高校照片檔案管理探究——以衡陽師范學院為例

陳 芳，劉國武，楊 文，劉筱筠

（衡陽師范學院 檔案館，湖南 衡陽 421008）

高校照片檔案是高校在教學、科研、管理活動過程中直接形成的，具有保存價值和利用價值的歷史形象記錄［1］。照片可以分為紙質照片和數碼照片。傳統的照片 （上世紀九十年代之前）一般都是紙質照片，該類照片需妥善保管，稍不小心，就會變色、霉變甚至剝落。數碼照片是利用數碼相機直接拍攝出來或是將紙質照片進行掃描而得到，它需要依靠介質來存儲，可供人們無數次的重復利用。如果要進行查詢，只要輸入相關的查詢條件，就可以方便快捷地查找到所需要的資料。除此之外，這類檔案還可以進行遠程傳輸和多方共享等等。

一、紙質照片檔案的管理

傳統紙質照片是通過相機用感光膠片把景物逐張拍攝記錄下來，經過曝光、顯影、定影、沖洗、烘干工序形成照片。這類照片分黑白照片和彩色照片，以前的老照片一般是黑白照片。

我院辦學歷史悠久，具有光榮的革命傳統。在中國共產黨創立前，師生們參加了五四運動。毛澤東曾兩次來校宣傳革命思想，并親自在這里建立了湘南地區第一個黨組織。在第一、二次國內革命戰爭時期，學校進步師生積極投身中國革命的洪流，涌現了一個革命家群體，惲代英、張秋人、蔣先云、黃靜源、蔣嘯青、陳為人、李啟漢、謝維俊等120多名校友先后為國捐軀。共和國成立后，如黃克誠、張際春、張平化、唐天際等曾擔任黨和國家重要領導職務。他們為中國新民主主義革命的勝利和社會主義革命與建設建立了不朽的功勛［2］。該部分檔案豐富了我院的館藏，為我院的發展歷史添上了濃重的一筆。

那些老照片都是歷史事件的瞬間真實記錄，是不可再生的寶貴資源。隨著時間的不斷推移和歷史的不斷沉淀，這部分照片將越發顯得珍貴和難得。但是，由于以前館藏的條件有限，再加上時間久遠，使得這部分照片檔案有的已經泛黃、剝落，在一定程度上有損毀。紙質老照片歸檔方法是：第一，把照片分卷宗、按年代、分類保管，并且每張照片都要標注時間、地點、事件或主題、人物，放入專用的照片檔案盒內。若使用相冊，避免使用透明塑料頁面、裝有磁鐵的相冊，因里面的黏膠時間長了會泛黃，會在照片上留下痕跡。用柔軟、平滑的抗酸紙插在兩張相片之間，可預防不必要的移動，在盒外加上適當的標簽。第二，老照片裝框時，不要讓玻璃接觸到照片。否則，照片可能會粘在玻璃上，特別是在潮濕的天氣，很可能造成無法彌補的損害。控制好庫房溫濕度，做好 “九防”（即防高溫、防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染）工作。第三，拿老照片時只能觸碰相片的邊緣，否則手上的油污與灰塵會對老照片造成損害。用軟毛排筆或吸塵器來去除灰塵，千萬不能用嘴吹，即使一滴水氣都可能對老照片造成威脅。第四，若必須在老照片背面寫字，可用軟鉛筆輕輕地寫，忌用圓珠筆 （時間長了會滲印到正面）。

二、數碼照片檔案的管理

數碼照片是采用數碼技術與照相攝影技術的完美結合體，即數字化的攝影作品，通常指采用數碼相機拍攝的照片或利用掃描儀掃描后得到的電子照片。

對于珍貴的老照片，本身已經老化，若經常查閱、利用，勢必會造成更嚴重的后果。以前人們認為紙質照片一旦損毀，將是災難性的，不可彌補的，是無法再次利用的。我們同樣可以將老照片掃描或翻拍成數碼照片，為此，必須將老照片全面清理出來，逐一掃描，設置分辨率為1000dpi，存儲格式為JPG，將有損毀的照片利用photoshop軟件進行修復，一般包括去污、調整亮度、對比度、修復剝落的地方等。這種處理，是保護性的修復，是在照片不失真的情況對其復原、備份，存入防磁柜。平常若要用到該類照片，一般只用電子照片。

現在，各部門移交的照片一般都是數碼照片，是用數碼相機直接拍攝的作品。在這種情況下，要精挑細選，選擇圖片效果好，有保存價值的，刪掉重復的、價值不大的相片。還要鑒別電子照片的真實性。原則上只對 “原生態”的照片進行歸檔，拒絕 “整容”的照片。

數碼照片的管理方法，應該是將電子照片，按年度、按機構問題分類或按主題保管，并做好注釋：包括時間、地點、人物、主題。刻錄光盤2份，復制到移動硬盤1份。光盤需選擇質量好的品牌DVD盤，一次性寫入，設置禁止可擦除功能，最后在光盤盒上標明年度，放入防磁柜，確保萬無一失。另外每間隔4年，重新轉存刻錄［3］。另外，我們可選擇本年度有代表性的、分量重的、典型性照片打印出來，可以在不需要計算機媒介的情況下直接查看。

三、照片檔案的利用

高校照片檔案的價值是為學校的各項教學、科研、管理等活動提供服務的，這就決定檔案工作者的最終目的是開發、利用檔案資源。高校照片檔案的收集、保管的目的在于充分利用照片檔案的形象性、直觀性等憑證性特點，多方位、多層次開展服務工作。將實物檔案、照片檔案、文書檔案相結合，充分展示其價值。展現照片檔案在高校各項重大工作中的地位，如：學位申報、科研成果評定、教學評估等各項重大活動，除有文字說明外，還必須配上照片起補充作用，增強可信度，增加說服力量。

傳統照片手工檢索的速度比較慢，且易造成照片的損毀，為此，我們要建立數碼照片信息庫，實行網絡化資源共享，利用者輸入相關照片的名稱、拍攝時間、拍攝者等信息，并填寫相關的申請后，需經照片形成部門同意，方能顯示所需要的照片并可下載到自己的計算機。這有利于資源遠程共享，提高檢索速度，保護好照片檔案。

照片檔案具有直觀性，實體信息強，從照片中可以直接獲得歷史即時場景，這是文書檔案所不能比擬的。文書檔案可配合照片檔案做進一步的解釋、說明，使得照片檔案的內容更加生動、具體、深入。利用照片輔助檔案的編研工作，使編研成果增加其可信度。

［1］車蕾 .試論強化高校照片檔案管理工作的途徑［J］.科技信息，2010 （16）：350.

［2］劉沛林 .衡陽師范學院校史 （1904—2006），2006：1－2.

［3］王京燕 .照片檔案管理探究［J］.北京檔案，2010（2）：30－31.