淺議個人技術檔案管理及信息化建設

葉 斌YE Bin 王曉稼WANG Xiao-jia 吳國萍WU Guo-ping□

隨著國家檔案法規的落實和開展評審等級醫院及醫院自身管理科學化、規范化進程的需要，醫院檔案管理在醫院現代化建設中發揮著越來越大的作用，而且隨著信息化技術的快速發展，檔案信息資源受到人們的重視。醫院個人技術檔案是醫院檔案管理工作的重要組成部分，是衛生技術人員在長期的醫療實踐、教學和科研活動中，積累的大量技術資料，是衛生技術人員經過創造勞動所取得的，有醫學科學價值和經濟、社會效益的科學技術研究結果[1]。因此，如何實現和加強醫院個人技術檔案的信息化管理，將成為促進醫院發展的有力保證。

醫院個人技術檔案管理的現狀

筆者所在醫院于2005年著手建立醫院個人技術檔案，檔案全部為紙質檔案，一人一檔，總計建立個人技術檔案680卷。雖然是醫院的核心檔案資源之一，但其本身并不能直接為醫院創造經濟效益，醫務人員甚至院領導往往對個人技術檔案和檔案工作認識不夠、重視不足，以致在管理模式、信息化建設、檔案管理制度等方面存在著很多缺陷。

1.個人技術檔案管理由科教科管理人員兼管，未納入醫院檔案管理范疇。管理人員流動性也比較大，事務多，缺乏檔案專業知識和創新意識，導致文件材料歸檔和分類整理不及時，造成個人技術檔案管理、收集、整理、利用等工作環節脫節。

2.未實現信息化管理。隨著醫院的迅猛發展，信息技術已成為醫院發展的核心，廣泛應用于管理工作中，醫院檔案管理系統也在發展中逐步完善，但個人技術檔案管理因未納入醫院檔案管理工作中，因此，仍然停留在人工手動管理模式，管理模式相對滯后，與衛生部數字化示范醫院的稱號有一定的差距。

3.無獨立存儲空間，不符合檔案存檔要求。個人技術檔案多年來一直放在科教科辦公室內，沒有單獨的檔案室，致使檔案用房緊張、狹小，不符合檔案保管條件，而這些檔案資料隨著年限的增加數量逐漸增多，原先以辦公室作為檔案存放處的做法，已無法滿足發展的要求。

4.沒有形成規范、合理的個人技術檔案歸檔、保存利用等管理制度。結果導致個人技術檔案不完整、不規范，甚至出現大量缺失，無法真實反映衛生技術人員的實際情況。在衛生技術人員晉升、任免、推薦榮譽等方面失去參考價值，給醫院各項審核、審批工作帶來諸多不便。

醫院個人技術檔案實施信息化建設的必要性

1.能夠改善醫院個人技術檔案管理模式。在傳統的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質化的形式存在的。隨著時間的推移，檔案資料日積月累，數量越來越多，占用了大量的儲存空間。另外，由于紙張的特性，檔案庫房還要按不同季節做好各項溫度、濕度控制和防蟲防火工作，但是個人技術檔案由于未納入醫院檔案管理，所以無法達到有關規定的保管要求?？梢韵胂?，隨著時間的推移，每年醫務人員技術檔案內容的不斷添加，卷數的不斷增多，以辦公室局限的地方保管個人技術檔案以無法滿足增長的要求。所以建立個人技術檔案信息管理系統成為一種必然的趨勢。

2.有利于保護珍貴的檔案原件，減少重要資料丟失的風險。將醫務人員的各類檔案進行信息化處理后，可以有效地保護檔案原件，避免檔案原件被過多地直接使用而造成原件的損壞，以達到保護檔案原件的目的。還可以有效地降低和避免重要資料丟失的風險。以筆者所在醫院為例，從個人技術檔案建檔以來，因個人技術檔案管理不規范，借閱人未及時歸還相關資料，而導致技術檔案遺失2卷，檔案中內容資料遺失3次。檔案遺失將給檔案補全工作帶來很大的難題。通過個人技術檔案信息管理系統，進行檔案查詢、瀏覽、打印等操作，將會杜絕遺失情況的再次發生。

3.信息化建設是提高工作效率的重要手段。運用計算機數據庫技術代替傳統手工方法對醫生技術檔案進行管理，能夠減少人工操作環節上造成的誤差，信息可靠、全面、快捷，使個人技術檔案管理工作更科學，更規范。高效的個人技術檔案管理系統的應用必將取代傳統的手工、機械的重復勞動，自動生成數據和圖表，能夠大大降低管理人員的勞動強度，提高工作效率。管理人員可以將精力和時間花在宏觀控制與管理規律的探索上，從而提高管理工作的效率和決策水平。

4.信息化建設為醫院人事決策提供重要依據。醫院個人技術檔案管理系統的建立，為選拔人才提供科學依據，系統真實記錄了衛生技術人員成長的軌跡，為早期識別人才、進一步培養人才和人才管理提供及時、準確、可靠的信息。管理者可以便捷地掌握醫生業務技術信息、工作表現、個人業績以及技術能力測評情況，從而為選拔醫務骨干提供了績效考評的準確數據，克服在選拔人才上憑印象做決策的弊病，做到合理評聘，量材用人。

醫院個人技術檔案信息化的內容

因為醫療衛生行業的特殊性，專業技術人員的檔案應當反映技術人員的個性特點和專業能力，具體內容應包括如下幾類：考核類，包括專業技術人員年度考核表、工作人員年度職業道德考核表；教育培訓類：包括學歷、學位、各類培訓證明材料；獎懲類：包括獎勵、懲處結果證明材料；論著成果類：包括論著期刊、成果獎勵證明材料。如上涵蓋了職業能力、職業生涯和職業信譽的衛生專業技術人員檔案，在體現醫院的人才梯隊、結構比例、技術力量等方面實力的同時，還能更好地為組織上選拔、使用人才、晉升職稱、年度考核等提供依據、憑證和參考[2]。

醫院個人技術檔案信息化建設的實現路徑

1.建立個人技術檔案的信息化管理系統。管理系統是個人技術檔案信息化建設實施的核心。首先，對系統進行需求分析，得出該系統應具備的管理功能，根據軟件的功能需求，分析系統開發需要解決系統總體設計技術、數據庫設計技術、報表生成、網絡技術、網絡安全技術和查詢技術等關鍵技術。其次，在軟件系統的需求分析與關鍵技術分析的基礎上，按照軟件工程的思想對軟件系統進行總體設計，主要設計內容應包括利用醫院內部局域網實現遠程信息錄入更新、檢索、瀏覽、下載和傳輸，實現信息資源共享，提高科研信息利用率[3]。

2.設置衛生技術人員個人技術檔案管理端口。個人管理端口是信息化管理系統的構建基礎，是個人技術檔案信息收集的重要手段，方便衛生技術人員錄入和更新自己的檔案信息，減輕單由管理人員錄入信息的工作量和工作壓力；也保證信息能及時、原始、真實、準確、完整地錄入系統，實時更新信息[3]。衛生技術人員可以利用掃描儀掃描、數碼相機拍攝和計算機加工轉化等技術手段，將本人的專業技術人員年度考核表；學歷、學位、各類培訓證明材料；獎勵、專利證明材料；論著期刊、成果獎勵證明材料等常用的檔案資料制成PDF文件或JPG格式的圖片文件，形成電子檔案，上傳至檔案信息系統。

3.信息化建設必須遵循檔案管理的基本原則?；A性信息突出準確性，嚴格信息的審查制度，加強對電子文件原始性、真實性的認定和管理；動態性信息突出時效性，不斷完善充實有價值的檔案材料和信息，添加技術人員的個性特點、專業能力和信用記錄等方面的資料，加快人事檔案信息更新的速度；經驗性信息突出指導性，盡量具有探索性和超前性，強化檔案編研能力；政策性信息突出針對性，保證信息為決策和執行服務，最好與現行的人事系統建立有機的聯系，做好數據傳輸的接口。使人事系統中的定性型信息可以用技術檔案中的定量型數據來進一步說明，以利于直觀、客觀地反映人員的技術成長過程。

4.完善檔案基礎設施建設。加快計算機硬件設備的升級，完善信息系統功能。良好的硬件設施是檔案管理的物質保障，只有在不斷升級計算機硬件的基礎上，進一步挖掘開發辦公自動化和檔案管理軟件功能，才能適應信息技術的發展，做好個人技術檔案管理工作。如海量存儲技術的出現，為檔案電子文件的實時歸檔和遷移提供了物質保障；計算機數據庫全文檢索技術的實現，為全文檔案檢索提供技術支撐；數字認證簽名技術的完善，為科研電子文件的信息安全提供保障；網格技術的發展，為數字檔案信息資源共享和為用戶提供安全、高效、高質量的服務創造條件[4]。

5.要提供有效的方法，保證數據的安全。建立和完善檔案信息安全管理制度，并認真付諸實施，把安全至上的理念轉化到檔案管理各個環節中去。注意檔案管理的信息安全問題，實施電子文件和數字檔案登記備份制度，異地備份保管；完善檔案利用安全保密制度，處理好檔案開放和公開與信息安全的關系，解決好使用權和管理權問題；采取有效措施和技術手段，對檔案數據庫實施有效的保護，建立檔案數據管理維護制度等等。

總之，醫院個人技術檔案的管理，是醫院檔案管理工作的重要組成部分，個人技術檔案管理工作展示醫院醫療隊伍的專業技術水平，合理開發個人技術檔案的存儲方式及利用價值，實現技術檔案的信息化建設是必經之路。根據個人技術檔案自身的特點，在實際工作中不斷探索，構建一套適合醫院管理實際的信息化系統，改善醫院個人技術檔案管理的現狀，使管理現代化、服務工作科學化，為醫院的建設和發展提供高質量的服務。

1 李艷.醫院衛生專業技術科技檔案管理[J].中國社區醫師，2007,9(11)

2 李偉.淺談衛生專業技術人員檔案信息化管理[J].金山，2011,(4)：73

3 梅虹，王力寧，韋艾凌，等.加強醫院科研檔案管理 促進科研信息利用[J].中醫藥管理雜，2010,18(1)：32-34

4 金波，徐忠勇，鄭維.高校科研電子文檔歸檔管理探究[J].蘭臺論壇，2009,(2)：2-3