高校學籍工作精細化管理的探索與思考

趙 娜，丁唯一

（瀘州醫學院，四川 瀘州 646000）

作為高校教學管理工作中重要的組成——學籍管理工作，應以人為本、與時俱進。精細化管理最初是日本工業生產提出的概念，現廣泛應用于各行各業各個方面。針對高校管理中的精細化管理即指管理的標準化、系統化，程序的細致化、程序化，數據的精確化、零缺陷性。高校學籍工作的精細化管理既是高校正常教學秩序，形成良好學風、教風和校風的重要保障，又是體現學校管理水平的一項重要指標。

一、校內學籍異動管理的標準化、明確化

學籍管理工作是高校教學管理工作的重要組成部分。其管理應該做到有據可依，有據可查。要做到有據可依，有據可查，這就要求我校的學生學籍管理規章制度從性質上說，具有立法性、公共性、權威性和教育性。在管理實踐中，學籍管理制度具有管理、導向、測評等功能。高校管理者在制定學籍管理制度時要以人為本、依法制建，使制度涵蓋面廣、內容系統詳細。不但如此，還需要在師生之間做好學籍管理方面的教育。這種教育不單單是指以上課的方式開展，也可以是研討形式、提問形式、廣播宣傳等形式。其目的在于可以使學籍管理制度深入人心，讓師生很熟悉掌握我校的學籍管理制度。

二、校內學籍異動辦理的程序化、標準化、簡明化

我校學籍異動的辦理主要分為三部分，一是學生學籍異動的審批，需要院系、學生部、教務處、院領導的審批，因病學籍異動的學生還需要衛生科的審批。二是學籍異動通知的送達，即指學籍異動的學生需要把在教務處開具的學籍異動通知送達相關部門，如計財處、宿管辦、學生部、保衛處、教材科等等。三是學籍異動通知送完后，交回異動通知存根，由教務處開具學籍異動的證明。

這樣的辦理方法有以下幾個缺點：

1.學生在辦理過程中均反映學籍異動辦理過程太過于繁雜，需要學生新舊兩校區來回跑，在各部門審批和送達通知到各部門中浪費很多時間。

2.各行政部門接到通知后反映，這種零散的通知送到方式，不利于對學生學籍的了解，還需要每個部門整理送達異動通知的學生學籍異動信息。不但增加了工作量，還使工作在各部門中重復。

3.在我處辦理中察覺，學生在向各部門送達通知中，經常由于辦理太過麻煩，干脆不去送達，直接異動。導致我處辦理手續顯示未完成，需要定期地整理、追蹤，不利于工作的延續。

基于以上幾個缺點的收集，筆者在校內學籍異動的辦理上作出相應的改進，以期達到辦理的程序化、標準化、簡明化。

首先，分析以往辦理的三個步驟得出：（1）學生學籍異動審批步驟不能省略，因為在此步驟中分管學生的院系等需要幫學生分析學生申請學籍異動的原因，也會根據原因對學生學籍的異動作出相應的建議。（2）學籍異動通知送達步驟，經過與需要送達通知的相應行政部門聯系討論，各相應行政部門均反映：一是這些部門都不是及時需要學籍異動學生的信息。二是每個部門都單獨、重復地整理學籍異動學生的信息，既麻煩也容易漏掉某些異動學生的信息。這些問題說明，此步驟存在相應的問題。若將此步驟簡化，不由每位學籍異動學生親自、及時送達，而是將一段時間內（比如一周或一個月）所有異動學生的信息統計好后，統一地發送到相關行政部門。這樣既簡化了學生辦理步驟，又使數據完整，同時更方便各相關行政部門對學籍異動學生信息的保存。（3）學籍異動證明的開具。此步驟不可缺，是學生學籍異動的憑證。

經系統化、標準化、簡明化的我校校內學籍異動的辦理流程就為兩個步驟：一是學籍異動的審批；二是學籍異動證明的開具。

三、校內學籍異動數據的精確性、零缺陷性

經過對我校現有學生學籍校內異動數據的統計和分析發現：

1.由于部分師生不了解校內學籍異動的重要性、必要性，出現學生只跟管理學生的輔導員打聲招呼就以為學籍異動成功了。這樣使得輔導員反映的學生學籍情況與教務處學籍管理人員掌握的學生學籍情況不一致，導致學籍數據不精確。

2.因為之前校內學籍異動辦理流程繁雜，導致部分學生未辦理完也不去關心。而我們工作人員事后的追蹤工作也沒有開展良好，導致學籍數據的不精確和缺失。

3.因單獨由學生向相關部門送達學籍異動通知，導致部門與部門間可能出現通知的不完整性和通知保存的不完整性等，導致部門與部門間數據的不統一。

針對這些問題，我校學籍管理人員要做好以下幾點工作：

1.現有學籍異動數據的清理。現有學籍異動數據的清理是一項十分繁瑣的工作，需要結合管理學生的輔導員對管理學生學籍情況的反映，需與相關行政部門學籍異動數據的對比，還需翻查辦理學籍異動學生的紙質檔案資料等。結合以上這些步驟，力爭在最短的時間內完成學籍異動學生的數據清理工作，讓現有學籍異動數據精確、無缺陷。

2.學籍異動辦理流程標準化、程序化后，定期核對學籍異動數據。

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