高校學(xué)生檔案管理問(wèn)題及對(duì)策研究

努吉婭

（長(zhǎng)治學(xué)院 外語(yǔ)系，山西 長(zhǎng)治 046011）

高校學(xué)生檔案管理問(wèn)題及對(duì)策研究

努吉婭

（長(zhǎng)治學(xué)院 外語(yǔ)系，山西 長(zhǎng)治 046011）

高校學(xué)生檔案跟隨大學(xué)生的一生，對(duì)大學(xué)生就業(yè)上崗有著深遠(yuǎn)的意義。但是，由于高校本身或?qū)W生等各方面的原因?qū)е赂咝W(xué)生檔案在管理和內(nèi)容上存在著很多的問(wèn)題。文章根據(jù)高校檔案的一些問(wèn)題提出了相應(yīng)對(duì)策：一、健全學(xué)生檔案管理制度；二、豐富和完善學(xué)生檔案內(nèi)容；三、確保學(xué)生檔案安全。

高校；學(xué)生檔案；問(wèn)題；對(duì)策

高校學(xué)生檔案對(duì)高校本身和學(xué)生來(lái)說(shuō)都很重要，不僅是高校人才培養(yǎng)過(guò)程的真實(shí)記錄，記錄了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、工作及個(gè)人身心健康等信息，而且反映了學(xué)生德智體美等各方面的重要信息，是大學(xué)生就業(yè)、深造、出國(guó)留學(xué)及今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的重要原始材料和依據(jù)，跟隨大學(xué)生的一生。高校學(xué)生檔案同時(shí)還能推動(dòng)高校發(fā)展，促進(jìn)大學(xué)生的就業(yè)，對(duì)大學(xué)生適才上崗有著深遠(yuǎn)的意義。

一、高校學(xué)生檔案工作存在的主要問(wèn)題

（一）對(duì)學(xué)生檔案缺乏重視，管理體制漏洞

近幾年，國(guó)家下發(fā)了不少學(xué)生管理相關(guān)文件，但是針對(duì)學(xué)生檔案的管理卻很少提及。缺少具有規(guī)范性的建檔標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理體制不一。另外，由于學(xué)生檔案只能反映學(xué)生在校期間的一些情況，有很強(qiáng)的階段性和流動(dòng)性，因此，不少高校對(duì)學(xué)生檔案管理的重視不夠，認(rèn)為學(xué)生檔案只不過(guò)是在學(xué)校暫時(shí)存放一段時(shí)間，管理的好壞對(duì)學(xué)校本身也沒(méi)有太大的影響。同時(shí)，高校學(xué)生檔案管理部分歸口不一，教務(wù)處、學(xué)生處、招生就業(yè)處還有基層教學(xué)單位，各院系都存有部分檔案，也很少有溝通。各個(gè)部門的檔案都不齊全，有的重復(fù)采集，影響檔案管理的質(zhì)量和效率。甚至有的學(xué)校還沒(méi)有安排專門的編制人員負(fù)責(zé)管理，很多院校下設(shè)的檔案管理人員大多是兼職人員，由于教學(xué)檔案內(nèi)容雜、涉及范圍廣，所以導(dǎo)致他們工作量大，工作繁忙，同時(shí)又要兼收集、歸檔、立卷工作，更加重了他們的工作量，使他們當(dāng)中部分人不愿意從事，甚至有的管理人員不能用很好的態(tài)度完成這項(xiàng)工作。此外，不少高校臨時(shí)聘用檔案管理人員，頻繁換人，導(dǎo)致管理人員對(duì)業(yè)務(wù)始終不熟練，這給教學(xué)檔案的收集和管理帶來(lái)了不利影響，也勢(shì)必造成學(xué)生檔案管理混亂無(wú)序。

（二）學(xué)生檔案內(nèi)容老套，信息過(guò)于簡(jiǎn)單

由于目前高校師生檔案管理意識(shí)普遍比較薄弱，[1]很多材料還散存各處或者沒(méi)有及時(shí)收集整理，從而導(dǎo)致相關(guān)材料不齊全，不完整。其實(shí)很多活動(dòng)在平時(shí)的教學(xué)過(guò)程中都開展了，其中有些還很不錯(cuò)，只是由于活動(dòng)開展時(shí)沒(méi)有及時(shí)以文字形式記錄下來(lái)，或者缺乏系統(tǒng)整理，最終則無(wú)證可查，影響了材料的真實(shí)性和完整性。而且，目前很多高校關(guān)于學(xué)生的信息記錄仍是采用傳統(tǒng)的模式，歸檔形式涉及的材料一般為以下內(nèi)容：政治表現(xiàn)（一般包括學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況、入團(tuán)入黨相關(guān)政治材料等）；學(xué)習(xí)成績(jī)（包括在校期間各科成績(jī)冊(cè)、畢業(yè)成績(jī)單、）；學(xué)位授予情況（授予學(xué)位證書以及各種獎(jiǎng)勵(lì)證明）；身體健康狀況（新生入學(xué)、畢業(yè)體檢表）；家庭政治及經(jīng)濟(jì)狀況的少量材料等。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，信息化逐步深入的21世紀(jì)，學(xué)生檔案材料中很多內(nèi)容已經(jīng)嚴(yán)重過(guò)時(shí)，根本無(wú)法滿足用人單位的需求。

（三）檔案管理技術(shù)落后，利用率低

近年來(lái)，隨著全國(guó)高校的擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量迅速增加，學(xué)生檔案也隨之增加了幾倍。目前，雖然大部分高校的檔案管理部門都配備了計(jì)算機(jī)，但是真正能實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的卻不多。在信息化時(shí)代，專業(yè)的檔案管理人員應(yīng)該是兼具較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力和專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的復(fù)合型人才，如外語(yǔ)系的檔案管理人員最好包括外語(yǔ)專業(yè)畢業(yè)或外語(yǔ)水平較高的人員。由于目前檔案管理人員的基本素質(zhì)普遍沒(méi)有達(dá)到這個(gè)要求，因此學(xué)生檔案的管理基本上還是運(yùn)用傳統(tǒng)模式，計(jì)算機(jī)也僅僅是作為簡(jiǎn)單的輔助工具，在管理方式上并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)質(zhì)的突破。另外，由于學(xué)生檔案管理技術(shù)的落后，學(xué)生檔案的利用明顯不足。從新生入學(xué)開始，基本檔案就存放在學(xué)校的某個(gè)部門中，很少有老師會(huì)通過(guò)檔案查詢的方法來(lái)了解學(xué)生。在學(xué)生就業(yè)的過(guò)程中，學(xué)生檔案也沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，給用人單位作很好的參考。[1]其原因有多種，比如，學(xué)生檔案內(nèi)容死板，流于表面，學(xué)生檔案查詢不方便等。這些情況，某種程度上影響了大學(xué)生就業(yè)。

二、如何加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理

（一）健全學(xué)生檔案管理制度

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變思想，加大教育力度，通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行有效的宣傳來(lái)提高大家的檔案意識(shí)。高校還應(yīng)努力建立和健全學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，逐步完善學(xué)生檔案在收集、整理、歸檔、查詢等方面的流程管理制度，加強(qiáng)素質(zhì)教育與學(xué)生管理的聯(lián)系。首先，對(duì)學(xué)生進(jìn)行檔案教育，了解檔案的重要性，從而提高他們自身的檔案意識(shí)，使學(xué)生在填寫檔案的時(shí)候能盡量做到準(zhǔn)確完整。同時(shí)，號(hào)召?gòu)V大的教職工強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，促使學(xué)生檔案的管理工作走向規(guī)范化和制度化的軌道，使學(xué)生檔案能真實(shí)全面地反映學(xué)生的綜合素質(zhì)。此外，落實(shí)檔案管理的組織機(jī)構(gòu)和人員配置。不論學(xué)生檔案是放在招生就業(yè)處、學(xué)生工作處還是各院系，一定要按照學(xué)生的數(shù)量，配備相應(yīng)編制的專業(yè)人員負(fù)責(zé)學(xué)生的檔案管理工作，并且在人力、物力、財(cái)力等方面都需加大支持力度。另外，加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，積極引進(jìn)既具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，又有不錯(cuò)的計(jì)算機(jī)和相關(guān)專業(yè)技術(shù)的多面手，這樣才能很好地完成信息化時(shí)代下的學(xué)生檔案管理工作。[2]

（二）豐富和完善學(xué)生檔案內(nèi)容

在高度提倡素質(zhì)教育的信息化時(shí)代下，檔案的主要作用就是能全面反映學(xué)校的素質(zhì)教育，為用人單位提供一個(gè)平臺(tái)來(lái)全面了解畢業(yè)生在校期間的學(xué)習(xí)、工作和生活等各方面的綜合表現(xiàn)，這就要求我們?cè)诠芾砗脤W(xué)生學(xué)籍檔案的同時(shí)，必須得豐富學(xué)生檔案的內(nèi)容，這樣才能真正滿足用人單位的需求。具體來(lái)說(shuō)，一般高校的學(xué)生檔案在以下幾個(gè)方面比較欠缺，應(yīng)該著重增加：1、信用檔案。作為中華民族的傳統(tǒng)美德，誠(chéng)實(shí)守信一直是我們?cè)u(píng)價(jià)一個(gè)人最重要的標(biāo)準(zhǔn)之一，也是人格中最重要的因素，歷來(lái)就備受用人單位的關(guān)注。因此，高校應(yīng)該增加一些關(guān)于學(xué)生誠(chéng)信的資料，這樣用人單位就可以通過(guò)檔案材料對(duì)學(xué)生的品德有所了解。2、學(xué)生能力。大多數(shù)的高校學(xué)生檔案材料中只是包含了學(xué)生在校期間各科成績(jī)和學(xué)位授予情況，對(duì)于學(xué)生在工作及其他技能方面的表現(xiàn)卻少涉及。此外，學(xué)生在社會(huì)實(shí)踐和各項(xiàng)競(jìng)賽中的榮譽(yù)也可以成為優(yōu)秀學(xué)生上崗就業(yè)的法碼。3、建立心理檔案來(lái)反映學(xué)生的心理狀況。現(xiàn)代社會(huì)，在校大學(xué)生面臨著來(lái)自社會(huì)各方面的壓力，近些年在高校也出現(xiàn)了一些因心理問(wèn)題而導(dǎo)致的刑事案件，給社會(huì)造成了不良影響。隨著高校對(duì)心理健康的逐步重視，很多關(guān)于大學(xué)生心理素質(zhì)的材料也應(yīng)該及時(shí)收集，為高校學(xué)生管理提供參考，同時(shí)也為用人單位提供有效的信息。[2]

（三）確保學(xué)生檔案安全

隨著信息化的逐步深入，計(jì)算機(jī)在各個(gè)行業(yè)已被廣泛運(yùn)用，各高校的錄取、畢業(yè)登記等環(huán)節(jié)都已逐步實(shí)現(xiàn)信息化，促進(jìn)了電子化學(xué)生檔案的形成和推廣。[2]因此，要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)管理知識(shí)的培訓(xùn)，幫助管理人員進(jìn)行信息化管理。同時(shí)，檔案管理人員一定要確保學(xué)生檔案在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中的安全。學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞的時(shí)間大多是在每年的六七月份，時(shí)間比較緊促，內(nèi)容較多且極其重要，因此，必須設(shè)置合理的、嚴(yán)格的轉(zhuǎn)遞方式以確保學(xué)生檔案的安全。[3]尤其是畢業(yè)生就業(yè)方案確定后，學(xué)校要仔細(xì)核對(duì)畢業(yè)生的畢業(yè)去向，確保每個(gè)學(xué)生的檔案都能準(zhǔn)確地送到對(duì)應(yīng)的用人單位，或者生源所在地人事或教育部門。

［1］張紹英.新形勢(shì)下加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的思考［J］.才智，2008，（19）：115.

［2］姜海燕.新形勢(shì)下高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策思考［J］.時(shí)代人物，2008，（02）：22-23.

［3］羅春葉.高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策［J］.百色學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，（8）：138-140.

（責(zé)任編輯 單麥琴）

G472.4

A

1673-2014（2012）04-0118-02

2011—05—23

努吉婭（1973— ），女，內(nèi)蒙古庫(kù)倫旗人，助理館員，主要從事檔案管理研究。