綜合性醫院檔案管理運行機制研究

李江峰 張 慧 陳 霞

（青島大學醫學院附屬醫院發展規劃科，山東 青島 266003）

醫院檔案管理是醫院科學管理的重要內容，檔案管理內部運營機制建設是檔案管理工作的重點與難點。是否具備科學的管理體系與科學的內部運營機制是制約醫院檔案管理工作能否更好地服務于醫療、教學、科研工作，更好地服務于醫院發展的關鍵。我院在總結已有管理經驗的基礎上，對檔案管理運行機制進行了創新與探索，有效地提高了醫院檔案管理水平和服務能力，對促進醫院發展發揮了重要作用。

1 醫院檔案管理體系與運行機制存在的主要問題

1.1 管理體系相對落后，缺乏戰略意識與長遠規劃。當前醫院檔案管理體系沒有能從戰略層面來設計，缺乏全局觀，管理體系無法實現動態管理，檔案管理的連續性差，不能有效地為醫院檔案管理工作提供可靠的保障。檔案管理制度相對落后，缺乏相關的監督制度和檢查考核手段，各科室多數不能及時移交檔案材料，造成檔案收集效率不高[1,2]。

1.2 醫院內部運行機制不健全，缺乏高效的管理流程，難以為醫療工作提供高水平的服務。多數醫院制定了管理制度，但卻沒有一套有效地管理運行機制，缺乏高效的管理流程，無法實現動態管理與服務流程的持續改進，不能對檔案管理中存在的問題進行及時的發現、處理、反饋，導致管理不到位，工作效率難以提高，不能為醫院管理提供優質的服務，影響到醫院整體管理工作。

1.3 傳統的檔案管理方式沒有同信息技術有效結合，導致醫院檔案管理信息化程度不高，影響醫院檔案的開發與利用。由于醫院對檔案工作的硬件投入有限，多數醫院的檔案管理的信息化程度不高，不能將傳統管理平臺與信息管理平臺相結合，影響了檔案管理工作效率的提升，極大地限制了醫院檔案的合理開發與使用，難以提升服務能力，降低了醫院對檔案的可利用水平[2,3]。

2 改革醫院檔案管理體系及運行機制勢在必行

在新形勢下，加強醫院檔案管理工作，亟需改變醫院檔案管理工作中的管理體系落后，缺乏良好的運行機制的現狀，提高檔案管理體系的戰略性、系統性、連續性，改進檔案管理運行機制的動態性、可靠性與服務性，是滿足現代醫院管理各項工作利用檔案的需要，提高檔案的開發應用水平，促進醫院醫療水平與管理水平提升的必然要求[3]。

2.1 戰略性與系統性

醫院的檔案管理體系從醫院的戰略層面來規劃、設計與實施，繼承前人的經驗，服務于醫院大局，為醫院的發展提供重要的支持。醫院檔案管理內容龐雜，種類繁多，需要應用先進的管理方法，形成系統的管理體系，保證管理工作的科學性與規范性。

2.2 連續性與動態性

醫院檔案記錄了醫院的發展歷史，是醫院文化建設的重要組成，是醫院精神形成的基礎。醫院檔案管理是連續的、動態的，內容不斷的更新，管理方式不斷改進。因此，醫院檔案管理機制應堅持動態管理原則，保證管理工作的持續改進，這是實現檔案有效利用的重要保證。

2.3 服務性與可靠性

醫院檔案是醫院現代化管理的可靠依據，為加強醫院科學管理提供有力的支持與保障。在醫學研究工作中，合理高效的利用醫院檔案，獲得大量的充分可靠的資料，才能取得更多的科研成果。醫院檔案管理運行機制應注重檔案工作的服務性，只有不斷提高服務水平，才能達到更好地推廣應用和服務社會的目的。

3 綜合性醫院檔案三級管理體系構建

見圖1。

3.1 構建三級管理體系，使得權責明確，促進了檔案管理工作的規范化、制度化、標準化，激發了內部潛力，增強了工作活力，能有效地調動檔案管理人員的工作積極性、主動性與創造性，有利于提升醫院檔案管理的整體水平。

3.2 醫院檔案管理內容繁雜，專業性強，保管要求高，各級檔案管理人員面臨的壓力大，操作難度高，因此，構建三級管理體系，有效地減少了各級管理層次的管理幅度，極大地提升了管理效率與服務能力。

3.3 相比原有管理體系，三級管理體系增加了大學科（部門）或分院檔案管理小組這一層級，有效地改進了工作流程，有利于提高工作效率，更能適應當前醫院規模的不斷擴大及檔案工作日益繁雜的需要。

4 綜合性醫院檔案管理運行機制構建

見圖2。

圖1 綜合性醫院檔案三級管理體系

圖2 綜合性醫院檔案管理運行機制

4.1 新的檔案管理運行機制注重檔案管理的基礎工作，新機制在檔案的收集階段充分發揮各層級的檔案管理人員的自身優勢，將各類資源有機結合起來，通過科室內部兼職檔案管理人員將檔案管理工作貫穿到科室的日常工作中，保證了檔案材料的及時、準確的收集；大學科（部門）或者分院的檔案管理人員負責將各科室的檔案進行建檔、歸類，充分發揮專業優勢，使檔案收集更加科學化、規范化。醫院檔案管理部門則利用自身的系統資源統一掌握醫院所有檔案資源，實現醫院檔案管理的系統化管理和綜合利用。

4.2 新的檔案管理運行機制重視檔案的開發利用，服務于醫療工作、服務于醫院發展。將檔案的紙質查詢平臺與信息網絡化平臺相結合，極大地提升了檔案利用率，促進了醫院檔案的儲存管理與開發應用的協調發展。醫院檔案的開發與利用是醫院管理的重要內容，新的檔案管理運行機制注重信息反饋，充分利用檔案資源，將之有效地轉化為醫院的社會效益與經濟效益，推進醫院的科學發展。

4.3 新的醫院檔案管理運行機制，為醫院檔案管理人才的培養與使用提供了有效途徑。醫院檔案管理專業人員與科室檔案兼職檔案員的結合使用，是新機制運行的重要保障，通過對各科室兼職檔案員的定期培養，使其掌握基本的檔案管理技巧，結合自身的優勢，可以更好的將本學科的專業檔案更好、更有效的組織起來，這既減少了醫院檔案專業人力的使用壓力，培養了檔案管理人才，又充分發揮了科室的學科專業優勢，保證了檔案材料的科學性與準確性，成為醫院檔案管理中創新人才使用的重要途徑。

5 結 論

5.1 構建良好的內部運行機制，完善制度建設，是提高檔案管理科學化水平的關鍵和保證。要從宏觀管理和微觀運行兩個方面，完善制度建設和規范機制運行，形成推進工作創新、注重人才培養、促進管理水平提高的良好氛圍。通過創新工作方法，不斷完善崗位權責，建立良好的獎罰制度，保證內部機制的良性運營，促進檔案管理工作的順利開展，為醫院的科學發展提供有效的制度保證[4,5]。

5.2 醫院管理體系與檔案管理運行機制有機結合，更注重管理流程的優化、工作效率的提升及服務過程的人性化。三級檔案管理體系，為醫院檔案管理提供了良好的制度保證，使各級檔案管理工作更加科學化、規范化。獨具特色的檔案運行機制促進醫院檔案工作的更加系統化、人性化，新機制更注重管理與服務并重，更強調檔案的開發與利用。新機制堅持動態管理、持續改進的原則，適應當前醫療改革的不斷發展，能有效的增強醫院檔案管理水平，充分發揮檔案管理在醫院現代化建設中的重要作用。

5.3 新的醫院檔案運行機制堅持傳統檔案管理與信息化手段相結合，注重醫院檔案管理工作的特殊性，兼顧一般檔案管理的特點，從管理的核心理念到方法技巧，注重創新，服務于醫院的發展。信息化是當前社會發展的趨勢，是提高工作效率的有效手段。加快檔案管理信息系統建設，構建先進的信息查詢平臺，不斷完善信息的采集、處理、應用、反饋機制，實現管理的動態化、服務的高效化，成為促進醫院檔案管理事業快速發展的重要途徑。

5.4 人才是基礎，制度是保障，良好的運行機制，需要高素質的檔案管理人才。新的管理體系與運行機制更注重人才的培養與使用。當前，醫院檔案管理人才相對缺乏，良好的管理機制可以加快人才的培養，能更有效的使用人才。隨著醫療事業的不斷的發展，檔案管理的技術更先進、內容更豐富、分工更專業，對檔案管理人員的能力素質提出了新挑戰、新要求。新的運行機制要求檔案管理人員不僅應具備基本操作技能，而且要掌握現代化科技手段和先進操作管理技術。作為新時期的醫院檔案管理人員，只有不斷提高學習能力，不斷創新管理方式、方法，拓展優化管理的途徑渠道才能適應新形勢的發展，才能使醫院的檔案管理事業實現科學發展。

[1]李國蘭.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].山東社會科學,2011,1(1):174-175.

[2]董桂蘭.關于醫院檔案管理工作創新的探討[J].北京檔案,2011(4):47-48.

[3]許慧麗.淺談醫院現代化建設中的檔案管理[J].中國醫院管理,2009,6(29):58.

[4]司榮定.醫院檔案管理中幾個值得探討的問題[J].檔案管理,2008(5):60.

[5]章潔,史維新.淺談當前醫療設備檔案管理的難點及對策[J].檔案與建設,2011(10):67-68.