把握時間，以便有效地完成既定目標[2]。

制定科學合理的時間管理手段，降低員工加班步驟

1.制定完成期限，提升工作效率。完成期限不等同于“截止日”。截止日是指隨時都可以延長的意思。若部門領導在交付一件事務時，對你說“隨時交都可以”，那我們就應該警覺，明白這件事務肯定不是那么簡單就能完成的。

我院人力資源部門向來人員少，事務繁雜，每天剛到單位，就會接到領導交待的工作項目，但新工作項目與其他工作項目的完成時間發生沖突時，部門員工就會出現混淆“緊急”與“不緊急”、“重要”與“不重要”的情況。這時，部門領導是不會手把手地教員工“什么是緊急的，什么是不緊急的，什么是重要的，什么是不重要的”。那員工與其煩惱區分這些概念，還不如想辦法提升工作效率，比如原來得花上一個小時才能完成的工作，如何提升到三十分鐘內便能解決。

我院人力資源部每天接收的文件很多，其中有需要立即實施文件，也有無關緊要的文件，但為了以防萬一，所有接收的文件都要保管好。以往，我們員工只是習慣性地接收，按性質分類，領導需要時，再一份一份找出來，花費時間、人力較多，有時一上午就為了找幾份文件，而無法做其他的事情，效率非常低。近年，我們改變了文件分類方式。首先將空的文件夾按完成期限標號分類，按照完成期限，依次將文件分類，這樣每天一到單位先打開文件夾，確認當天要做些什么事，努力完成就行了，如此一來，便能確保交派的事能在一定時間內完成，養成“今日事，今日畢”的好習慣，否則工作任務只會越積越多，壓得你每天都喘不過氣來，最終導致加班的頻率上升。

2.每周一次科室會議，提升工作效率的必經之路。員工一般聽到“開會”兩個字，就會聯想到“睡覺”一詞。由于會議的內容死板枯燥，只是一味地傳達院部精神，久而久之，便造成了員工對會議的一種漠不關心的態度。那如何才能讓員工參與進來，有效進行溝通，并通過會議提升工作效率呢？

我們開始規定每周五開一次科室會議，并將原先一個小時的會議時間縮短為二十分鐘。前十分鐘傳達院部的會議精神，后十分鐘就本部門在一周內遇到的工作問題進行溝通，讓每位員工參與交流，并快速從他們的交流中采納一個較為合理的解決方案。經過一段時間的科室會議后，我們發現員工的工作效率比原先只奉命辦事的工作效率提高了，他們有了自己制定的同一目標，處于主動狀態，工作的效率必然會提升不少。

3.規劃一日生活，按時按點下班。若我們總抱著“完成工作才是下班時間”的觀念，那加班的頻率永遠無法降低。規劃好一日生活，我們便可以找出經常加班的癥結所在。按照我們單位的作息，一般機關員工的一天生活安排如下：7：45 準時到單位上班；7：45-11：30 上午工作時間；11：30-13：30 午休時間；13：30-17：00 下午工作時間；17：00 下班。

以往我們一到11：30，還在做著各類工作事務，看著墻上的時鐘，雖然已到中午吃飯休息的時間，但還是放不下手中的活，認為再拖延幾分鐘興許能做完。這樣，從5分鐘拖到10分鐘、10分鐘拖到30分鐘，甚至更多……，長此以往，單位食堂中午的關門時間才是我們剛開始吃午飯的時間。然后回到辦公室繼續干活，根本就沒有午休時間。下午上班時常提不起精神。到了17：00，該是下班的時間了，員工們會將中午的點心拿出來熬饑，繼續加班。如此的惡性循環，身體再強壯的員工也會倒下來，畢竟，工作只是生活的一部分，人生不只是工作，要不然人就成了工作的機器，沒有一點生機。

轉變惡性循環也不是件易事，我們就從每周五開始改變，到了周五就準點下班。員工開始有了陪伴家人和培養業余興趣的時間，慢慢感覺到家人和生活的重要性，便會自主地利用業余時間學習電腦知識，將傳統的手工作業改變成電腦作業，快速提交領導所需的各種報表；或者利用豐富的網絡信息，及時了解當前部門的發展趨勢，將未來的事務提前做準備等，盡量不留下來加班。

堅持到底，打造“效率高又強的團隊”

除了努力引導員工轉變觀念外，領導者還要帶領全體員工將科學合理的時間管理貫徹到底。只要持之以恒，就有成功的機會，最終實現不加班的目的。

1 Ken Blanchard.檢討你的時間管理[J]. 經理人，2011(5):72

2 湛文倩，袁傳攀.淺析企業員工的時間管理[J].經驗管理，2011(8):121